לתכנן, להחזיק אנשים אחראים, לתקשר ולתקשר קצת יותר
זאת הגדרה אקדמית נחמדה, אבל מה עושים מנהלי הפרויקטים?
במילים פשוטות, הם מנהלים פרויקטים. אולי זה פשוט מדי, אבל זה מה שהם עושים. בתוך גבולות אתיים, הם עושים את כל הדרוש כדי להשיג את מטרות הפרויקט.
PMI מגדיר פרויקט כ "פעילות קבוצתית זמנית המיועדת לייצר מוצר, שירות או תוצאה ייחודיים." המילה הייחודית היא עבודת המפתח בהגדרה זו. משימות יומיומיות אינן כוללות פרויקטים. פעילויות המרכיבות את הפרויקט לא יתקיימו עוד עם סיום הפרויקט.
מנהלי פרויקטים מארגנים משאבים - כגון זמן, כסף ואנשים - כדי להצליח בפרויקטים. לאחר ביצוע הפרויקט, מנהלי הפרויקטים יעברו לפרויקט אחר.
מה מנהלי הפרויקט לעשות
אם התפקיד של מנהל הפרויקט הוא לארגן משאבים כדי להפוך פרויקטים מוצלחים, איך זה קורה?
מנהלי פרויקטים מתכננים פרויקטים. הם יושבים עם נותני חסות הפרויקט כדי לקבוע את מטרות הפרויקט. הם לוקחים את המטרות האלה ואת בשר אותם על אמנת הפרויקט .
אמנת הפרוייקט היא המסמך המסדיר את תחילתו של פרויקט. אמנת הפרוייקט מתארת ציפיות גבוהות של הפרויקט כמו אבני דרך, תקציב ואספקות. המרכיבים המדויקים של הפרויקט Charters להשתנות לפי הארגון.
מנהל הפרויקט ונותן החסות לדון מי הם רוצים על צוות הפרויקט.
מנהל הפרויקט ונותן חסות על האופן שבו הם יקבלו את האנשים האלה על הפרויקט. על נותן החסות של הפרויקט להיות בעל העמדה הארגונית והתמודדות עם מנהלים ברמה גבוהה כדי לקבל משאבי כוח אדם לפרויקט.
אנשי צוות אלה לא ידווחו למנהל הפרוייקט באופן פורמלי, אך הם יהיו אחראים למנהל הפרויקט על השלמת משימות הפרויקט שהוקצו. זה אולי הדבר הכי קשה בניהול פרויקטים: למנהל הפרויקט אין סמכות ניהולית מלאה על חברי צוות הפרויקט. אנשים אלה יש משימות אחרות וסדרי עדיפויות מחוץ לפרויקט. אם יתעוררו בעיות אישיות, מנהלי הפרויקטים ינסו לטפל בהם עם חבר צוות הפרויקט, אבל אם הבעיות הללו יימשכו, מנהל הפרויקט יצטרך לגשת למנהל של חבר הצוות כדי להגיע לפתרון.
ברגע שמנהל הפרויקט מכיר את המשאבים שלו לפרויקט, מנהל הפרויקט מפתח תוכנית לפרויקט ומבנה פירוק עבודה , או WBS. WBS מחלק את אבני הדרך של הפרויקט לגושים לניהול שניתן להקצות לאדם אחד. משימה לא צריכה להיעשות רק על ידי אדם אחד, אבל אדם אחד חייב להיות אחראי למשימה.
כמנהל פרויקט מפתח את ה- WBS, הוא בוחן אילו משימות תלויות זו בזו. הוא ממלא את המשימות באופן הולם. הוא גם רואה את נקודות החוזק, החולשות והתחייבויות אחרות של חברי צוות הפרויקט.
רוב העבודה של מנהל הפרויקט היא תקשורת. בשלב התכנון, מנהל הפרויקט ונותן החסות נמצאים בקשר מתמיד. בפגישת הפתיחה, מנהל הפרויקט קובע את הטון לפרויקט כולו. לאחר שהפרויקט התחיל, מנהל הפרויקט מתקשר עם חברי צוות הפרויקט, נותני החסות של הפרויקט ובעלי העניין . בעלי העניין יכולים להיות בתוך הארגון ומחוצה לו. מנהל הפרויקט מקיים מפגשים קבועים עם צוות הפרוייקט ומפגש עם חברי צוות בודדים לפי הצורך. מנהל הפרויקט גם נפגש עם חסות הפרויקט באופן קבוע על מנת להבטיח את הפרויקט הולך כמו הפרויקט נותן חסות.
כאשר הפרויקט מתקרבת לסיומה, מנהל הפרויקט חייב לתקשר כדי לוודא שהכל מגיע יחד. לאחר סגירתו, מנהל הפרוייקט מתעד ומקשר לקחים מהפרויקט.
ארגונים ממשלתיים נוטים לשים מנהלי פרויקטים להשתמש במאמצים גדולים עם רכיבי טכנולוגיית מידע כמו שדרוגים תוכנה גדולה ורענון החומרה. לפרויקטים קטנים יותר של טכנולוגיית מידע יש סיכוי גבוה יותר שיהיו להם מבנים רשמיים לניהול פרויקטים מאשר פרויקטים קטנים יותר ללא השלכות טכנולוגיות. מנהלי פרויקטים לפרויקטים קטנים יותר, שאינם טכניים, עשויים להיות עובדים שאין להם הכשרה בתחום ניהול הפרויקטים ומי צפויים להתבלבל דרך העבודה.
אנשים רבים נופלים לתוך ניהול הפרויקט מלהיות נאלץ להתכרבל. הם באים מכל מיני רקע. בין אם הם שוטרים , מנהלי חוזה, מומחים לתכנית הלימודים , קציני מידע ציבוריים או משהו אחר, הם מתחילים בתור מומחים לנושאי משנה שיש להם מיומנויות ארגוניות ובסופו של דבר מנהלי פרויקטים. ברגע שהם מרוויחים קצת ניסיון והדרכה, הם מוצאים שהם נהנים ניהול פרויקטים. הם מחפשים הזדמנויות רבות יותר לניהול פרויקטים, הכשרה כדי לשפר את הכישורים שלהם ואולי הסמכות לתת לעצמם יותר אמינות והזדמנויות עבודה.
מאפייני מנהלי פרויקטים
ישנם מספר מאפיינים משותפים בקרב מנהלי פרויקטים מוצלחים. עם תכונות אלה, מנהלי הפרויקטים נמצאים גם בדרכם להגשמת מטרות הפרויקטים שלהם.
מנהלי הפרויקטים חייבים להיות אמינים. על מנת בעלי עניין וחברי צוות הפרויקט לבטוח בפרויקט ילך טוב, הם חייבים לסמוך על מנהל הפרויקט. בין אם הדברים הולכים טוב או לא כל כך טוב, מנהל הפרויקט חייב להיות פתוח וישר על מה שקורה עם הפרויקט. גילוי זה מגביר את אמינותו של מנהל הפרויקט. אנשים יודעים שהם יקבלו מידע אמין לא משנה מה קורה בפרויקט.
מנהלי פרויקטים נוטים להיות מוחצנים. Extroversion היא איכות טובה עבור מנהלי פרויקטים שיש להם כי הם כל הזמן תקשורת. בין אם מתקשרים עם נותני החסות של הפרויקט, בעלי העניין או חברי הצוות, מנהלי הפרויקטים חייבים לנצל את רוב ההזדמנויות להפיץ ולאסוף מידע. מנהלי פרויקטים מובנים יכולים להצליח; עם זאת, הם חייבים לכפות את עצמם מחוץ לאזור הנוחות שלהם.
תכנון קריטי להצלחה בניהול פרויקטים. מנהלי פרויקטים חייבים להיות מתכננים לא רק כדי להקים תוכנית טובה אלא לעקוב אחר תוכנית ולדעת מתי התוכנית צריכה להשתנות. מנהלי פרויקטים דבקים בתוכנית עד שהיא כבר לא עונה על צרכי הפרויקט. לאחר מכן, הם עושים התאמות על לטוס כדי להבטיח את מטרות הפרויקט יתקיים. הם מעבירים את השינויים לקהלים הדרושים.
מנהלי הפרויקטים אינם תמיד מומחים בענייני הנושא של הפרויקטים שלהם. על פרויקטים גדולים יותר, אין כמעט שום דרך מנהל הפרויקט יכול להיות מומחה על כל ההיבטים של הפרויקט. זו הסיבה צוותי כל כך חשוב. כדי להתמודד עם חוסר של מנהל הפרויקט המומחיות בנושא, מנהלי הפרויקט חייב להיות מוכווני נתונים. הם חייבים ללחוץ על חברי הצוות שלהם כדי לתת להם נתונים לאימות להוכיח פרויקטים מתקדמים כמו שצריך. כאשר החלטות קריטיות לגבי זמן, איכות והיקף מתעוררים, מנהלי הפרויקטים זקוקים לנתונים כדי לקבוע מה צריך לעשות.
בגלל מנהלי הפרויקט צריך נתונים, הם צריכים להיות אנליטיים. הם חייבים להיות מסוגלים לחתוך הטיה ורגש כדי למצוא מידע רלוונטי ולהחיל אותו על תהליך קבלת ההחלטות.
הסמכות מנהלי פרויקטים יכול להרוויח
כמו ניהול הפרויקט יש לפרוח לתוך משמעת משלו משלו, את הערך של אישורים גדל. למעשה, פרסומי עבודה רבים הן במגזר הציבורי והן במגזר הפרטי מעידים על כך שהמעסיקים דורשים או מעדיפים עובדים חדשים כדי לקבל אישורים. אנשים עם היסטוריה ארוכה של עבודה בניהול פרויקטים אולי לא צריך אישורים, אבל אלה חדשים לקו עבודה זה חייב לרדוף אותם. ככל שיותר אנשים נכנסים לתחום ניהול הפרויקטים, כך יותר אנשים יצטרכו להבחין בינם לבין עצמם.
בארה"ב, הסמכה השכיחה ביותר עבור מנהלי פרויקטים היא ניהול פרויקטים מקצועי, או PMP ®, המוצעים על ידי PMI. כדי לקבל אישורי PMP®, מנהל פרויקט עומד בדרישות חינוכיות, ניסיון והדרכה. דרישות אלה ניתן לענות באחת משתי דרכים. ראשית, מנהל הפרויקט חייב להיות בעל תואר תיכון, חמש שנות ניסיון עם 7,500 שעות של ניהול פרויקטים ו 35 שעות של הכשרה רלוונטית. שנית, מנהל הפרויקט חייב להיות בעל תואר ראשון, שלוש שנות ניסיון עם 4,500 שעות ניהול פרויקטים ו 35 שעות של הכשרה רלוונטית.
לאחר עמידה בדרישות אלה, על מנהל הפרויקט לפנות למדד מנהלי הרכש ולבצע בחינות. הבחינה מבוססת על גוף ניהול פרויקטים של ידע , או על PMBOK®.
בסך הכל, PMI מציעה תשע ניהול פרויקטים הסמכות. PMP ® וקל יותר להשיג עמית מוסמך בניהול פרויקטים או CAPM ® , הן שתי הסמכות כלליות של PMI. שבעת הסמכות האחרות עוסקות בהיבטים ספציפיים של ניהול פרויקטים - כגון ניתוח עסקי, תזמון וניהול סיכונים - או מתודולוגיות ספציפיות לניהול פרויקטים - כגון Agile ו- OPM3.
משכורות מנהלי פרויקטים להרוויח
כמו כמעט כל עבודה הקיימת הן במגזר הציבורי והפרטי, מי שעובד עבור הממשלה יכול לצפות להרוויח קצת פחות מאשר עמיתיהם במגזר הפרטי. ארגון ממשלתי נוטה לקבל חבילות טובות יותר מאשר חברות פרטיות.
מנהלי פרויקטים בתחילת הקריירה שלהם לעשות פחות מאלו שיש להם יותר ניסיון. כמו מנהלי הפרויקט לצבור ניסיון, הם יכולים הפקודה משכורות גבוהות יותר.