כיצד למצוא רשומות חשובות במהירות ובקלות
הפעם היחידה שאתה חושב על המסמכים החשובים שלך הוא כאשר אתה זקוק להם. ולעתים קרובות, אתה לא יכול למצוא אותם כאשר אתה זקוק להם, כי גם אם אין לך מערכת מאורגנת ומרכזית לאחסון המסמכים החשובים שלך ו / או בפעם האחרונה שאתה צריך אותם, אתה פשוט זרק אותו בחזרה לים של ניירות במשרד הביתי שלך במקום להחזיר אותו למקום שבו הוא שייך.
נשמע מוכר?
עם כל המסמכים החשובים שלך להפיץ ברחבי הבית שלך, אתה מבזבז הרבה זמן ואנרגיה מחפש אותם. אתה גם בסיכון לאבד חלק מהם לחלוטין. אבל עם כמה צעדים פשוטים, אתה יכול לארגן את המסמכים החשובים שלך נייר שעה אחת בסוף השבוע!
תזדקק לארון תיוק דו-תכליתי קטן או לתיבת תיוק ניידת, קבצים צבעוניים תלויים בצבעים שונים (6 צבעים שונים), תיקיות טאב-טופ מובילות של מנילה, וכספת חסינת אש (אופציונלית). או שאתה יכול לקנות קלסר גדול מוסיף כרטיסיות. ברגע שיש לך את הסחורה כאן הם שישה צעדים שתבצע כדי לארגן את הניירת שלך.
שלב ראשון: לאסוף את כל המסמכים שלך
לפני שתוכל לארגן את כל המסמכים החשובים שלך, עליך לאתר אותם. זה לפעמים קל לומר מאשר לעשות.
בדוק את המשרד הביתי שלך כמו במגירות ואת הניירות מוערמים על השולחן שלך או שולחן. בדוק את ערימות של נייר עמוס במטבח שלך במטבח כמו גם מגירות מטבח וסלים.
תסתכל על שידת השינה שלך ואת nightstand (אתה יכול להשאיר אותם שם את העומס בבוקר ושכח מהם). אחרון, אבל לא פחות, לבדוק את הארנק או תיק מסמכים חשובים כי אתה בטעות עדיין נושאת (מתנגדים).
שלב שני: סיווג את המסמכים שלך
המסמכים החשובים ביותר נופלים לאחד משש הקטגוריות הבאות.
מיין את כל המסמכים שנאספו באופן הבא:
- בית ורשומות רכוש - משכנתא, מעשים רכוש, פרויקטים לשיפור הבית וקבלות, מדריכי מכשיר אחריות, מידע מס רכוש, פוליסות ביטוח הביתה מדריכים
- רשומות אוטומטי - כותרות, רשומות תחזוקה, פוליסות ביטוח ומידע, מידע הלוואה רשומות התשלום
- רשומות בריאות - פוליסות ביטוח, ביטוח בריאות הטבות, הסבר על היתרונות הרפואיים, חשבונות הרופא, מרשם רשימות, מידע גמיש ההוצאות, קבלות רפואיות, הנחיות רפואיות, פוליסות ביטוח חיים
- רשומות פיננסיות - דוחות בנק, החזרי מס, רשומות ניכוי מס, רשומות השקעות, רשומות הלוואה, הצהרות כרטיס אשראי
- רשומות אלקטרוניקה - חוזים טלפון סלולרי ומדריכים; תקבולי מכירות והתחייבויות עבור מחשבים, מחשבים ניידים ו- iPads; כבלים ואינטרנט תוכניות וחשבונות; נתב אלחוטי קבלת המכירות ידנית
- רשומות אישיות - תעודות לידה, תעודת נישואין, תעודת גירושים, תעודות משמורת, מידע על ביטוח לאומי, רשומות חיסונים, דרכונים, רשומות שירות צבאי, רשומות טבילה ואישור, צוואות, תוכנית הלוויות ומידע על אתר קבורה. אם יש לך חיות מחמד, אתה יכול גם לכלול את המסמכים החשובים שלהם כגון מידע וטרינרי חיסון בקטגוריה זו.
שלב שלישי: מצא את המסמכים החיוניים שלך
רוב המסמכים החשובים שלך יכול להיות מאוחסן בארון תיוק רגיל או תיבת קובץ נייד תלוי. יש כמה, עם זאת, כי באמת צריך להיות מאוחסן בטוח חסין אש או מחוץ לאתר אפשרות אחסון כגון כספת.
מסמכים חיוניים הם מסמכים זה יהיה מאוד קשה או זמן רב כדי להחליף. הם עשויים להכיל מידע אישי רגיש שיכול להיות בסכנה במקרה של פריצה או שוד. במקרה זה, הבית שלך נהרס על ידי אש או המבול אתה רוצה אלה מסמכים חיוניים להישאר שלם.
עבור רוב האנשים, המסמכים הבאים ייחשבו חיוניים: פרטי ביטוח לאומי, תעודות לידה, פוליסות ביטוח יחד עם פרטי הקשר של הסוכן שלך, צוואות, מעשי רכוש, תארי רכב, דרכון וכל חוזה או הסכם שדרשו את החתימה המקורית שלך.
ערכו רשימה ראשית של כל המסמכים החיוניים שאתם מציבים בבטחה חסין אש או באפשרויות אחסון מחוץ לאתר.
שלב רביעי: שכפל את הארנק שלך
רובנו נושאים מידע קריטי בארנקים שלנו כל יום. אתה יודע כל מה בארנק שלך? מה היית עושה אם הארנק שלך אבד או נגנב?
לעשות עותקים של רישיון הנהיגה שלך, כרטיס התורם, ביטוח בריאות כרטיס (ים), כרטיסי חבר כמו כרטיס כושר מכולת חנויות נאמנות, מועדונים מחסן, והכי חשוב, כל כרטיסי אשראי וחיוב (להעתיק בחזית ובחזרה). שמור עותקים אלה עם מסמכים חשובים אחרים שלך נייר:
שלב חמישי: יצירת מערכת תיוק פשוטה
פשוט יותר את מערכת תיוק, כך גדל הסיכוי שאתה משתמש בו על בסיס עקבי. קח כל קטגוריה של מסמך חשוב והקצה אותו צבע קובץ תלוי:
- בית ורשומות נכס
- רשומות אוטומטיות
- רשומות בריאות
- רשומות פיננסיות
- רשומות אלקטרוניקה
- רשומות אישיות
הוסף את המספר המתאים של קבצים תלויים למערכת הגשת הקבצים שלך עבור מספר המסמכים שיש לך בכל קטגוריה.
השתמש תיקיות manila וליצור תיקייה עבור כל מסמך בודד בתוך כל קטגוריה. הצב את התיקיות בקטע המתאים לתיקיות צבעוניות.
אם רכשת קלסר גדול של שלושה טבעות ותוספות לשונית, תייג את הלשוניות עם שמות הרשומות לעיל, חור נייר חבט את כל המסמכים ולארגן אותם. אם העיתונים לא צריך להיות חור נייר אגרוף, נייר חור ניקוב תיקיה ולשים את המסמכים בתיקיה.
עכשיו, אם הניירת היא לא הדבר שלך זה עשוי להיות רגע פנוי בשבילך. אתה יכול לסרוק את כל המסמכים האלה, לשמור אותם על הכונן הקשיח, ולאחר מכן לגרוס את כל זה. אבל להשתמש שיקול דעת משלך כמו כמה הניירת עדיף שנשמר. השתמש בשיפוט הטוב ביותר שלך.
תחזוקה שוטפת
עכשיו, כי המסמכים החשובים שלך מאורגנים, לשמור אותם מאורגנים. בכל חודש כאשר אתה משלם את החשבונות שלך, קובץ כל המסמכים החדשים בחלק המתאים של מערכת תיוק שלך. במקביל, חפש את כל המסמכים שהוצאת מהמערכת במהלך החודש שעדיין עשוי להיות מחוץ למערכת התיקים. Re-file אותם. לפחות פעמיים בשנה, לבדוק את המסמכים במערכת הגשת שלך כדי לראות אם כל יכול להיות מטוהרים. לוח זמנים טוב לעקוב הוא הראשון של השנה, בסוף כל שנת הלימודים.
עם קצת מאמץ, אתה יכול לקצור הטבות לטווח ארוך על ידי ארגון המסמכים החשובים שלך נייר.
בעריכת אליזבת מק'גורי.