לפני שתכתוב - או תסיים - את המכתב העסקי הבא שלך, קח קצת זמן כדי לסקור כיצד לעצב את המכתב, מתוך בחירת גופן לסגנון, יחד עם אילו salutations ו-חתימות מתאימות לשימוש.
פורמטים שונים עבור מכתבים עסקיים
הערה על פורמטים עבור מכתבים עסקיים. ישנם שלושה סגנונות בסיסיים של מכתבים עסקיים:
- פורמט בלוק: בסגנון זה, כל הטקסט נשאר מוצדק. דלג על שורה אחת בין כל מקטע.
- תבנית בלוק שונה: רוב התוכן נשאר מוצדק בסגנון זה, בדיוק כמו במכתב גוש החסימה. להלן החריגים: עבור פרטי הקשר שלך וסגירה חינם, הכרטיסייה אל מרכז הדף, ולכתוב שם מידע.
- פורמט חצי בלוק: גם לפעמים המכונה פורמט בלוק מוזח, סגנון זה זהה לפורמט בלוק שונה, אלא שיש לו כל סעיף מוזח.
כל הסגנונות האלה מקובל לשימוש במכתב עסקי, אבל מאז הכללים עבור פורמט בלוק כל כך ברורה, זה יכול להיות הבחירה קל יותר לבחור.
תוכניות עיבוד תמלילים רבות יהיו תבניות זמינות כדי לעזור לך לעצב את המכתב שלך כראוי. בכל פורמט שתבחר, הקפד על שטח אחד את האות, ו לדלג על רווח בין כל סעיף סעיף.
מראה מקצועי
ההופעה חשובה! מכתב עסקי הוא חתיכת מקצועי של התכתבות, אבל זה לא ייתפס ככה אם תבחר גופן מטורף או יש הרבה שגיאות הקלדה.
הנה כמה הנחיות לביצוע:
- בחר גופן וגודל מתאים .
- הימנע שפה מזדמנים או סלנג.
- מנע שגיאות הקלדת שגיאות דקדוק על ידי הגהה בזהירות.
- אם אתה מדפיס את המכתב, שקול לבחור נייר באיכות גבוהה. לא משנה מה הנייר תבחר, לקפל את המכתב בזהירות לפני הצבת אותו במעטפה. אם אתה יכול, הקלד את כתובת הנמען על המעטפה; אם זה לא אפשרי, להשתמש בכתב היד הנדיב ביותר שלך.
תבנית המכתב העסקי הבאה מפרטת את המידע הדרוש לך כדי לכלול במכתב עסקי.
תבנית מכתב עסקי
מידע ליצירת קשר: כלול את פרטי הקשר שלך בסדר הבא.
אם אתה משתמש בנייר מכתבים מותאם אישית הכולל מידע זה, השאר סעיף זה.
השם שלך
הכתובת שלך
העיר שלך, המדינה, מיקוד
מספר הטלפון שלך
כתובת הדוא"ל שלך
תאריך: בארצות הברית, הפורמט לכתיבת התאריך הוא חודש, תאריך ושנה. לדוגמה, 3 בספטמבר 2017 . לא לקצר את החודש.
מידע ליצירת קשר: כלול את פרטי הקשר של האדם שאליו אתה כותב. אם אין לך שם ספציפי, להשאיר את זה.
שֵׁם
כותרת
חֶברָה
כתובת
עיר, מדינה, מיקוד
המלצה: להתחיל את המכתב עם ברכה, כגון "יקר" ואחריו את הכותרת ואת השם.
ראה דוגמאות נוספות של ברכות מתאימות לשימוש במכתב עסקי , וכן עצות לגבי מה לעשות אם אין לך איש קשר ספציפי. עקוב אחר שם האדם עם נקודתיים.
מר היקר /. שם משפחה:
גוף של מכתב עסקי
שמור על המכתב שלך פשוט וממוקד, ולכן המטרה של המכתב שלך הוא ברור.
הפסקה הראשונה של מכתב העסק שלך צריך לספק מבוא למה אתה כותב. לאחר מכן, בפסקאות הבאות ניתן לקבל מידע נוסף ופרטים על בקשתך. הפסקה האחרונה צריכה לחזור על הסיבה שאתה כותב ולהודות לקורא לבדיקת הבקשה שלך.
יחיד שטח המכתב שלך להצדיק את המכתב משמאל. השאירו קו ריק בין כל פסקה.
בכבוד רב,
חֲתִימָה:
חתימה בכתב יד (למכתב שנשלח בדואר)
חתימה מודפסת
אם אתה לא בטוח מה לכתוב את הגוף של מכתב עסקי, עיין אלה חיפוש עבודה לדוגמה ומכתבים התעסוקה עבור השראה.
שקול להשתמש בתבנית
המום על ידי כל השלבים המעורבים בעיצוב מכתב מכתבים עסקיים? תבנית יכולה לעזור. תבניות אותיות של Microsoft זמינות להורדה בחינם עבור משתמשי Microsoft Word או זמינות בתוכנית Word שלך, לשימוש כדי ליצור מגוון של מכתבים עסקיים ותעסוקה.