הוסף במציאות כי פרויקטים הם איך אנחנו לחדש; כיצד אנו מבצעים את האסטרטגיה וכיצד אנו בונים את תשתית הארגון ויכולותיו, ברור כי מנהיגים בכירים חייבים לעשות כל שביכולתם כדי לתמוך במנהלי הפרויקטים של החברה שלהם.
אחד הגורמים החשובים ביותר לקידום הצלחת הפרויקט הוא נוכחותו של נותן חסות יעיל ומבוסס. עמדה זו קשורה מזה זמן רב להצלחת הפרויקט במחקרי התעשייה, אך סקירת הספרות המתארת את ההתנהלות בפועל סביב החסות מעידה על כך שיש לנו דרך ארוכה ללכת ולמסד את הנוכחות והפרקטיקות של תפקיד החסות בארגונים שלנו. קצת ההקשר מתאים. ראשית, בואו נסקור את האחריות העיקרית של נותן החסות.
אחריות ראשית של נותן החסות של הפרויקט
- נניח אחריות לתוצאות הפרויקט. (נקודה זו מתוארת לעתים קרובות כאחריות משותפת עם מנהל הפרויקט).
- אמנת הפרוייקט והענקת סמכות על מנהל הפרויקט וחברי צוות הליבה.
- תמוך בצוות הפרויקט למשאבים ולראות.
- להבטיח נוכחות ותמיכה של ערכי צוות יעיל, כולל אחריות ושקיפות.
- תמוך בצוות מול קשיים יוצאי דופן.
- מאמן את מנהל הפרויקט.
- להגן על צוות הפרויקט מפני הפרעה ארגונית.
מה שקורה כאשר נותני החסות הם מחוץ לתמונה
בהיעדר חסות תומכת תומכת, כל האחריות הנ"ל ליפול על מנהל הפרויקט כבר מעומס יתר על המידה, אשר בדרך כלל חסרים את רוחב הפס ואת הגנב הפוליטי כדי למלא את המשימות האלה.
היעדר חסות אפקטיבית מגדיל את הסיכון לבעיות בפרויקט, כולל אך לא רק: כישלון, ביצועים תת-אופטימליים מול זמן, עלות ויעדי איכות והגברת המהומה.
במילים פשוטות, נוכחותו של נותן חסות בפועל היא חיובית הבדל Maker עבור העבודה המורכבת של הבאת החשוב ביותר שלנו יוזמות זמניות ייחודי למסקנה מוצלחת. בהתחשב בחשיבות הברורה של התפקיד, סביר להניח כי רוב הארגונים לוקחים את עבודתם עם נותני החסות המבצעת ברצינות. למרבה הצער, קצת זמן בילה בעולם האמיתי מציע אחרת.
הצצה אל האופן שבו ארגונינו מתייחסים לתפקיד של נותן החסות
כמדריך לניהול בוגר בניהול פרויקטים, יש לי מזל טוב ללמוד באופן קבוע על שיטות ניהול פרויקטים של המעסיקים של התלמידים שלי במטרופולין גדול. מ 100 חברות Fortune לחברות סטארט-אפ קטנות ולא-רווחיות, הארגונים המיוצגים הם חתך רוחב של הכלכלה שלנו.
אמנם יהיה זה סביר לצפות בעידן זה שבו נהלי ניהול פרויקטים מבוססים היטב כי רוב החברות יציגו פרקטיקות בוגרות סביב התפקיד של נותן החסות בפועל, למעשה, המצב הוא בדיוק ההפך.
כמה ממצאים לא מדעיים מהסקר השנתי הבלתי רשמי של סטודנטים לתואר שני במנהל עסקים על תפקידו של נותן החסות במשרדיהם:
- בממוצע, יותר מחמישים אחוז מהתלמידים מתארים את המשרד שלהם כבעלי כל פורמטים רשמיים סביב חסות מנהלים.
- כמה חברות יש כל הכשרה רשמית או תיאור סטנדרטי עבור התפקיד והאחריות של נותן החסות.
- עדיין לא היה לי סטודנט אחד דיווח כי המשרד שלו / שלה מספק הדרכה עבור נותני חסות שלהם.
- אין הסכמה עקבית על אחריותו של נותן החסות להצלחת הפרויקט.
- כאשר התלמידים מראיינים מנהלי פרויקטים בחברות שלהם על שביעות רצונם מהביצועים והתמיכה של נותני החסות שלהם, רוב המרואיינים הביעו תסכול.
סקירה של סקרים רשמיים יותר מאגודות התעשייה וחברות הייעוץ הפרטיות מחזקת את התוקף הכללי של הקלט מהסטודנטים שלי.
ובעוד המצב הנוכחי של המנהג של חסות חסות עשוי להשאיר מקום לשיפור, מנהלי הפרויקט אין ברירה אלא להמשיך לנוע קדימה עם היוזמות שלהם. עם זאת, ישנם כמה צעדים מנהלי הפרויקט יכול לנקוט כדי לגייס תמיכה המבצעת הנחוצה ביותר.
כיצד להשיג תמיכה ניהולית עבור הפרויקט שלך
- לגייס חסות. אם הפרויקט שלך יש השלכות אסטרטגיות עבור המשרד שלך, או ישירות עבור לקוחות או בעקיפין על ידי הפעלת יעיל יותר ויעיל פעילויות פנימיות לתמיכה של הלקוחות, אתה צריך לגייס חסות. עבוד ישירות עם הדוח שלך למנהל או עם ראש המשרד שלך לניהול פרויקטים כדי לחזק את חשיבות הפרויקט ולבקש עזרה. דגש על התפקיד והחובות של נותני החסות כפי שזוהו לעיל, ומצביע על מחקר בתעשייה שקושר בין הצלחה לפרויקט לבין חסות יעילה.
- לאמן את החסות שלך. להדגיש את התפקיד כאסטרטגיה, לא טקטית או כמו דמות. רוב המנהלים מגיעים לתפקיד של נותני החסות ללא הכשרה פורמלית או אפילו הקשר עבור האחריות שלהם. בעוד אתה בתפקיד מביך במקצת של אימון מנהל, רוב האנשים האלה יעריכו את ההקשר שלך ואת ההדרכה. הנושאים של אחריות, חיזוק ערכים, והגנה על הצוות צריך להיות המוקד העיקרי שלך כאשר על העלייה למטוס המנהלת שלך.
- לעסוק באופן פעיל לערב את חסות. מנהל הפרויקט הטוב ביותר / מנהל חסות מערכות יחסים הם אינטראקטיביים מאוד. חשוב עבור שני הצדדים להקים פרוטוקול תקשורת ברור לעדכון על פעילויות הפרויקט, כמו גם סימון והיענות חירום. מנהל הפרויקט צריך לעודד את נותני החסות המבצעת להשתתף בסטטוס או בפגישות צוות מעת לעת כדי להראות עניין אמיתי, וכדי לשמש מעודדת פעילה לארגון להצלחות צוות.
- בקש תמיכה מאמן חסות שלך. זה תמיד מועיל יש מישהו עם ניסיון יותר מאשר אתה מתבונן ומציע משוב חיובי וחיובית אימון על הביצועים שלך. תן חסות שלך יודע שאתה מברך קלט זה בכונן שלך כדי לשפר, וכאשר הוא התקבל, לקבל את זה בחן.
- למנף את החסות בזהירות עבור בעיות גדולות . היזהר לא להציג או לטפל בחסות שלך יותר מדי על בעיות טקטיות. החסות הגבוהה ביותר של החסות שלך ואת השימוש הטוב ביותר הוא לסייע באבטחת משאבים; המשמשת כדוברת של צוות הפרויקט לקבוצת הניהול הרחבה ועוזרת לך לחזק את ערכי הצוות החיוניים. יש איזון כי מנהל הפרויקט צריך לכבד כאשר שוקלים ציור נותן החסות לפעילות צוות.
בשורה התחתונה
תפקידו של נותן החסות הוא אחד החלקים החשובים של הפאזל להצלחה ביוזמות הפרויקט. מנהלי פרויקטים מצליחים מבינים עד כמה חשוב התפקיד הזה ולעבוד כדי לקבל תמיכה למנהלים ברמה הנכונה ובעוצמה. אם תפקידו של נותן החסות נעדר או מעורפל, קח על עצמך לגייס ולאמן את נותני החסות שלך כדי לתמוך בך, הצוות שלך ואת המשרד שלך להצלחה.