היקף הפרויקט - ניהול מילון מונחים הגדרה

היקף הפרוייקט מגדיר את כל העבודה שתושלם במהלך הפרויקט. ההיקף מתאר את מה שיש לבצע עם הפרויקט. הוא מגדיר את המוצר הסופי שיימסר ללקוח בנקודת זמן מסוימת ובתקציב או בעלות מוגדרים. בנוסף, ההיקף מגדיר את גבולות העבודה, ומאפשר לחברי הצוות להעריך במדויק מה הוא ואינו חלק מהמאמץ הנדרש.

כוחו של היקף הפרויקט שנבנה בקפידה:

הצהרת היקף מוגדרת בקפידה היא גורם מכריע בהצלחת הפרויקט וחלק בלתי נפרד מהנוהג של ניהול פרויקטים יעיל . היתרונות כוללים:

• ההצהרה מאפשרת לצוות הפרויקט וללקוחות (ים) לוודא שהם חולקים דעה משותפת על המאפיינים הצפויים, האיכות והעיתוי של הפרויקט.
• ההיקף מאפשר לצוות הפרויקט לזהות ולטפל בבירור עם בעלי העניין: יחידים או קבוצות שהושפעו מהפרויקט ויקבלו את תמיכתם ומעורבותם.
• ההיקף משמש כדי לסייע לחברי הצוות להתמקד רק על העבודה הנדרשת כדי לענות על הצרכים של הלקוח.
• אם מוצעים שינויים שהם מעבר לגבולות ההיקף המקורי, ההצהרה משמשת כמדריך לאומדנים ושינויים. אם השינויים יתקבלו על ידי כל בעלי העניין המעורבים, הצהרת ההיקף מתעדכנת.

יצירת היקף הפרויקט:

מנהל הפרויקט בשיתוף עם חברי צוות, לקוחות, נותני החסות המבצעת ובעלי עניין מפתח עובד להבין ולתאר את הפלט הנדרש מיוזמת הפרויקט, לעתים קרובות בהתייחסות כמו תוצר. תוצר זה כולל עלות או טווח עלות מקובל שאומת בתכנון והערכת פעילויות.

זה גם מגדיר את תכונות המפתח להיכלל, כמו גם את מסגרת הזמן של המסירה הסופית של הפרויקט. לאחר שהוסכם על ידי הלקוח, מנהל הפרוייקט, צוות הפרויקט ומנהל החסות, כל שינוי בהצהרת היקף זה חייב להיעשות תוך שימוש בתהליך שינוי מבוקר ומתועד.

השפעה מדורגת של היקף הפרויקט על אחרים:

לאחר שהוסכם על הצהרת ההיקף או על המסמך, צוותי העבודה המעורבים משתמשים במידע שבדוח כדי לאמוד את עבודתם, עיתוים ועלויותיהם. ככל שההצהרה מדויקת ומדויקת יותר, כך סביר יותר שצוותי העבודה יפיקו אומדנים מדויקים ודרישות משאבים.

הצהרות היקף הפרויקט מזהות את מה שאינו נכלל ביוזמה:

אין זה נדיר עבור מסמך היקף הפרויקט גם רשימה פריטים ספציפיים שאינם חלק בהיקף הפרויקט ולכן נשללים מהעבודה להיות מועברת. לדוגמה, פרויקט לבנות בית עשוי לקבוע כי קבלת היתרים סביבתיים היא להיעשות על ידי הבעלים והוא מחוץ לטווח הפרויקט של הקבלן הבניין.

השפעת פרויקט בהיקף נמוך:

חוסר בהירות סביב היקף הפרויקט הוא מקור משותף של מתח הפרויקט וכישלון.

מסמך עמום או מעורפל משאיר סוגיות רבות פתוחות לדיון ושיחות שיפוט לא מוכרות, המשפיעות על התכונות, על האיכות, על העיתוי ועל עלות היוזמה.

אתגר נוסף עם הצהרת היקף מעורפל יחד עם תהליכי שינוי חלש נקרא: זחילה היקף. הזחילה של הטווח מתרחשת כאשר בקשות הלקוח וצוותי העבודה מוסיפים יכולות נוספות למוצר, מעבר לכוונה או לגבולות של התכניות המקוריות.

שינוי היקף:

בעוד שינויי היקף תכופים יעכבו את השלמת הפרויקט וייתכן שיוסיפו עלויות משמעותיות, ישנם מספר מצבים שבהם יש צורך וסביר להתאים את ההיקף. מנהלי הפרוייקט מסתמכים על תהליך של "ניהול שינויים" המזהה את השינוי המבוקש, מתעד את כל הזמן המתאים, העלות ואומדני עומס העבודה ומעריכים מחדש את הפרויקט עבור סיכונים חדשים בהתחשב בשינוי.

בדרך כלל מנהל הפרויקט ומנהל החסות מקבל את ההחלטה הסופית על שינוי היקף לאחר המצב כבר ניתח במלואו. השינויים מתועדים ביומן החלטה ולאחר מכן מועברים לצוות הפרויקט הגדול יותר.

ידוע גם כדרישות הפרויקט, מטרות הפרויקט

דוגמאות: היקף הפרויקט היה מסירה של אתר בעל עמוד אחד, בהתאם למפרטי הפרויקט, תוך שבועיים.