הבנת חמשת השלבים של פרויקט

בעוד כמה מתודולוגיות הפרויקט כגון גישות זריז לדחוס או לחזור על השלבים הבאים מהר, מחזורי איטרטיבי, את העבודה של כל שלב הוא גלוי וברור בכל פרויקט.

פרויקטים פורמליים בצע תהליך חמש שלב הבא

1. ייזום: הקמת צוות הפרויקט, שכר הפרויקט בעיטת- off.
2. תכנון: השלמת היקף הפרוייקט, הגדרת התפלגות העבודה המפורטת, הערכת הסיכון, זיהוי דרישות המשאבים, השלמת לוח הזמנים והתכוננות לעבודה בפועל.

1. ביצוע: ביצוע העבודה בפועל הנדרשת בהגדרת הפרויקט והיקפו.
2. מעקב ובקרה: הניהול , הדיווח והבקרה בפועל של המשאבים והתקציבים במהלך שלב הביצוע.
3. פרויקט סגור: מסירת הפרויקט, הערכת לקחים, דחיית צוות הפרויקט.

זרימת פרויקט מסורתית

ללא קשר לגודל הפרויקט, התנועה בשלבים זהים. הפרויקט יוזם או בעט עם אמנת המזהה את מנהל הפרויקט ומתאר את חשיבות הפרויקט.

לאחר שהפרויקט יזם, הוא עובר לשלב התכנון. כאן, צוותי הליבה והעבודה מזהים את העבודה הנדרשת כדי להשלים את היקף הפרויקט ולפתח אומדנים והערכות לגבי זמן, עלויות, משאבים וסיכונים.

לאחר שלב התכנון, העבודה מתחילה ומתרחשת בסדר מוגדר הנחוץ כדי לעבור מפעילות קודמת או קודמת לפעילות עוקבת.

תלות בפרויקט ממלאת תפקיד חשוב בשלב זה.

בעוד ביצוע הוא מנהל את מנהל הפרויקט וחברי צוות לפקח, לדווח על הפרויקט כולו ושליטה, עם דגש על פעילויות נתיב קריטי. עבודה זו נמשכת עד להשלמת שלב הביצוע והפרויקט מועבר ללקוח.

השלב האחרון, קרוב לפרויקט, כרוך בעטיפת האספקה, הערכת לקחים ושיוך צוות הפרויקט, כך שחברים יוכלו לעבור ליוזמה הבאה שלהם.

עבור פרויקטים מסוג פיתוח זריז או איטרטיבי, התכנון והביצוע מתרחשים בפרצים קצרים או בספרינטים, כאשר השלבים חוזרים על עצמם עד להשלמת הפרויקט לשביעות רצונם של הלקוחות.

הסבר מפורט לכל שלב

ייזום: פרוייקט מוצק ייזום לא רק להגדיר את הפרויקט שלך להצלחה, אבל זה יהיה גם להניח את היסודות לכל השלבים הבאים. במהלך החניכה, תקבל את חברי צוות הפרויקט שהוקצה, לתדרוך אותם על מטרות הפרויקט הכולל ולשאול את הלקוח או בעל הפרויקט כמו שאלות רבות ככל האפשר, כך שתוכל לתכנן את הפרויקט ביעילות. זה גם זמן נהדר לבנות צוות התלהבות על הפרויקט ולאסוף את כל הפרטים ברגע האחרון שיכול להשפיע על תכנון הפרויקט. שלבים נוספים כוללים:

• ניתוח בעלי עניין
• הקצאה של נותן חסות
• מסמך מסמך אמנת ותקשורת
• פגישה רשמית

תכנון : לאחר שתתחיל את הפרויקט ותאסוף את כל המידע הרלוונטי, תתחיל לתכנן את הפרויקט שלך. שלב התכנון תלוי בגודל הפרוייקט שלך, באיזה מידע יש לך לארגן וכיצד הצוות שלך גדול.

התוצאה הסופית של התכנון צריכה להיות תוכנית פרוייקט ברורה או לוח זמנים, שממנו כולם יעברו משימות שהוקצו להם. שימוש בפרויקט תכנון פרויקטים כגון Microsoft Project או Basecamp הוא מאוד מועיל בעת תכנון הפרויקט. אם אין לך גישה לאחת מתוכניות אלה, לעשות חיפוש כללי באינטרנט בחינם תוכנה לתכנון הפרויקט. למרות השימוש בפרויקט תכנון הפרויקט הוא מועיל, זה לא תמיד הכרחי. באמצעות Excel ו- Word כדי ליצור את התוכנית שלך ולתקשר את זה לצוות באותה מידה יעילה. משימות ספציפיות בשלב התכנון כוללות:

• יצירת תכנית תקשורת לבעלי העניין השונים
• פיתוח מבנה עבודה מפורט.
• זיהוי הנתיב הקריטי .
• מתכננים משאבים על תוכנית הפרויקט ו זיקוק רצף של העבודה מבוסס על תלות הפרויקט ואילוצי המשאבים.

• פיתוח לוח זמנים מפורט.
• הערכת סיכונים ופיתוח תוכנית לסדרי עדיפויות וסיכונים.

ביצוע: עכשיו יש לך תוכנית פרוייקט מוצק, הצוות יכול להתחיל בביצוע הפרויקט נגד משימות שהוקצו להם. זה השלב שבו כולם באמת מתחילים לעשות את העבודה. אתה רוצה באופן רשמי לבעוט את שלב הביצוע עם פגישות פנים אל פנים כדי להבטיח לכל אחד יש את מה שהם צריכים כדי להתחיל בביצוע החלק שלהם של הפרויקט. קבלת הצוות התחיל על המסלול הנכון היא חלק בלתי נפרד להצלחת הפרויקט כדי לבטא את לוח הזמנים ואת תוכנית התקשורת בבירור.

מעקב ובקרה: בזמן שהפרויקט נמצא בשלב הביצוע, תתחיל לפקח עליו ולשלוט בו כדי לוודא שהוא מתקדם יחד כמתוכנן. יש מגוון של דרכים אתה יכול לפקח ולשלוט על הפרויקט. ביצוע צ'ק-אין מקביל עם ראשי צוותים, מאורגנים מדי יום "סטנד-אפים", או פגישות פורמליות שבועיות יותר יעילים. המידע שיוצא מפגישות אלה או מערוצי התקשורת יודיע על לולאת המשוב ובסופו של דבר על כל תכנון מחדש והתאמות הנדרשות לפרויקט. פעילויות נוספות חשובות בשלב זה כוללות:

• שמירה על תוכנית התקשורת שנקבעה מראש כדי להבטיח מודעות לבעלי העניין של מצב הפרויקט.

• מעקב אחר צוותי עבודה ופעילויות עבודה על הנתיב הקריטי.

• זיהוי הזדמנויות לשיפור ביצועי לוח הזמנים על ידי מעקב מהיר או השלמת פעילויות במקביל או במידת הצורך, קריסת לוח הזמנים על ידי הוספת משאבים.

• מעקב אחר עלויות בפועל לעומת עלויות מתוכננות.

• במקרים מסוימים, ניטור, חישוב ודיווח על ערך שנצברו עבור תוכנית הפרויקט.

• ניטור וסיכונים מקלים וזיקוק תוכנית הסיכונים לפי הצורך.

פרויקט סגור: ברגע שכל הפרטים והמשימות של הפרויקט שלך מלאים ומאושרים על ידי הלקוח או בעל הפרויקט; אתה יכול סוף סוף לסגור את הפרויקט שלך. סגירתו של פרויקט חשובה באותה מידה כמו החניכה, התכנון והביצוע. אתה רוצה לתעד את כל המידע מהפרויקט ולארגן אותו בצורה מסודרת, כך שתוכל לחזור אליו במידת הצורך. זה גם זמן טוב להחזיק שלאחר המוות על הפרויקט כך שכל חברי הצוות יכולים לשקף על מה הלך נכון, או לא נכון במהלך הפרויקט. זה צריך להיות מתועד כך התוצאה יכולה להיות משותפת עם חברי פרוייקט אחרים הגישו בתיקיה ההיסטוריה הפרויקט. לבסוף, חשוב לדחות באופן רשמי את צוות הפרויקט, מתן משוב הערכות ביצועים כפי שצוין על ידי מדיניות המשרד שלך.

-

עודכן על ידי Art Petty