כיצד לכתוב הודעות דוא"ל אפקטיביות

ראשית, שקול את המסר ואת מקבל

לאחר מכן, שקול את נקודת המבט של הנמען. איזה מידע הוא צריך לנקוט או להבין את המסר שלך? תן את המידע הדרוש (אך לא מוגזם) רקע. כמו כן, זכור כללי התנהגות מתאימים עבור הנמען המסוים הזה. סמלי הבעה וקיצורים, כגון OMG או LOL, אינם מתאימים ליישומי עבודה ולרוב הדוא"ל העסקי.

02 כתוב שורת נושא לדוא"ל

כאשר אתה כותב דוא"ל, לא לכתוב משהו מעורפל בשורת הנושא כמו "היי" או "עבודה ב- Home עבודות" או להשאיר אותו ריק. הודעות דוא"ל עם סוג זה של שורת הנושא יש סיכוי טוב לסיים את תיבת דואר זבל של הנמען או פשוט התעלמו. אם אתה פונה לקבלת עבודה, שים את שם המיקום בשורת הנושא. אם הדוא"ל הוא לעמית, להפוך את שורת הנושא שלך ביטוי קצר מסכם את מטרת ההודעה. יתרון נוסף לכתוב שורת תיאור תיאורי הוא שזה יהיה לך קל יותר למצוא בתיבת הדואר הנכנס שלך אם אתה צריך לחפש את זה מאוחר יותר. משהו עם קו דוא"ל כמו "שאלה" לא יהיה מועיל, אם כי.

03 לברך את הנמען כראוי

אם אתה יודע את שם הנמען שלך אבל לא מכיר אותו באופן אישי או אותה, לברך באמצעות כותרת, למשל. גב 'ברונלי היקרה. (השתמש "גברת" לנשים כאשר לא בטוח אם "גברת" או "מיס" מתאים.) אם אינך בטוח לגבי מין, פשוט להשתמש בשם הפרטי ושם המשפחה, כלומר, כריס סמית היקר. אם אתה לא יודע את שמו של האדם, להתחיל את הדוא"ל שלך ללא ברכה או להשתמש ברכה פשוטה, למשל. שלום, ברכות, מנהל יקר, וכו '

אם הדוא"ל הוא לעמית או למישהו אחר שאתה מכיר, השתמש בשם שבו תשתמש באופן אישי או בטלפון.

04 השתמש דקדוק נכון פיסוק

חשוב מאוד להשתמש בדקדוק נכון בדוא"ל. במודע או בתת מודע, הקוראים להעניש שולחים שגיאות דקדוק.

• ריצות הפעלה - כאשר אתה כותב הודעת דוא"ל, אל תחסוך את התקופות. ההשהיה הקטנה הזאת מעניקה לקוראים זמן לקחת את המלים "משמעות". משפטים קצרים מאפשרים יותר מההפסקות הזעירות האלה. לפרק משפטים ארוכים גם כאשר הם לא מבחינה טכנית לרוץ על משפטים.
• פסיקים - פסיקים מעטים מדי או יותר מדי יכולים להיות מבלבלים. למד להשתמש בפסיק כראוי.
• הסכם נושא - משפט - משפטים עם סוג זה של שגיאה הם דגלים אדומים עבור מעסיקים המבקשים מועמדים עם מיומנויות תקשורת טובות. סקור את הכללים להסכם נושא-הפועל.

05 בדיקת איות והיוון

השתמש בודק איות, אבל לא לסמוך על זה. בודק איות לא יתפוס "הם" עבור ה "" או "שם" עבור "שלהם", וסוג שגיאה זה מציין חוסר זהירות. אל תשתמש בקיצורים בטקסטים כגון "u" עבור "you" או "tho" עבור "."

השתמש באותיות רישיות נכונות. רוב האנשים יודעים לנצל את תחילת המשפט ואת שמות עצם, אבל רבים אינם עושים זאת במיילים. הראה כי לא אכפת לך לקחת את זה חלק נוסף של שנייה להכות את מקש Shift. מצד שני, יותר מדי אותיות גדולות יכולות להסיח את דעתו של הקורא. הימנע מכתיבת ביטויים בכל הכובעים (אשר רבים לפרש כמו המקבילה של צרחות אדם), כמו גם capitalizing, רק עבור הדגש, את האות הראשונה של מילים שאינן בתחילת המשפט או שמות עצם.

06 השתמש עיצוב פשוט בדוא"ל

זכור שתוכניות הדוא"ל מוצגות כולן באופן שונה. מה שנראה מיושר לחלוטין על המסך שלך עשוי לפעול יחד על מישהו אחר. מסיבה זו, הימנע מהדבקה של מסמך עיבוד תמלילים מעוצב, כגון קורות חיים או מכתב כיסוי, בהודעת דוא"ל. השתמש במסמכים כתובים בפורמט טקסט רגיל.

הפוך פסקאות קצרות. כמו תקופות, פסקאות הפסקה לתת את העין של הקורא לנוח. מישהו לקרוא דוא"ל בטלפון סלולרי ייהנו פסקאות קצרות. אבל הקפידו להמשיך בכללים בסיסיים לגבי פסקאות.

07 להיות תמציתית

Meandering מיילים כי לקבור את הנקודה להגיע הציג בסופו של דבר נשכח. או גרוע מכך, הם עלולים להיות misunderstood. הפוך את המטרה ברורה, באמצעות שפה תמציתית.

• לחסל Wordiness - לכתוב עם פעלים פעילים. "ג'ק שלח לי את הטפסים" משתמש הפועל פעיל. "הטפסים נשלחו לי על ידי ג'ק" הוא פסיבי. הצורה הפסיבית משתמשת רק בכמה מילים נוספות, אבל זה מוסיף. יותר מזה, זה דורש הקוראים לסדר מחדש את הרעיונות בראש שלהם.
• היצמד לנקודה - להתנגד לפיתוי להוסיף מידע או רעיונות אחרים. שמור אלה עבור דוא"ל נוסף.
• השתמש נקודות כדור - אלה מאפשרים לקורא שלך להשתמש רמזים חזותיים כדי לקחת את מה שחשוב. אבל אם יש ספק לגבי איך קליעים יציג, השתמש כוכביות או מקפים כדי ליצור כדורים.

08 שלח אימייל כראוי

אם כתובת האימייל שלך מוגדרת כברירת מחדל לחתימה רגילה, ודא שהיא מתאימה לדוא"ל מסוים שאתה שולח. חתימות עם הצהרות פוליטיות או שמות וגילים של הילדים שלך הם בסדר עבור דוא"ל אישי, אבל לעבודה להשתמש חתימה פחות אישית. בהתאם העבודה שלך ואת המעסיק שלך, אתה עדיין יכול להתאים אישית את חתימת הדוא"ל שלך עם ציטוט. בחר משהו שאינו שנוי במחלוקת. אם אתה שואל על עבודה, השתמש בחתימה שלך כדי לספק פרטי קשר מתאימים ללא כל הצעות מחיר או התאמה אישית נוספת.

09 Reread / לחשוב מחדש לפני להכות שלח

בדוק שגיאות כתיב ופיסוק לפני שתלחץ על שלח. אם אתה מוצא שגיאה בדוא"ל עבור יישום עבודה, תקן אותו ולאחר מכן קרא שוב לפני שתלחץ על שלח. אבל גם לקרוא מחדש עבור תוכן. אם הדוא"ל שלך הוא ארוך, לחשוב על דרכים לעשות את זה יותר תמציתי. ואם הדוא"ל שלך שנוי במחלוקת או נכתב בכעס, פגע לשמור לא לשלוח. לחזור אליו כמה שעות או יום לאחר מכן ולראות אם אתה עדיין רוצה לשלוח אותו.

זה אולי נשמע כמו הרבה לעשות לפני שליחת דוא"ל, אבל אם אתה שולח הודעות דוא"ל יעיל יותר יעיל בארגון הדוא"ל שלך, תמצא לך למעשה יש יותר זמן לא פחות.