כיצד לוחות הפרויקט וקבוצות היגוי תומכים בפרויקט שלך
נתחיל באומרו כי מועצת הפרויקט היא חלק חשוב במבנה הארגוני של כל פרויקט. אם אין לך אחד, אתה צריך לדבר עם המנהל שלך על מקבל אחד להגדיר.
מועצת הפרויקט בראשות נותן החסות, ותכלול בדרך כלל מספר בעלי עניין בכירים נוספים וכן מנהל הפרויקט .
בדרך כלל יש שלושה עד חמישה אנשים במועצת המנהלים. הם כולם בעלי עניין מפתח הפרויקט אנשים שיש להם את היכולת לעשות דברים עבור הפרויקט.
שורה תחתונה: זוהי קבוצה של אנשים נפגשים כדי לסייע לפקח על הפרויקט ולשמור אותו להתקדם בכיוון הנכון.
לוחות הפרויקט מוקמים בתחילת מחזור החיים של הפרויקט ופועלים לאורך הפרוייקט עד שהוא סגור. הבה נבחן את 4 תפקידי המפתח של מועצת הפרויקט.
לוח הפרויקט מספק ממשל
ראשית, מועצת הפרויקט מספקת ממשל קריטי. הם מבטיחים כי המדיניות נשמרים ברמה התאגידית ובתיק או ברמת התוכנית. הם מציעים פיקוח על מה צוות הפרויקט מבצע. הם, יחד עם נותני החסות של הפרויקט, אחראים למסירתו המוצלחת של הפרויקט ותפקידו של הממשל הזה מבטיח שצוות הפרויקט פועל בדרכים אתיות ובתוך גבולות המקובלים בחברה.
הם עושים זאת על ידי חקירת מנהל הפרויקט ומספקת עזרה ותמיכה.
לוח הפרויקט מספק כיוון
לעתים קרובות יש לקבל החלטות על פרויקט, וחלקן ייפלו מחוץ לתחום של מנהל הפרויקט. כאשר מנהל הפרויקט אינו מסוגל לקבל את ההחלטה, וזה משהו שיש לדון עם בעלי העניין יותר מאשר רק נותן החסות, זה ילך מועצת הפרויקט.
התפקיד שלהם הוא לשמור על הפרויקט על ידי מתן הכיוון המתאים עבור הקבוצה. הם תורמים לקביעת החזון בתחילת הפרויקט ולשמור על הפרויקט על המסלול לאורך.
לוח הפרויקט מקבל החלטות
מועצת הפרויקט היא בראש ובראשונה גוף קבלת החלטות. תפקידם הוא לקבל את ההחלטות לשמור על הפרויקט נע קדימה על ידי הסרת החסימה בעיות לעזור למנהל הפרויקט לראות מסלול ברור להשלמה מוצלחת.
מנהל הפרויקט יגיש המלצות ללוח הפרויקט. זה יכול לכלול המלצות לכתובת:
- סיכונים, כגון תוכניות הפחתת סיכונים להתמודדות עם אתגרים אפשריים
- נושאים
- בעיות במיקור חוץ, כמו לא שיש את חברי הצוות הנכון זמין
- עיכובים בלוח הזמנים
- חריגות בתקציב.
מועצת הפרויקט לא בהכרח חייבת לפעול על פי המלצת מנהל הפרויקט. כקבוצה, הם יכולים לבוא עם הצעות אחרות על הדרך קדימה, ולעתים קרובות הם עושים. זה לעתים קרובות כי יש להם תמונה גדולה יותר, להציג את החברה של הסביבה של הפרויקט מאשר מנהל הפרויקט עושה, כך שהם יכולים לראות מסלולים חלופיים לבחור את אחד הטובים ביותר באותו זמן.
מועצת הפרויקט אישרה הוצאה
לבסוף, מועצת הפרויקט אישרה את התקציב הכולל.
כל הזמנת רכש או פריט תקציב מנוהלת בדרך כלל על ידי מנהל הפרוייקט: אינך צריך לגשת ללוח הפרויקט שלך כדי לקבל כל חשבונית שנחתמה לתשלום.
עם זאת, ברמת הפרויקט הכולל, מועצת הפרויקט יש תפקיד ראשון לאשר איך אתה הולך להוציא את הכסף (התקציב שלך תוכניות) ולאחר מכן בניטור ההוצאות השוטפות כדי להבטיח את הפרויקט על המסלול.
כמו כן, עליך לצייר על הפרויקט כאשר נראה כי אתה צריך להשקיע קרנות חירום או עתודות ניהול. הם יכולים להסמיך overspends ולעזור צוותי הפרויקט גישה כספים נוספים שבהם זה יכול להיות מוצדק.
באופן כללי, מועצת הפרויקט מספקת פונקציה של ניהול ופיקוח חיוניים עבור צוות הפרויקט. הכיוון שלהם ואת העצה לסייע למנהל הפרויקט להנחות את הפרויקט בכיוון הנכון, והם ממוקמים באופן מושלם לשלב ולעזור אם משהו מתחיל להשתבש.