ארגונים ממשלתיים מתחייבים פרויקטים כאשר חלק היבט של ביצוע העבודה של העם צריך לשנות. על פי מכון ניהול הפרויקטים , פרויקט הוא "פעילות קבוצתית זמנית שמטרתה לייצר מוצר, שירות או תוצאה ייחודיים". כאשר פרויקט משנה את האופן שבו הארגון עושה עסקים, מוצרי הקצה של הפרוייקט משולבים בעבודה היומיומית ולכן משפרים את של הארגון לנצח.
זה אולי נשמע קל, אבל זה לא. שינוי קשה, ופרויקטים יכולים לרוץ מהפסים בקלות רבה. כל יום מביא אתגרים המאיימים על התקדמות הפרויקט ועל הצלחתו. כדי להתמודד עם סכנה זו, פרויקטים צריכים אלמנטים מרכזיים מסוימים. עם הפריטים הבאים במקום, פרוייקט יש סיכוי גדול להצלחה.
01 נותן חסות של פרוייקט מחויב
חסות הפרויקט יש ארבע חובות עיקריות הקשורות לפרויקט. ראשית, נותנת החסות את הפרויקט. הוא או לעודד את צוות הפרויקט בפומבי ובפרטיות. שנית, נותן החסות תומך במנהל הפרויקט . כאשר מנהל הפרויקט צריך מכשולים מוסר, הוא או היא קוראת על החסות לעזרה כי נותנת החסות יש את הכוח הארגוני כדי לגרום לדברים לקרות. שלישית, נותן החסות מיישר משאבים על-ידי אספקתם ישירות או עבודה עם אנשים ברמה גבוהה אחרים כדי לקבל משאבים. כאשר נותן החסות הוא אלוף חזק לפרויקט, עמיתים של החסות נוטים יותר לתרום משאבים משמעותיים. רביעית, נותן החסות מקל על קבלת החלטות. כאשר צוות הפרויקט bogs למטה, נותן החסות יכול מתווך את ההחלטה או שטוח החוצה לקבל את ההחלטה.
נותני החסות נשארים מעודכנים באמצעות תקשורת מתמדת עם מנהל הפרויקט. שני עובדים יחד כדי לקבוע מתי החסות צריך צעד פנימה יותר בכוח לממש את החסות של אחריות לתמוך מנהל הפרויקט. לדוגמה, מנהל פרויקט יכול לקבל קושי בקבלת מידע ממחלקת הכספים של הארגון. נותן החסות של הפרויקט יכול לפנות למנהל הכספים הראשי על המצב ולבקש שהמשימה של קבלת המידע תעמוד בראש סדר העדיפויות מעל למתחרים המתחרים.
02 מטרות ברורות טווח
לפני העבודה על הפרויקט נעשה או אפילו מתוכנן, נותני החסות הפרויקט חייב לבטא את המטרות ואת היקף הפרויקט. המטרות הן הדברים הגדולים שהפרויקט אמור להשיג. קח פרויקט שיפור תוכנה, למשל. מחלקת משאבי אנוש משתמשת תוכנה ידועה להתאמה אישית העסק לנהל משכורות. הארגון רוצה להוסיף מודול לניהול למידה. מטרות הפרויקט הן להתאים אישית את תוכנת ניהול הלמידה לצרכים העסקיים של הארגון ולשלב אותו עם מערכת השכר הקיימת.
ההיקף מגדיר את הפרמטרים של הפרויקט. המשך בדוגמה של פרוייקט תוכנה; היקף הפרויקט מוגבל להצגת מערכת ניהול הלמידה ולשילובו עם מערכת השכר. פעמים רבות, זה עוזר לזהות דברים שאינם בהיקפים כדי להבין מה הוא בהיקף. עבור פרויקט זה, הוספת מודולים אחרים היא מחוץ לתחום. מחלקת החשבונאות לא יכולה לבוא למנהל הפרויקט ולבקש חיוב, חשבונות חייבים או חשבונות חייבים מודולים.
הוספת מודול פעם הפרויקט הוגדר מאפשר זחילה היקף . טוב הפרויקט נותני החסות ומנהלי הפרויקט לשמור מפני היקף השרץ והם מאוד מסרבים להוסיף היקף הפרויקט באמצע. הגדלת היקף הפרויקט מגדילה את הצורך של הפרויקט במשאבים כמו זמן וכסף. בנוסף, עבודה על היקף נוסף מעמיד את איכות המוצרים בעבודה בסיכון.
03 מנהל פרויקט טוב
מנהלי פרויקטים בדרך כלל יש את התכונות הבאות המסייעות להם להעביר את הפרויקט יחד. מנהלי הפרויקטים הם מתכננים. הם חושבים על רצף העבודה ויודעים מה צריך לקרות אחרי שהשלימה הקבוצה את המשימה בהישג יד. הם עושים תוכניות טובות, אבל גם יודעים מתי להיות גמישים ולהסיט מתוכנית. מנהלי פרויקטים הם אמינים. עם ההצלחה שלהם בהתאם לעבודה של אחרים, מנהלי פרויקטים צריכים אנשים לסמוך כוונות טובות שלהם ואת היכולת. אמון חשוב במיוחד ביחסים בין מנהל הפרויקט לבין חסות הפרויקט. מנהלי פרויקטים נוטים להיות מוחצנים משום שרובם המכריע של עבודתם כרוך בתקשורת.
הם מחזיקים אנשים אחראים להתחייבויות שלהם. הנה דוגמא. מנהל צוות הפרויקט אמר למנהל הפרויקט כי חבר הצוות יכול להקדיש ארבע שעות בשבוע לפרויקט. חבר צוות זה החמיץ שתי פגישות שבועיות ברציפות ולא עשה שום התקדמות על המשימות שהוקצו שלו במבנה פירוק העבודה. לאחר הפגישה הראשונה שהתפספסה, נפגש מנהל הפרויקט עם חבר הצוות כדי לדון בהיעדרות ובהחמצות. חבר הצוות אמר שיש לו סדרי עדיפויות דחופים יותר. מנהל הפרויקט חשד שזה לא היה נכון, אז אחרי הפגישה החמיצה השנייה, מנהל הפרויקט נפגש עם המפקח של חבר הצוות. המנחה אמרה למנהל הפרוייקט שהיא תוודא שההתנהגות של חבר הצוות תסתובב.
04 בעלי עניין מעורבים
בעלי העניין בפרויקט הם אנשים שיש להם עניין בהצלחת הפרויקט אך אינם חברים בצוות הפרויקט. הם לא חושבים על הפרויקט על בסיס יומיומי כמו מנהל הפרויקט או חברי צוות הפרויקט לעשות, אבל הם רוצים להיות לולאה על החלטות מפתח ההתקדמות הכוללת כלפי מטרות הפרויקט.
לבעלי העניין יש מוטיווציה משלהם להישאר מעודכנים בפעילות הפרויקט, אך באחריותו של מנהל הפרויקט להביא אותם לקפל בדרכים המקדמות את מטרות הפרויקט. במקרים רבים, עושה את זה כרוך איזון עדין בין מקבל יותר מדי קלט מקבל קלט מעט מדי. בעלי העניין לא יכולים לשקול על כל החלטה. זה היה bog את הפרויקט ולהפוך כל החלטה להילחם. לעומת זאת, בעלי העניין לא יכול להיות סגור כי היבט גדול של כמעט כל פרויקט הוא סיפוק בעלי העניין.
05 חברי צוות ייעודי לפרויקט
חברי צוות הפרויקט לבצע את העבודה של הפרויקט. פעמים רבות, חברי צוות הפרויקט מוקצים לפרויקט על גבי תפקידים קבועים שלהם כלומר אין ירידה בעבודה אחרים כדי לפצות על עבודות נוספות שהובאו על ידי הפרויקט. מנהלי פרויקטים יכולים לסייע לחברי הצוות לנהל משא ומתן עם המפקחים שלהם בנושא זה, אך למנהל הפרויקט אין שליטה על תחומי האחריות של חברי צוות הפרויקט מחוץ לפרויקט.
מסירות חברי הצוות לפרויקט היא בעלת ערך רב. ללא מסירות, מועדים להחליק, מוצרי עבודה הם לא באיכות טובה. חברי צוות ייעודי מוטיבציה להשיג את מטרות הפרויקט בזמן, במסגרת התקציב ועד ציפיות איכות.