הפוך את הפרויקט סיכון לרשום שכל אחד יכול בקלות להשתמש
באיזו תדירות ראית סיכון להירשם במערכת הרישום? הם נוצרו בתחילת הפרויקט אז הם נשכחים, במהירות להיות מיושן.
כולנו יודעים כי ניהול סיכונים טוב דורש זיהוי שוטף של סיכונים חדשים, וכן סקירת הסיכונים הקיימים ופעילויות הפחתת התכנון. אז איך נוכל לעשות את זה יותר סביר שיקרה?
01 סיכון טוב רישום עיצוב
אחת הדרכים לעודד השתתפות בניהול סיכונים היא עם תכנון טוב של רישום סיכונים. רישום מתוכנן היטב יהיה לתקשר במהירות את רמת הסיכון הכוללת בפרויקט לך ולחברי צוות הפרויקט אחרים.
הוא אמור לאפשר למשתמשים לגשת בקלות רבה יותר על הסיכונים האישיים כאשר הדבר נדרש. זה, בתורו, צריך לעורר את כולם לחשוב במונחים של סיכונים, תצפית חדשים כאשר הם מתעוררים ומעקב ולנקוט פעולה כדי להקל על הסיכונים הקיימים.
02 כלול את השדות הנכונים
כמינימום, רישום הסיכונים שלך צריך לכלול:
- מזהה ייחודי לכל סיכון
- תיאור הסיכון, כולל הגורם, אירוע הסיכון, וההשפעה, כגון "בגלל הגשם הכבד, קיים איום של הצפת השדות אשר יקלקל את היבול".
- פעולות תגובת סיכונים
- בעל סיכונים
אמצעים נוספים
ייתכן שתרצה לכלול מדדים כמותיים של הסתברות, השפעה וסיכון כולל, וערכים שיוריים בעקבות הפחתת סיכונים לפרויקטים מסוכנים.
מספרי ושדות המחושבים באופן אוטומטי יכול להיות מועיל אם אתה משתמש בטכניקה הערכת סיכונים כמו שיטת מונטה קרלו או ערך כספי צפוי. תחומים שימושיים נוספים כוללים תאריכים עיקריים, קטגוריית סיכון, קטגוריית תגובת סיכונים, קרבה, עלויות הפחתה ומעמד.
אין מגבלה על מספר השדות שאתה יכול לכלול, אך רק שדות מפתח צריכים להיות מוצגים בתצוגת רשימה של כל הסיכונים. אחרת, תצוגת הרשימה יכולה להיות מוצפת עם יותר מדי פרטים. באופן אידיאלי, הצופים נלקחים לתצוגה המפורטת המציגה את כל השדות עבור אותו סיכון מסוים כאשר הם לוחצים על ערך הסיכון בתצוגת הרשימה.
04 אופציה אחרת
ייתכן שתרצה ליצור מסד נתונים לרישום סיכונים עבור כל פרוייקט, כמו גם כך אתה לא מוגבל סט סטנדרטי של שדות. למרות גיליון אלקטרוני יכול לעזור לך לעקוב אחר הפרויקטים שלך, במיוחד פרויקטים קטנים יותר, מסד הנתונים בפועל יכול להיות טוב יותר, כגון אלה שאתה יכול ליצור Kahutzz או Podio. הם עושים את זה קל להוסיף מסמכים כמויות גדולות של טקסט בעת הצורך.
05 אורות תנועה
קשה להכות את רמזורים מערכת השפעה חזותית. משתמשים יודעים באופן אינטואיטיבי כי אדום פירושו סיכון גבוה, כי ענבר פירושו סיכון בינוני, וכי ירוק הוא סיכון נמוך. זה מספק רמזים חזותיים מהירה לקוראים כדי לסייע בהבנה שלהם.
06 תכונות אבטחה
ייתכן שתרצה לעודד השתתפות בכך שתאפשר לכל חברי צוות הפרויקט ואולי גם כמה בעלי עניין לצפות במרשם הסיכון. עם זאת, עליך להגדיר זכויות גישה למשתמש עבור ההרשמה שלך, לכן רק תפקידי פרוייקט מסוימים, כגון Project Manager , Project Project או Risk Owners, יכולים לערוך אותו. אתה יכול ליצור שביל ביקורת של מי שינה מה ומתי.
פרופיל סיכום סיכונים
חברי צוות הפרויקט הבכיר ובעלי עניין כגון לוח הפרויקט וניהול החברה / תוכנית אולי לא היה זמן לעכל את תצוגת רשימה של כל סיכון. עבורם, פרופיל סיכון מסכם נותן תמונה של הסיכון המצטבר שמציג הפרויקט במבט מהיר. זה ממחיש את מספר הסיכונים בכל ההסתברות ורמת ההשפעה.
08 הכל על תקשורת
זכור כי זה לא רק על הרישום סיכונים פעולות הפחתת כאשר אתה מעצב פרויקט סיכון הסיכון. המטרה היא לתקשר ולעסוק עמיתים שלך בניהול סיכונים. העיצוב שלך צריך לשקף את המטרה הזו עם תצוגות שונות עבור קהלים שונים. רישום סיכונים מתוכנן היטב יכול לשפר את ניהול הסיכונים בפרויקט בדרך זו.