התפקיד והמטרה של אמנת פרויקט

פרויקטים קיימים באופן רשמי בארגון בגלל אמנת הפרוייקט. זהו מסמך המסמיך את העבודה להתקיים וממנה את מנהל הפרויקט. זה נותן לך, כמנהל הפרויקט, את המנדט לעשות את העבודה המתוארת בו.

התפקיד החשוב ביותר של אמנת פרויקט הוא לקבוע בדיוק מה הפרויקט ישיג. בואו נסתכל על מה זה מסמך הפרויקט חיוני.

מה נכנס לתוך אמנת פרויקט?

החלק הראשון של אמנת פרויקט יפורסם שם הפרויקט, את שמות החסות ומנהל הפרוייקט ואת התאריך שבו הוכן המסמך.

אז אתה נכנס לתוך הבשר של המסמך.

הסעיפים העיקריים של אמנת פרויקט הם כדלקמן.

מטרת הפרויקט: זה מסביר מדוע הפרויקט הוא רצה. אתה יכול להתייחס במקרה העסקי או החוזה כי הוא נוהג בפרויקט או פשוט לחשוף למה זה חשוב לעשות את העבודה הזאת.

תיאור הפרויקט: הסבר בסעיף זה מה הפרויקט עומד להשיג. אתה צריך לכלול פרטים על הפריטים כי הם הולכים להיבנות או את השירותים כי הם הולכים להיות מועברת.

תקציב: בשלב זה ייתכן שלא יהיו לך את כל הפרטים על משימות הפרויקט, כך שאתה לא יכול לשים תקציב הפרויקט מלא ומפורט יחד. שים לב לכל אילוצים בתקציב או בטווח הראשוני הגבוה של ההוצאה שאתה מצפה.

סיכונים: לכל הפרויקטים יש סיכונים. סעיף זה של אמנת הפרוייקט יוצר את הגירסה המוקדמת של יומן הסיכון בפרויקט. מסמך כל הסיכונים שאתה יודע על בשלב זה, כך צוות הניהול יכול לראות מה עשוי להשפיע על הפרויקט הולך קדימה.

אבני דרך: אם אתה יודע את אבני דרך ברמה גבוהה, לכלול אותם אמנת פרויקט בסעיף זה. אתה יכול להעביר אותם לתרשים Gantt שלך מאוחר יותר כאשר אתה בא להרכיב תוכנית מפורטת יותר. כרגע אתה רק מחפש תאריכים מתים או משהו שצוין בחוזים אתה עובד.

מטרות הפרויקט: זהו סעיף חשוב באמת אבל זה יכול להיות קשה להרכיב. אתה מנסה לענות על השאלה: "איך נדע כשאנחנו נגמור?" כתוב מה אתה מצפה הפרויקט לספק וכיצד תוכל לדעת אם יש לך שם. לדוגמה, בפרויקט להשיק מערכת הקלטת זמן לכל המחלקות, המטרה יכולה להיות: "כל הקבוצות ישתמשו במערכת הגלישה עד סוף השנה". כמו כן, שים לב מי יהיה אחראי מסכימים שהגעתם למטרה זו. זה ימנע בעיות בסוף הפרויקט שבו פתאום אף אחד לא מוכן לחתום על העבודה כבוי.

מנהל פרויקט רמות הרשות: אלא אם כן זה באמת מתועד במקום אחר, כדאי לכלול סעיף האמנה על מה שאתה יכול לעשות בלי לקבל עוד חתימה ממישהו בכיר יותר. זה בדרך כלל מתייחס מה רמות סובלנות נקבעו על התקציב ואת לוחות הזמנים ויהיה לידי ביטוי כך: "מנהל הפרויקט יש 10% סובלנות על התקציב ו 5% סובלנות על לוח הזמנים. כל חריגה מעבר לגבולות המאושרים האלה חייבת להיות חתומה על ידי נותן החסות של הפרויקט ". ניתן להרחיב את הסעיף הזה כדי לציין איזו סמכות יש למנהל הפרויקט, אם בכלל, לגבי גיוס עובדים וצוותי צוות הפרויקט .

אישור אמנת הפרוייקט

החלק האחרון של אמנת הפרוייקט הוא סעיף האישורים. מנהל הפרויקט ונותן החסות (או מי שברח מהעבודה, אם נותרו עוד חסויות לטווח ארוך) יחתמו על המסמך. היום, זה צפוי להיות באמצעות דוא"ל כדי לשמור עותק של אישור דוא"ל בקבצי הפרויקט שלך במקרה שאתה צריך להתייחס אליו בחזרה.