איך לקחת פגישה דקות

שמירה על רשומה בכתב של מפגש עבודה או כנס

הדקות הן הערות מפורטות המשמשות רשומה רשמית בכתב של מפגש או כנס. הממונה על האסיפה בדרך כלל מבקש מאחד המשתתפים לטפל במשימה זו. יום אחד, שמישהו יכול להיות אתה! אמנם זה לא עבודה קשה מאוד, זה אחד חשוב. מכיוון שפגישות הפגישה הן תיעוד רשמי של מה שהתרחש, נדרש דיוק. אתה צריך לקחת הערות מפורטות כי אנשים חייבים להיות מסוגלים להתייחס מאוחר יותר אם יש צורך.

הנה כמה עצות שיעזרו לך להתמודד עם המשימה הזאת עם עדינות. גלה מה לעשות לפני, במהלך ולאחר הפגישה.

לפני הפגישה

• בחר את כלי ההקלטה שלך: הדבר הראשון שאתה צריך לעשות הוא להחליט איך תוכל לקחת את ההערות שלך. האם אתה הולך לבית הספר הישן ולהשתמש עט ונייר או שאתה הולך טק ולהשתמש במחשב נייד, Tablet, או smartphone. בדוק עם הבוס שלך כדי לראות אם הוא או היא מעדיפה להשתמש בשיטה מסוימת. זה לא סביר אבל אפשרי.
• ודא כלי הבחירה שלך הוא עובד כדי לקבל גיבוי יש רק במקרה המקורי שלך נכשל. אם אתה מביא מחשב נייד, למשל, יש עט ונייר גם כן. אתה לא רוצה להפסיק את הפגישה בזמן שאתה מחפש משהו לכתוב על אם המחשב שלך קורס.
• קרא את סדר היום לפגישה לפני תחילת הפגישה. זה יאפשר לך לגבש מתאר עבור הדקות שלך. להשאיר קצת מקום מתחת לכל פריט על זה ולכתוב את ההערות שלך שם. פעולה זו תעשה את העבודה שלך קצת יותר קל, כל עוד האדם מפעיל את הפגישה מקלות על סדר היום.

במהלך הפגישה

• לעבור סביב גיליון נוכחות ולוודא את כולם סימנים פנימה תצטרך לכלול רשימה של כל המשתתפים בפגישה הרשמית דקות.
• ודא שאתה יודע מי הוא. בדרך זו תוכל לזהות מי מדבר ולרשום נכון את המידע.
• שים לב למועד הפגישה.

• אל תנסה לרשום כל תגובה. זה בסדר לכלול רק את הרעיונות העיקריים. היזהר מאוד לא להשאיר את הפריטים שאתה לא מסכים. ההטיות שלך לא אמורות להשפיע עליך. זכור זה חשבון רשמי ולא את דעתך על מה שקרה!
• רשמו את כל התנועות, מי עשה אותן, ואת תוצאות הקולות, אם בכלל; אתה לא צריך לכתוב מי שניסה תנועה. כמובן, את הכללים של הארגון שלך עשוי להיות שונה כל כך לאמת אותם קודם.
• אם הצבעות על כל הצעה או דיונים נדחות עד לפגישה הבאה, רשום לעצמך.
• רשום את שעת הסיום של הפגישה.

אחרי הפגישה

• הקלד את הדקות בהקדם האפשרי לאחר הפגישה, בעוד הכל עדיין טרי בראש שלך. אם אתה מוצא שגיאה בהערות שלך או אם יש לך שאלה, אתה יכול לקבל את זה מהר על ידי דיבור עם משתתפים אחרים.
• על העותק הסופי של הפרוטוקולים, כלול את שם הארגון, שם הועדה, סוג הפגישה (יומי, שבועי, חודשי, שנתי או מיוחד), ומטרתה.
• תן את הזמנים זה התחיל וסיים.
• לספק את רשימת המשתתפים ואת פתק על מי ניהל את הפגישה. ניתן גם לציין כאן שלקחתם את הדקות. כלול את שמך ברשימת המשתתפים, בסוגריים אחרי שמך, אומר שלקחת את הדקות. לחלופין, בסוף המסמך ניתן לחתום על ידי כתיבת "הוגשה בהתאמה על ידי", ואחריו את שמך.

• הגה את הדקות לפני שתגיש אותן. שאל מישהו אחר שהשתתף לחפש אותם גם כן. הוא או היא יוכלו להודיע ​​לך אם בטעות השארת משהו בחוץ.
• שלח אותם לאדם שניהל את הפגישה, אלא אם כן הורה אחרת.