פרוייקט ממשל: הגדרה
'ממשל' במונחי ניהול פרויקטים מתייחס למדיניות, לתהליכים, לסטנדרטים, לנהלים ולקווים המנחים שקובעים כיצד פרויקטים מובלים, פועלים ומבוקרים על-ידי הארגון שלך.
ממשל יכול להיות נרחב ו'כביד 'עם הרבה ביורוקרטיה, או מתוחכם ו'אור' (ובמקרה זה הוא כנראה לא יעיל).
מנהלים צריכים לשאוף לרמת הממשל הנכונה לסביבתם ולתרבותם. וודא כי מדיניות הממשל שלך מתאימה למטרה היא גורם מפתח בהבטחת יעילותם.
ממשל מתחיל בראש. מועצת המנהלים של החברה צריכה להיות מחויבת לרעיון של ממשל תקין ואת העובדה כי פרויקטים צריך להיות מנוהל כראוי, בתוך הנחיות מפורטות. גישה זו והסטנדרטים הצפויים יסתננו ל"פרויקטים " ולמנהיגי הפרויקטים (וצוותי התוכנית, היכן שהם קיימים).
למה פרויקט עקרונות ממשל
חסות הפרויקט שלך ובעלי עניין מרכזיים אחרים רוצים לדעת שאתה מבלה את תקציב הפרויקט בדרך הנכונה. הם רוצים לראות שאתה עוקב אחר ההתקדמות של הפרויקט שלך ביעילות ו דורך כדי לנהל את הסיכון לפרויקט לפי הצורך.
אבל הרציונל של ממשל טוב על פרויקטים הולך רחוק יותר מזה.
הממשל מתבקש על ידי לקוחות, במיוחד אלו במגזר הציבורי.
ממשלות ו הרגולטורים לשאול (ובמקרים מסוימים, לאכוף) סטנדרטים מסוימים עבור פרויקטים מסוימים. ממשל הוא לא רק עניין פנימי: חברות רבות הפועלות בשווקים מוסדרים יצטרכו לפעול על פי הוראות חקיקה חיצונית, כמו Sarbanes-Oxley. ניהול פרויקטים מהווה חלק קטן של היכולת להוכיח כי החברה פועלת ביעילות ובתוך ההנחיות המפורטות והתקנות עבור התעשייה שלך.
ניהול פרויקטים גם עוזר לך:
- לשפר את ההחזר על ההשקעה ולעקוב אחר השקעות אלה ביעילות
- קבל לקנות עבור פרויקטים
- הימנע מהסיבות הנפוצות מדוע פרויקטים נכשלים
- לתקשר בצורה יעילה יותר
- הציגו סטנדרטיזציה בפרויקטים, ובכך קל יותר להשוות את הביצועים
- מזעור הסיכון
- לפתח ולהניע צוות בסביבה מובנית
כיצד נראה פרויקט ממשל
אז עכשיו אנחנו יודעים מה הוא ממשל הפרויקט, איך זה נראה על הפרויקט? להלן סוגי הפעילויות הממחישות את ניהול סביבת הפרויקט:
- יש מחזור ממושך של ניהול פרויקטים, הכולל נקודות מוגדרות לאישור. אלו הן נקודות שבהן נדון כדאיות הפרויקט, ומתקבלת החלטה האם להמשיך בעבודה או לא.
- לפרויקטים יש מקרה עסקי ברור, ולמקרים עסקיים יש מספיק מידע כדי לאפשר לצוותי הניהול לקבל את ההחלטות הנכונות.
- החלטות אלה מתועדות ומתועדות בצורה הולמת.
- אנשים העובדים על פרויקטים הגדירו תפקידים ואחריות.
- קיימת תרבות של למידה מתמשכת המאפשרת לצוותי הפרויקטים להשתפר באופן מתמיד ולדון בשיעורים שנלמדו בסביבה ללא אשמה.
- ישנם תהליכים ונהלים המאפשרים לצוותי הפרויקט לבחון את הפרויקטים שלהם ולבקש תמיכה עצמאית במידת הצורך.
- בעלי העניין עוסקים והם בוטחים בתהליך.
- צוותי הפרויקטים מורכבים מאנשים בעלי ניסיון ותפקידים רלוונטיים.
ניהול פרויקטים קשור למבני הממשל בארגון כולו. אם אתה חושב שהמטרה העיקרית של ניהול הפרויקט היא להבטיח כי פרויקטים מתבצעים בדרך הנכונה, אתה יכול לראות איך זה קשור לממשל פיננסי ברמה ארגונית, ניהול סיכונים ארגוניים ועוד.
ניהול פרויקטים צריך להתאים בצורה חלקה לתהליכים הארגוניים הנוכחיים שלך. במילים אחרות, לא ליצור מותג חדש ניהול פיננסי התהליך כאשר יש לך כבר אחד שעובד בתחומים אחרים! השתמש במה שקיים כיום וצורף תהליכים ארגוניים כדי להפוך אותם מתאימים לשימוש בסביבה הפרויקט.
5 תחומי ההתמקדות של ממשל הפרויקט
כאשר אתה מתחיל להסתכל לתוך זה, תוכל להבין כי ממשל הפרויקט הוא נפוץ באמצעות כל האלמנטים של ניהול הפרויקט.
עם זאת, ישנם כמה תחומים מרכזיים שבהם הממשל רלוונטי במיוחד.
- מתודולוגיות ותהליכים: אלה מסייעים לך לספק עבודה בצורה מהימנה ובר קיימא.
- ניהול ידע: זה חיוני עבור לקחים ולהבטיח כי הארגון לומד מניסיון הפרויקט. ניהול ידע חיוני אם אתה רוצה להפסיק לעשות את אותן טעויות פעמים רבות.
- ניהול בגרות: ככל שגדילת ניהול הפרוייקט הארגוני שלך תגדל, כך גם יכולתך לספק בהצלחה.
- רמה בכירה קנה: ההתחייבות לממשל הפרויקט מתחיל בראש. אם יש לך תמיכה ניהולית, זה יהיה להידרדר דרך כל רמות העסק ואת הגישה לממשל יהיה בר קיימא יותר.
- תרבות תומכת: תרבות של תמיכה, לא להאשים, תבטיח למנהלי הפרויקט יש את הסביבה הנכונה שבה לשגשג. תרבות תומכת, בראשות משרד ניהול הפרויקטים או מנהל הפרויקט, תסייע למנהלי הפרויקטים להגיע ליעדיהם ולאלו של הפרויקט.
מה לעשות אם אין תקן חברות
מנהלי פרויקטים רבים בארגונים קטנים יותר מוצאים את עצמם מפעילים פרויקטים בסביבה תומכת, ואיפה יש לקנות את המושג של ניהול פרויקטים, אבל ללא מבנים ארגוניים רשמיים במקום שממנו כדי להאכיל.
במצב זה - וזה לא בלעדי לארגונים קטנים - אתה תהיה עיצוב מודל הממשל הפרויקט שלך מאפס. אם אין גישה לממשל הפרויקט כי אתה יכול להוריד את המדף ולהתאים את הפרויקט שלך, תצטרך לבנות משלך.
זה לא קשה כמו שזה נראה!
התחל עם הגדרת היסודות:
- צור מסמך תפקידים ותחומי אחריות
- ודא שיש לך חסות הפרויקט
- ודא שיש לך מועצת פרויקט או קבוצת היגוי וארגן פגישות קבועות שעבורן אתה לוקח ומפיץ דקות
- הגדרת תהליך ניהול סיכונים
- הגדר תהליך ניהול שינויים
- לבנות נקודות לתוך לוח הזמנים הפרויקט שלך שבו אתה בודק את הכדאיות של הפרויקט נגד המטרות המקוריות של העסק במקרה (סוף כל שלב של השלב הוא הצבע הטבעי לשים בדיקות אלה).
בסופו של דבר האחריות של הפרויקט היא להבטיח כי יש ממשל הולם, אבל מנהלי פרויקטים יכולים גם לקחת חלק פעיל בזה.
ממשל עשוי להיות אחד הנושאים יבשים בניהול פרויקטים אבל זה אחד החשובים ביותר. זו הדרך בה צוותי ניהול בכירים יודעים שאתה עושה עבודה טובה וזה מרגיע אותם כי הפרויקט מתפתח כפי שהוא צריך. זה גם מספק את המחאות ואת יתרות הדרושים למנהלים לדעת כי הכסף הוא בילה בדרכים המתאימות ומיושר במקרה העסקי.