מזכירי הליטיגציה מועסקים במשרדי עורכי דין מכל הגדלים. כמה מזכירות לספק תמיכה מנהלית בלבד. עם זאת, מזכירות בחברות רבות לבצע תפקיד היברידי, מתפקדת כמזכיר והן הליטיגציה paralegal.
להלן מספר התפקידים הנפוצים ביותר של מזכיר ליטיגציה בכל מחזור החיים של הליטיגציה.
תפקידי מזכירות משתנים בהתאם המשרד, סוג של הליטיגציה בפועל, ואת הגודל של הצוות.
הקרנת מקרה
בחברות התובע, הצעד הראשון של מקרה הוא סקר את המקרה של הכשרון. האם ללקוח הפוטנציאלי יש סיבה לפעולה? האם קיימים סכסוכים? המזכיר עשוי לסייע בהכנת טופסי ההקרנה ותיאום פגישות ראשוניות בין עורך הדין לבין הלקוח הפוטנציאלי. במקרים מסוימים, המזכיר ישלים הקרנה ראשונית על ידי לשאול את הלקוחות הפוטנציאליים שאלות בטלפון. אם הלקוח חתום, המזכיר יקים קובץ מקרה חדש, ויעביר את חוזה השימור ומסמכים אחרים ללקוח.
חֲקִירָה
במקרים רבים, הצדדים עורכים חקירה לפני הגשת תביעה. חקירה זו עשויה לכלול איתור וראיון עדים, בחינת אתר התאונה ואיסוף מסמכים תיעודיים וראיות אחרות. מזכיר הליטיגציה עשוי לסייע בתהליך על ידי תזמון פגישות וועידות טלפון מטעם עורך הדין, יצירת רשימות עדויות, ארגון ראיות ומסמכים אחרים ויצירת מערכת תיוק אמינה למסמכים אלקטרוניים ומסמכים אלקטרוניים כאחד.
עבירות
אם הוגשה תביעה, יכין המזכיר את הטיעונים בתכנית עיבוד תמלילים. הטיעונים עשויים לכלול זימון, תלונה, תצהירים, בקשות לקבלת אישורים והצעות. מזכיר הליטיגציה יקים לעתים קרובות קלסרים מתחננים המארגנים את כל הטיעונים למקרה מסוים.
המזכיר רשאי להגיש מסמכים אלה לבית המשפט, בין אם באופן אישי או אלקטרוני, אם כי משימה זו מבוצעת לעתים קרובות על ידי שליח משפטי או בית משפט .
תַגלִית
הגילוי הוא השלב הארוך ביותר בתהליך הליטיגציה. במהלך התגלית, מזכיר הליטיגציה רשאי לבצע את כל המשימות הבאות או חלק מהן:
- הכנת מסמכי גילוי במערכת לעיבוד תמלילים, כולל חקירות ובקשות לייצור
- הקלדה, שליחה ומעקב אחר צווי הקצאה
- תזמון תצהירים עם מספר רב של צדדים, כולל עורך דין, לקוחות, עורכי דין מנוגדים וכתבים מבית המשפט
- תזמון בדיקות רפואיות עצמאיות ומינויים אחרים הנדרשים על פי כללי סדר הדין האזרחי
- יצירת קלסרים גילוי; אינדקס והגשת מסמכים גילוי
- ארגון ומסירת מסמכי מקרה
- תזמון בדיקות האתר
- איתור ותקשורת עם מומחים; ארגון והגשת דוחות מומחים
קדם משפט
לאחר תאריך המשפט, המזכירה מסייעת לצוות המשפטי להתכונן למשפט. תפקידו של המזכיר יכול לכלול:
- הקלדה ועיצוב של מסמכי קדם משפט כולל תנועות, תחקירים, צווי זימון ורשימות עדים
- איסוף וארגון תערוכות
- יצירה, ארגון ו / או יצירת אינדקס של קלסרים לניסוי
- עוזר לארגן ניסויים מדומים
- מעקב אחר מועדים ושליחת תזכורות לצוות המשפטי
- Cite- בדיקה ותיקוני הגהה ומסמכים משפטיים
- להבטיח כי המסמכים מעוצבים כראוי בהתאם לכללי בית המשפט
- תיאום עדים
מִשׁפָּט
מזכיר הליטיגציה ממלא תפקיד חשוב במהלך המשפט. תפקידיו עשויים לכלול:
- הכנה, הקלדת ועיצוב מסמכי ניסיון
- תיאום הכנת תרשימים, גרפים, ויזואליים אחרים בבית המשפט
- תזמון שליחים, עיתונאים בבתי משפט ועדים מומחים
- ארגון, תיוק וניהול מסמכים, תערוכות, וכלי ניסוי
- תיאום הסדרי נסיעה עבור עורכי דין, עדים, לקוחות ואחרים
משימות ניהוליות אחרות
עבור מי שעובד בצד ההגנה, מזכירת הליטיגציה תיכנס לעורכי הדין של עורכי הדין והפראגאלים בכל מקרה לתוך מערכת הזמן והחיוב של החברה .
הוא או היא גם לשלוח חשבוניות תקופתיות ללקוח ומעקב על תשלומים מאוחר. משימות כלליות אחרות שמבצע מזכיר הליטיגציה כוללות:
- הפקת מידע על ידי תעתוק, עיצוב, הזנה, אחזור, העתקה והעברה של טקסט, נתונים וגרפיקה
- מעקב אחר תאריכי יעד
- מקבילים ללקוחות, עדים ועורכי דין מנוגדים
- מענה לטלפון
- יצירת גיליונות אלקטרוניים למעקב אחר עלויות, תערוכות ומידע נוסף
- הכתיבה הכתובה
- שמירה על מערכות docket
- ניתוב התכתבות, דוחות ומסמכים משפטיים
- ארגון ועידות לקוח ופגישות עורכי דין
- הכנת דוחות הוצאות
- שמירה על לוח השנה של עורך דין על ידי תכנון ועידות תזמון, teleconferences, תצהירים, נסיעות
- הזמנת אספקה
מזכיר ליטיגציה
ליטיגציה רבים מזכירות להשלים תעודה או תעודת תואר בתוכנית בבית הספר למסחר או מכללה קהילתית. עם זאת, מזכירות עם ארבע שנים במכללה מעלות יש הזדמנויות לקידום ביותר בתוך משרד עורכי דין. הכשרה ליטיגציה מתרחשת לעתים קרובות בעבודה. ליטיגציה מנוסה מזכירים לעתים קרובות לתפקידים אחרים במשרד, כולל המשרד paralegal ואת עמדות המשרד.
מזכיר ליטיגציה מיומנויות וידע
מזכירות הליטיגציה חייבות להיות בעלות מגוון של כישורים בין-אישיים, טכנולוגיים ומשרדיים, כמו גם ידע משפטי ופרוצדורלי. מיומנויות וידע נדרשים כוללים:
- מיומנות עם עיבוד תמלילים, גיליון אלקטרוני, מצגת וזמן תוכנה החיוב; היכרות עם חבילת
- מיומנות בציוד תמלול
- מיומנויות מצוינות בכתב ובעל פה
- הכרת התביעות הליטיגציה המקומיות, הממלכתיות והפדרליות של בתי המשפט והליכי הגשת התיקים
- מיומנות עם מסדי נתונים של מסמכים כגון רינגטיל, סיכום, ואת קונקורדנציה
- חוויית הגשת דואר אלקטרוני
- הכרת נהלי המשרד והמונחים המשפטיים
- חזק כישורי ההקלדה
- מיומנויות ארגון מוצק ומיומנויות ריבוי משימות
- היכולת לתקשר באופן מקצועי עם כל רמות של כוח אדם