כיצד לעצב מכתב עסקי

מכתב עסקי הוא מסמך רשמי שנשלח לעתים קרובות מחברה אחת לאחרת או מחברה ללקוחותיה, לעובדיה ולבעלי העניין שלה, לדוגמה. מכתבים עסקיים משמשים התכתבות מקצועית בין אנשים, גם. למרות הדוא"ל השתלטו כצורה הנפוצה ביותר של התכתבות, מודפס אותיות עסקיות משמשים עדיין עבור סוגים חשובים רבים, רציני של התכתבות, כולל מכתבים התייחסות , אימות תעסוקה , הצעות עבודה , ועוד.

כתיבת מכתב עסקי יעיל ומלוטש יכולה להיות משימה קלה למעקב, כל עוד אתה מקיים את הכללים שנקבעו עבור פריסה ושפה. מבין כי הנמען שלך קורא כמות משמעותית של התכתבות על בסיס קבוע ויעדיפו היטב להורג אותיות ללא שגיאות הקלדה ושגיאות דקדוק. כלל אצבע טוב הוא הגהה זה פעמיים ולאחר מכן יש עמית לבדוק את זה כדי להבטיח שום דבר לא החמיץ.

סעיפים של מכתב עסקי

כל קטע של המכתב שלך צריך לדבוק בפורמט המתאים, החל את פרטי הקשר שלך ואת זה של הנמען שלך; דִברֵי בְּרָכָה; גופו של המכתב; סְגִירָה; ולבסוף, החתימה שלך.

פורמט מכתב עסקי

להלן פורמט מכתב העסק המסורתי, עם טיפים על איך מסגרת זה מבוסס על הקשר שלך עם הקורא ומה התוצאה הרצויה שלך.

פרטי הקשר שלך :
השם שלך
הכתובת שלך
מספר הטלפון שלך
כתובת הדוא"ל שלך

תַאֲרִיך

פרטי הקשר של הנמען:
שמם
הכותרת שלהם
החברה שלהם
כתובת החברה

ההצדעה :

• השתמש " למי הוא עשוי דאגה ", אם אתה לא בטוח מי אתה פונה.
• השתמש בהמלצה הפורמלית "מר היקר / מ.ד. [שם משפחה], "אם אינך מכיר את הנמען.
• השתמש "יקר [שם פרטי]", רק אם יש לך יחסים לא רשמיים עם הנמען.

הגוף

יסודות עיצוב:

• השתמש בקווים חד-ספריים עם רווח נוסף בין כל פסקה, לאחר ההצדעה, ומעל לסגירה.
• שמאלה להצדיק את המכתב שלך (נגד השוליים שמאל).

להכות את הטון הנכון:

הפוך את מטרת המכתב שלך ברור באמצעות שפה פשוטה וממוקדת, שמירה על הפסקה קצרה הפסקה. אתה יכול להתחיל עם, "אני כותב בהתייחסות ..." ומשם, לתקשר רק מה שאתה צריך להגיד.

הפסקאות הבאות יכללו מידע שנותן לקורא שלך הבנה מלאה של המטרה שלך (ים), אך להימנע משפטים מתפתחים מילים ארוכות ללא צורך. שוב, לשמור את זה תמציתית כדי לשמור על תשומת הלב שלהם.

אם הכוונה שלך היא לשכנע את הנמען - להשקיע כסף, לתת לך הפניה, לשכור אותך, שותף איתך, או לתקן בעיה - ליצור מקרה משכנעת עבור הגורם. אם, למשל, אתה רוצה את הקורא כדי חסות אירוע צדקה, לזהות כל חפיפה עם המטרות הפילנתרופיות של החברה שלהם. לשכנע את הקורא כי עוזר לך יהיה תועלת הדדית, ואתה יגדיל את הסיכויים שלך לזכות בתמיכתם.

שמור על סגירת הפסקה לשני משפטים. כל שעליך לעשות הוא לחזור על הסיבה שלך בכתב ולהודות לקורא על שוקל את בקשתך.

סגור חינם :
כמה אפשרויות טובות הסגירה שלך כוללים:

• בכבוד רב,
• בכבוד רב,
• בלבביות,
• בכבוד רב,

אם המכתב שלך פחות רשמי, שקול להשתמש ב:

• כל טוב,
• הטוב ביותר,
• תודה,
• בברכה,

החתימה:

כתוב את החתימה שלך בדיוק מתחת לסגירה שלך והשאיר ארבעה רווחים בודדים בין הסגירה לבין השם המלא, השם, מספר הטלפון, כתובת האימייל שלך וכל מידע ליצירת קשר אחר שברצונך לכלול. השתמש בפורמט הבא:

חתימתך בכתב יד

שם מלא
כותרת

שליחת מכתב דוא"ל עסקי

אם אתה שולח מכתב דוא"ל, החתימה שלך תהיה שונה במקצת . במקום לכלול את פרטי הקשר שלך בכותרת המכתב, רשום אותו מתחת לחתימתך. לדוגמה:

בכבוד רב,

שם פרטי שם משפחה
כותרת
הכתובת שלך
מספר הטלפון שלך
כתובת הדוא"ל שלך

כלול את הנושא שאתה כותב על שורת הנושא של הדוא"ל, כך שהקורא ברור למה אתה שולח את ההודעה.

כתיבת מכתב עסקי טיפים

תוכל למצוא טיפים מפורטים יותר בהנחיות אלה כיצד לכתוב מכתב עסקי , כולל בחירת גופן, בחירת שוליים ועיצוב המכתב כראוי.

זה תמיד עוזר להסתכל על דוגמאות כדי לקבל רעיונות התכתבות משלך. סקירת מכתבי מכתבים, כולל מכתבי כיסוי, ראיון מכתבי תודה, מכתבי מעקב, מכתבי קבלה ודחיית עבודה, מכתבי התפטרות, מכתבי הערכה ודוגמאות נוספות הקשורות לעסקים ולתעסוקה.