כיצד לכתוב RFP

יצירת RFP זה יקבל תוצאות

בקשה להצעה

, המכונה לעתים RFP או RFQ עבור "בקשה להצעת מחיר", הוא מסמך חברה בעיות כאשר היא רוצה לקנות מוצר והיא רוצה להפוך את המפרטים שלה לרשות הציבור. זה בדרך כלל המקרה כאשר כמה חברות יהיה ההצעה על העבודה או העבודה וזה מזמין מחירים תחרותיים יותר. אבל המאמץ שלך עשוי לייצר הצעות כי הם בזבוז זמן שלך, או גרוע מזה, אין הצעות בכלל, אם אתה לא מכין את RFP כראוי.

הנה איך ללכת על זה להצלחה הטובה ביותר.

קושי: ממוצע

הזמן הנדרש: לעתים קרובות לוקח מספר ימים

הנה איך:

1. לעשות את שיעורי הבית שלך: להבין מה אתה צריך, מה שאתה רוצה, ומה אפשרי לפני שתתחיל לכתוב RFP שלך. אל תנפיק RFP למכונה שיכולה לייצר 1,500 ווידג'טים לשעה אם לא מכרת יותר מ -25 בחודש. אין טעם להנפיק RFP עבור מכונית מעופפת כאשר שליח יכול לעבור את התנועה בדיוק באותה מהירות על אופניים.
2. הבחנה בין הצרכים והרצונות שלך: אם אתה רוצה לרכוש יישום שיכול להעביר תמונות בין המטה לבין הטנדרים שלך באתר העבודה, אתה יכול לציין את מספר התמונות שאתה צריך לשנייה, את הגודל המרבי של התמונות שאתה צריך, ו את ההחלטה הנדרשת. בטח, זה יכול להיות נחמד לקבל את התמונות האלה בצבע, אבל זה באמת הכרחי? אם אתה באמת דורש ספציפי מסוים, להשתמש במילים כמו "יהיה", "יהיה", "חייב". זה מציין כי אלה הן הדרישות. מפרטים שהם רק "רוצה" צריכים להיות מזוהים על ידי מילים כמו "עשוי", "יכול", "אופציונלי".

1. להחליט מה יהיה המנצח ייראה : ההצעות שתקבל בתגובה RFP שלך יהיה שונה. כל חברה מגיבה תהיה עוצמות וחולשות שונות. חלק יתמקד בעלות הנמוכה ביותר. אחרים יהיו הילוך על האיכות הטובה ביותר . ובכל זאת, אחרים יציעו להגדיר תכונה מלאה. להחליט מראש מה שאתה מחפש - את העלות הנמוכה ביותר, את המשלוח המהיר ביותר או שילוב כלשהו של השניים.

1. ארגן את המסמך : כל דבר שאתה כותב עבור העסק צריך להיות נתון הרבה מחשבה צריך להיות מאורגן. מתאר הוא מקום טוב להתחיל בו. לכל הפחות, אתה צריך קטעים עבור מבוא, דרישות, קריטריונים לבחירה, ציר הזמן ואת התהליך. לרבים מהקטעים האלה יהיו קטעים.
2. כתוב את ההקדמה : זה המקום שבו תוכל להסביר למציעים פוטנציאליים למה אתה מפרסם את RFP ומה אתה מקווה להשיג על ידי כך. ההקדמה עשויה לכלול גם סיכום של נקודות המפתח מהקטעים האחרים, כולל תאריך הפירעון. הכנסת RFP למערכת שידור תמונות עשויה לקרוא משהו כזה: "חברת XYZ מבקשת הצעות עבור מערכת אמינה וקלה לשימוש, המסוגלת להעביר תמונות מהמשרד הראשי לטנדר בכל מקום במטרופולין. חייב להתקבל עד יום שני, 5 מרס 2007, בשעה 8:00 PST. "
3. הסבר את הדרישות : חלק זה הוא אחד החשובים ביותר והוא בדרך כלל לוקח את הזמן הרב ביותר. יהיה עליך לציין את גודל ובהירות של התמונות להיות מועבר ואת המהירות הנדרשת. להיות ספציפי, אבל לא לספר למציעים איך אתה רוצה את העבודה להיות מושלם אלא אם כן זה חיוני. ייתכן שתרצה לשבור את החלק הזה לתוך סעיפים על ידי המערכת. לדוגמה: a) גודל תמונה ואיכות b) שידור (שיכול לכלול הן את המהירות הרצויה והן את כל הדרישות שמבטיחות את השידור) ו- c) האפשרויות הרצויות (כאשר ניתן לרשום את הצבע כאפשרות רצויה).

1. קריטריוני בחירה : כאן תודיע למציעים כיצד תבחר את הצעת המחיר הזוכה. אתה יכול לגלות כמה או מעט כמו שאתה אוהב. זה רעיון טוב לכלול משפט כמו, "הזוכה במכרז, אם בכלל, ייבחר אך ורק על ידי פסק הדין של XYZ החברה." חלק מהמלצות הממשלתיות של הממשלה הן ספציפיות מאוד לגבי קריטריוני הבחירה, אך רוב ההמלצות העסקיות הן פחות מדויקות. ייתכן שתרצה ליצור גיליון אלקטרוני שמספק לכל הצעה טווח מסוים של נקודות בכל קטגוריה, ולאחר מכן בחר בצוות לבחור את הצעת המחיר "הטובה ביותר" מאלה עם שלושת הציונים המובילים.
2. צירי זמן : סעיף זה אומר לחברות שרוצות להציע על ההצעה שלך כמה מהר הם חייבים לפעול וכמה זמן התהליך צפוי לקחת. להיות סבירים כאשר אתה מגדיר את תאריכי היעד שלך. אל תבקשו הצעות עבור מערכות מורכבות ואז לתת את המתמודדים רק כמה ימים להגיב. תן זמן רב יותר כדי להכין הצעה אם RFP שלך הוא גדול, אם הרכישה המבוקשת שלך הוא מסובך, או אם אתה צריך תגובה מפורטת יותר. זה גם המקום שבו תוכל לספר למציעים כמה זמן ייקח תהליך ההערכה, כאשר הם יקבלו הודעה אם הם יצליחו, ועד מתי הם יצטרכו לספק.

1. תהליך: השתמש בסעיף זה כדי להסביר כיצד התהליך יעבוד, החל משליחת ה- RFP ועד הענקת החוזה והתחלת העבודה. סעיף זה עשוי לומר, "ההצעות הן בתאריך שצוין בשלב 8 לעיל. כל ההצעות ייבדקו כדי לוודא שהן עומדות בכל הדרישות והן מגיבות. כל ההצעות המגיבות יקבלו בקטגוריות X (תוכל לציין את הקטגוריות אם אתה רוצה) ואת שלוש ההצעות הראשונות יוערך על ידי צוות ההצעה לבחור את הזוכה במכרז חלופי.המשא ומתן עם המציע הזוכה צפויים להביא את חוזה בתוך שבועיים. "
2. להחליט כיצד לשלוח את RFP : רוב RFP נשלחים החוצה, אבל הם לא צריכים להיות. אתה יכול לשלוח RFP בדוא"ל, או שאתה יכול לפרסם אותו באתר האינטרנט של החברה שלך. רק הקפד לציין את השם או המספר שבהם המשתמשים צריכים להשתמש כדי לזהות את RFP שהם מגיבים אליו.
3. להחליט מי יקבל את RFP: ייתכן שכבר זיהו את הספקים מהם אתה רוצה לרכוש. לחברה שלך עשויה להיות אפילו רשימה של ספקים מקובלים. אם לא, אתה יכול למצוא ספקים אפשריים דרך הרשת המקצועית שלך, על ידי חיפוש באינטרנט, או על ידי המבקש ספקים אמינים של חומרים אחרים עבור ההמלצות שלהם. אין להגביל את רשימת מי מקבל את RFP רק לחברות "גדולות" או "הוקמה" ספקים. אתה עשוי למצוא רעיונות טובים יותר ואפילו תמחור טוב יותר של ספקים קטנים אשר לעתים קרובות יותר מעוניין לזכות בעסק שלך.
4. שלח את RFP.