תוכנית הפרויקט היא שיאו של תכנון קפדני על ידי מנהל הפרויקט . זהו מסמך המאסטר המנחה כיצד יפעל הפרויקט . על פי מכון ניהול הפרויקטים , זהו "מסמך רשמי ומאושר המשמש להנחיית ביצוע הפרויקט ושליטה בפרויקט". זוהי תוכנית התוכניות, משום שתועדה בה היא כוונות מנהל הפרויקט לגבי כל אחד מהיבטים העיקריים של הפרויקט .
המפורטים להלן הם גורמים קריטיים למצוא תוכניות הפרויקט רבים. ארגונים יש תהליכים שלהם ופרוטוקולים עבור מה צריך להיות בתוכנית הפרויקט באופן כללי יותר איך פרויקטים לרוץ, אז לא כל תוכניות ניהול הפרויקט יהיו אלה אלמנטים. עם זאת, מנהלי הפרויקט צריך לשקול את כולם בשלב התכנון, כדי למנוע בלבול ואילץ מאולצת במהלך שלב ביצוע הפרויקט.
01 מטרות הפרויקט
02 היקף הפרויקט
כמו מטרות הפרויקט, היקף מוגדר בתקנון; עם זאת, מנהל הפרויקט צריך לחדד עוד יותר את היקף תוכנית הפרויקט. אחת הדרכים הטובות ביותר להגדיר מהו היקף לפרויקט היא להגדיר מה הוא מחוץ לתחום. לדוגמה, פרויקט למיכון תהליך ידני יידרש להגדרת היקף כאשר התהליך מתחיל ומסתיים באופן בלתי הולם במשימות שאינן מחוץ לתחום הפרויקט. מידע זה מסייע למנהל הפרויקט להגדיר את מה שנמצא בהיקפו.
03 אבני דרך ותוצרים עיקריים
ההישגים המרכזיים לפרויקט נקראים אבני דרך. מוצרי מפתח העבודה נקראים התוצרים העיקריים. הם מייצגים את המרכיבים הגדולים של העבודה על הפרויקט. תוכנית הפרויקט צריך לזהות את הפריטים האלה, להגדיר אותם לקבוע מועדים להשלמתם.
תגיד ארגון מתחייב פרויקט לפתח תוכנה חדשה. פרויקט כזה יש גם אבני דרך ותוצרים. התוצרים העיקריים יכולים להיות הרשימה הסופית של הדרישות העסקיות ואת רשימת הדרישות הפונקציונליות המיישמות את הדרישות העסקיות. בעקבות אלה, הפרויקט יכול להיות אבני דרך של סוף עיצוב עסקי, סוף בדיקות מערכת, סוף בדיקות קבלה המשתמש ואת תאריך ההשקה התוכנה. לאבני הדרך הללו יש מוצרי עבודה הקשורים אליהם, אבל הם יותר על תהליכים מאשר את המוצרים עצמם.
Milestone ומועדי אספקה העיקריים אינם חייבים להיות תאריכים מדויקים, אך ככל שתאריכים מדויקים יותר, כך ייטב. משהו עם המועד האחרון של אוקטובר ניתן להשיג בכל יום באוקטובר מ 1 עד 31, אבל המועד האחרון של אוקטובר 15 חייב להיות נפגשו על או לפני אוקטובר 15. תאריכים מדויקים לסייע למנהל הפרויקט לבצע מבנה מדויק עבודה פירוט.
מבנה התפלגות העבודה
מבנה פיצול עבודה, או WBS, מפרק את אבני הדרך ואת התוצרים העיקריים בפרויקט לחלקים קטנים יותר, כך שאדם אחד יכול להיות מוקצה לאחריות על כל נתח. בפיתוח מבנה התפלגות העבודה, מנהל הפרויקט בוחן גורמים רבים כגון נקודות החוזק והחולשות של חברי צוות הפרויקט, תלות הדדית בין המשימות, המשאבים הזמינים ומועד הפרויקט הכולל.
מנהל הפרויקט אחראי בסופו של דבר להצלחת הפרויקט, אבל הוא או היא לא יכולים לעשות את העבודה לבד. WBS הוא כלי מנהל הפרויקט משתמש כדי להבטיח דין וחשבון על הפרויקט, כי זה אומר חסות הפרויקט, חברי צוות הפרויקט ובעלי עניין אשר אחראים על מה. אם מנהל הפרויקט מודאג לגבי משימה, מנהל הפרויקט יודע בדיוק מי להיפגש עם דאגה זו.
תקציב
תקציב הפרויקט מראה כמה כסף מוקצה לביצוע הפרויקט. מנהל הפרויקט אחראי לפיזור המשאבים הללו באופן הולם. בפרויקט שיש לו ספקים, מנהל הפרויקט מבטיח שתוצרים יבוצעו בהתאם לתנאי החוזה, תוך שימת לב מיוחדת לאיכות. כמה תקציבי הפרויקט מקשרים לתוכנית משאבי אנוש.
תכנית משאבי אנוש
תוכנית משאבי אנוש מראה כיצד הפרויקט יהיה מאויש. זה נקרא לפעמים את תוכנית האיוש. תוכנית זו מגדירה מי יהיה על צוות הפרויקט וכמה זמן של מחויבות כל אדם צפוי לעשות. בפיתוח תוכנית זו, מנהל הפרויקט מנהל משא ומתן עם חברי הצוות ומפקחים על כמה זמן כל חבר צוות יכול להקדיש לפרויקט. אם הצוות צריך להתייעץ על הפרויקט אבל הם לא חלק מצוות הפרויקט, כי הוא מתועד גם את תוכנית האיוש. שוב, התייעצו עם המפקחים המתאימים.
תוכנית ניהול סיכונים
דברים רבים יכולים להשתבש על הפרויקט. בעוד כל אסון אפשרי או שיהוק קל הוא בלתי צפוי, רבים ניתן לחזות. בתכנית ניהול הסיכונים, מנהל הפרויקט מזהה סיכונים לפרויקט, הסיכוי שהסיכונים יתרחשו ואסטרטגיות להקטנת הסיכונים. מנהל הפרויקט מבקש קלט מהפרויקט חסות , צוות הפרויקט, בעלי העניין ומומחים פנימיים.
אסטרטגיות להקטנה מוקמות עבור סיכונים העלולים להתרחש או עלויות גבוהות הקשורות בהם. סיכונים אשר צפויים להתרחש אלה שיש להם עלויות נמוכות מצוינים בתוכנית; עם זאת, הם עשויים לא להיות אסטרטגיות הפחתת.
08 תוכנית תקשורת
תוכנית תקשורת מתאר כיצד הפרויקט יועבר לקהלים שונים. בדומה למבנה פירוק העבודה, תוכנית תקשורת מקצה את האחריות להשלמת כל רכיב לחבר צוות הפרויקט.
לכל הודעה יש קהל יעד. מנהלי הפרויקטים מבטיחים שכל הודעה מותאמת לקהל הספציפי שלה. תוכנית תקשורת מסייעת למנהלי הפרויקט להבטיח את המידע הנכון מקבל את האנשים הנכונים בזמן הנכון.
09 תוכנית ניהול בעלי העניין
תוכנית ניהול בעלי עניין מזהה כיצד בעלי העניין ישמשו בפרויקט. לפעמים בעלי העניין רק צריכים לקבל מידע. זה יכול להיות מטופל בתוכנית התקשורת. אם יש צורך יותר מבעלי העניין, תוכנית ניהול בעלי העניין מתאר כיצד זה יושג.
10 שינוי תוכנית ניהול
תוכנית ניהול השינוי קובעת מסגרת לביצוע שינויים בפרויקט. מנהלי פרויקטים נוטים לרצות להימנע משינויים בפרויקט; עם זאת, שינויים הם לעתים בלתי נמנעת. תוכנית ניהול השינוי מספקת פרוטוקולים ותהליכים לביצוע שינויים. זה קריטי עבור אחריות ושקיפות כי הפרויקט נותני חסות, מנהלי פרויקטים, וחברי צוות הפרויקט בצע את תוכנית ניהול השינוי.