1. אכפת נימוסים שלך
גם בעולם שבו אנו ממהרים לעשות דברים מהר ככל האפשר על מנת לעבור למשימה הבאה, לקחת את הזמן להשתמש נימוס טוב הדוא"ל שלך.
אל תזניח לומר "בבקשה" ו "תודה".
כאשר אתה פונה לאנשים שאתה לא מכיר היטב או בכלל, או עם מי יש לך רק יחסים רשמיים, כתובת אותם על ידי הכותרת שלהם ואת שם המשפחה, אלא אם כן הם ביקשו ממך לעשות אחרת. לדוגמה, נאמר "מר וייט היקר" או "גברת גריי היקרה". אם אתה משיב להודעת דוא"ל ושולח ההודעה המקורית חתם עליה עם השם הפרטי שלו בלבד, אז אתה יכול להניח בבירור שזה בסדר לטפל בהם באותו אופן.
2. צפה בצליל שלך
Tone הוא איך אתה, בתור סופר, יכול לבטא את הגישה שלך בהודעת דואר אלקטרוני. זה משפיע על איך זה מתקבל. אתה בדרך כלל רוצה לוודא לבוא אל הנמען מכובד, ידידותי, נגיש. אתה לא רוצה להישמע קצר או תובעני. קרא את ההודעה שלך מספר פעמים לפני שתשלח את ההודעה.
כאשר כותבים למישהו שאיתו התקשרת בעבר, התחל לומר משהו ידידותי כמו "אני מקווה שאתה טוב." בעוד emojis עשוי לעזור לך להעביר את הטון בקלות רבה יותר, להימנע משימוש בהם דוא"ל מקצועי אלא אם כן אתה כותב למישהו שאיתו יש לך מערכת יחסים מאוד פורמלי.
לעולם אל תשתמש בהם בעת כתיבה למעסיק פוטנציאלי.
זה תמיד נחשב כללי התנהגות דוא"ל גרועים לכתוב דוא"ל או חלק אחד בכל אותיות רישיות. זה יגרום לך להיראות כאילו אתה צועק.
3. להיות תמציתית
אנשים עסוקים אין זמן או נטייה להשקיע יותר מדקה קריאת דוא"ל בודדת.
אם ברצונך לאפשר לנמען לקרוא את ההודעה במהירות, ועדיין להבין אותה, עליך לשמור אותה בקצרה.
אבל אל תשאירו פרטים רלוונטיים. ודא את ההודעה שלך בבירור conveys הסיבה שלך לכתיבת אותו מלכתחילה. אף אחד לא חוסך זמן אם בסופו של דבר יש לך קדימה ואחורה בזמן שאתה מנסה להסביר את הפרטים שהשמיט.
4. הימנע מקיצורים באמצעות הודעות טקסט
למרות שאתה רוצה לחסוך זמן, אתה לא צריך להשתמש קיצורים קצרים הדוא"ל המקצועי שלך. אם אתה טקסט הרבה, כמו אנשים רבים עושים, אתה עשוי להיות רגיל להשתמש סוג של קצרנות לדבר עם החברים שלך. לדוגמה, אתה יכול להשתמש "u", "ur" ו "plz" במקום "אתה", "שלך", "בבקשה". לקיצורים אלה אין מקום בהתכתבות עסקית, אלא אם כן המקבל הוא אדם שאיתו יש לך יחסים לא רשמיים.
5. השתמש כתובת דוא"ל מקצועי
לקבלת הודעות הקשורות לעבודה הנוכחית שלך, השתמש תמיד בכתובת הדוא"ל שהמעסיק שלך הקצה לך. עם זאת, לעולם אל תשתמש בה כדי לשלוח הודעות שאינן קשורות לתפקיד שלך, לדוגמה, אם אתה מחפש הודעה חדשה. במקום זאת, השתמש בחשבון אימייל אישי.
אם אין לך חשבון אישי, לדוגמה, החשבון שמספק שירות האינטרנט שלך בעת שנרשמת לשירות, קבל חשבון דוא"ל ללא תשלום.
השתמש ב- Gmail או בשירות אחר כדי להגדיר כתובת שנשמעת מקצועית. אל תשתמש במשהו טיפשי או מרמז. השם הראשוני ושם המשפחה או השם המלא הם אפשרויות מתאימות.
6. אל תשכח איות דקדוק ספירה
זה הכרחי כי אתה הגהה הדוא"ל שלך בזהירות. לעולם אל תזניח את הצעד הקריטי הזה, לא משנה כמה אתה עסוק. הדברים שאתה רוצה להיות קשובים הם איות נכון דקדוק תקין. בנוסף לאיית מילים נפוצות כראוי, אתה גם רוצה לאיית שמות של אנשים נכון, כולל זה של הנמען שלך ואת שם החברה שלו או שלה.
היזהר להסתמך יותר מדי על בודקי האיות. הם עלולים שלא להבחין באיות שגוי של מילים כאשר נעשה שימוש שגוי. לדוגמה, בודק איות לא יסמן את המילה "אל" במשפט, "אני צריך לשאול שאלות בשבילך", למרות שבמובן זה, זה צריך להיות "שניים". בדוק איות כפול אתה בטוח על ידי שימוש במילון מקוון חינם כמו Merriam-Webster.