ההכנה שלך קובעת אם תוכל להשיג את התוצאות הרצויות
בד בבד עם פרוטוקולי הפגישה , התיעוד שהמשתתפים מקבלים לאחר פגישה, סדר היום הוא תכנית המפגש והמעקב המדווח לפגישה הקודמת.
כאשר אתה מפתח סדר יום לפגישה שאינה מתוזמנת באופן קבוע, השלבים הבאים יסייעו לך. מאוחר יותר במאמר זה, תראה תבנית סדר היום לפגישה מתוזמנת באופן קבוע. שני סוגי הפגישות חולקים פריטים דומים, אך לא בדיוק אותו דבר.
פיתוח סדר יום של פגישה
ראשית, לזהות אם עובדים אחרים נדרשים כדי לעזור לך לתכנן את הפגישה. לאחר מכן, להחליט מה אתה מקווה להשיג על ידי קיום המפגש. קבע יעדים לביצוע עבור הפגישה שלך . המטרות שתגדיר יקימו את המסגרת לתוכנית פגישה אפקטיבית . ודא כי לא תכננת יותר מאשר סביר סביר בתוך מסגרת הזמן של הפגישה שלך.
כפי שסטיבן Covey אמר את "שבעת ההרגלים של אנשים יעילים מאוד", "להתחיל עם הסוף בראש." מטרת הפגישה שלך תקבע את הפגישה להתמקד, את סדר היום הפגישה, ואת המשתתפים בפגישה.
בניית אג'נדה היא תוכנית לפגישה.
אתה מתחיל עם המטרה העיקרית או המטרה שאתה מנסה להשיג על ידי החזקת הפגישה. לאחר שהחלטת על המטרה שלך, אתה צריך לקבוע אם אתה צריך את עזרתם של עובדים נוספים לתכנן את סדר היום שלך. אם כן, להזמין אותם להצטרף אליך בהפיכת סדר היום הפגישה שלך בדרך כלל בדוא"ל או בטקסט כדי לא ליצור את הצורך בפגישה נוספת.
החלטות לעשות כמו שאתה לפתח את סדר היום הפגישה שלך
לאחר קביעת המטרה הכוללת שלך, אתה, או הצוות שלך, צריך לקבל את ההחלטות הבאות. בנוסף למטרה או למטרה של הפגישה, כל אחד מהפריטים מופיע על סדר היום של הפגישה.
- המשתתפים הדרושים לפגישה בפועל,
- הפריטים שצריכים דיון או פעולה שיובילו להשגת המטרה או המטרה,
- כמות הזמן שאתה מצפה לקבוצה תצטרך לדיון של כל פריט,
- תאריך ושעה לפגישה,
- מיקום מתאים, אשר יחזיק את כל המשתתפים בנוחות, עבור הפגישה,
- טרום עבודה לפגישה. זה יכלול כל קריאה, תיעוד , נתונים, דקות פגישה מפגישה קודמת, או כל הכנה אחרת שיהפכו את הפגישה בפועל מוצלחת. הכנה זו יש לצרף את הודעת הפגישה ואת סדר היום כאשר אתה מפיץ אותם למשתתפים מוזמנים.
בנוסף לפריטי ההחלטה הנ"ל, יש לכלול את הפריטים הבאים:
- סקור את מטרת הפגישה, את סדר היום שלה ואת התוצאות הצפויות ואת המוצר.
- עיין בפרוטוקולים של הפגישה הקודמת.
- סקור את התקדמות המשתתפים בהתחייבויות ובפריטי פעולה שנעשו באסיפה הקודמת.
- הערה או מנהיג צריך לבחון את ההתחייבויות שנעשו על ידי המשתתפים במהלך הפגישה הנוכחית כסדר היום הסופי.
להחליט מי צריך להשתתף כדי להשיג את סדר היום הפגישה שלך
לאחר שהחלטת כי פגישה נחוצה כדי להשיג את המטרה שלך, אתה צריך לפתח את רשימת המשתתפים.
לא כל עובד יכול או צריך להשתתף בכל פגישה, אבל מזמין את המשתתפים הנכון ישפר את הסבירות שלך להצלחה.
כיצד לזהות את המשתתפים צריכים לבצע את סדר היום הפגישה שלך
לקבוע את המשתתפים שלך או פעם אחת או סדרה קצרה של פגישות או לפגישה מתוזמנת או מתמשכת באופן קבוע על ידי לשאול את עצמך שאלות כגון הבאות.
- מי חייב להיות הבעלים של הפתרון שהקבוצה מפתחת?
- מי הבעלים של התהליך שבו הקבוצה דנה?
- מי צריך לדעת את המידע שאתה מפיץ?
- מי יכול לספק נתונים ועובדות כדי להנחות את קבלת ההחלטות?
- למי יש ניסיון או מומחיות לחלוק עם הקבוצה?
- מי צריך לתמוך ביישום של כל פתרונות או משימות?
- מי צריך לתת אישור או משאבים כדי להשיג את תוצאות הפגישה?
- מי יכול להתנגד ליישום של כל פתרון או כיוון?
האם אתה צריך אג'נדה פגישה לפגישות מתוזמנות באופן קבוע?
לא כל מפגש צריך אג'נדה שפותחה אישית. רוב העובדים יש פגישות קבועות עבור המחלקות שלהם או קבוצות עבודה. יש לך גם צוותים ופרויקטים שבהם אתה משתתף.
פרויקט מתמשך עשוי שלא לדרוש אג'נדה חדשה עבור כל פגישה, אבל הצוות שלך ישרת היטב על ידי אימוץ גישה סטנדרטית לפגישה שלך.
פגישת העובדים המתוזמנת בקביעות מחולקת לשלושה מקטעים שלכל אחד מהם יש פריטי אג'נדה סטנדרטיים: פריטי מידע, פריטי פעולה ותכנון עתידי.
רכיבי סדר יום לפגישות המתוזמנות באופן סדיר
פריטים אינפורמטיביים
לכתוב את כל הפריטים סדר היום כי הם אינפורמטיבי עבור כל פגישה. לדוגמה, המנהל מעדכן את הקבוצה על תוצאות ישיבת ההנהלה הבכירה.
פריטי פעולה
מקם על סדר היום כל הפריטים שאתה מצפה הקבוצה רוצה לסקור בכל פגישה מתוזמנת באופן קבוע. לדוגמה, ביצועים לתקציב עבור תקופת הזמן ואת זיהוי החיסכון בעלויות ושיפורים מתמשכים הקבוצה מתכננת להשיג.
תכנון קדימה
מניחים על סדר היום את כל הפריטים שהקבוצה רוצה לתכנן או להתכונן מראש. לדוגמה, המטרות לטווח קצר עבור החודש הבא או את הצורך בסיוע עמיתים במשימות הקרובות.
אם תפעל בהתאם להנחיות אלו בעת פיתוח סדר היום של הפגישה שלך, תוכל לשפר את ההסתברות שהפגישה שלך תניב תוצאות.
דוגמת פגישה לדוגמה לפגישה מתוזמנת באופן קבוע
השתמש באג'נדה לדוגמה זו לפגישה מתוזמנת באופן קבוע כדי להבטיח שהפגישה שלך תייצר את התוצאות שאתה מחפש.
- חימום ובירכות. שקול שובר קרח קצר תלוי בתדירות שבה הקבוצה נפגשת.
- סקור את מטרת הפגישה, את סדר היום שלה ואת התוצאות הצפויות ואת המוצר.
- עיין בפרוטוקולים של הפגישה הקודמת.
- לספק מידע מתאים מחלקתי החברה כי הצוות צריך.
- סקור התקדמות על פריטי פעולה, תוכניות פעולה והתחייבויות. סקור את התקדמות הקבוצה ביעדים.
- לדון ולקבל החלטות על הפריטים בסדר היום של המפגש הזה.
- זהה את השלבים הבאים.
- זהה את המטרה, התוצאה והסדר היום לפגישה הבאה.
- בתום הפגישה, על הפנקס לסקור את ההתחייבויות של אנשים במהלך הפגישה.
- לזהות כל סיוע הנדרש מאנשים שאינם בקבוצה ולהקצות משתתפים ליצור קשר.
- לקבוע מי מחוץ למשתתפי הפגישה צריך לדעת מה ולהחליט איך תוכל להשיג את התקשורת.
- שלח דקות בתוך 24 שעות של הפגישה או מיד אם פתק לוקח את ההערות אלקטרונית (הנורמה).
עוד בנושא החזקת פגישות אפקטיביות