ניהול התוכנית היא בחירה קריירה מתגמלת היטב. אבל זה יכול להיות תפקיד מאתגר גם כן.
הנה עשרה דברים שכל מנהל תוכנית חדש צריך להיות מודע לפני תחילת התפקיד.
ניהול התוכנית אינה זהה לניהול פרויקטים
ניהול פרויקטים מקובל להיות כל על תכנון העבודה, ארגון המשימות ואת המשאבים, שליטה בתהליך ומספקת מטרה מסוימת.
בין אם מדובר בפתיחת משרד חדש, שיגור אפליקציה חדשה או בניית אצטדיון אולימפי, לפרויקטים יש התחלה מוגדרת, אמצע וסוף ומערכת ברורה של מטרות.
תוכניות שונות במקצת. אתה עדיין צריך אנשים מארגנים את המשימות, ניהול משאבים, עבודה באמצעות תהליכים וכן הלאה, אבל הם מדווחים לך בתור מנהל התוכנית. יש הרבה פחות מתקתק משימות כמו להשלים על תוכנית הפרויקט, אבל הרבה יותר אסטרטגי בניית מערכת יחסים.
ניהול התוכנית הוא שמירה על השינוי כולו טרנספורמטיבי על המסלול כדי לספק משהו בעל ערך לארגון לאורך זמן. בלי שמישהו מתנהג כמנהל התוכנית, כל מה שיש לך הוא סדרה של פרויקטים המספקים בזמנים אקראיים וללא נושא מאחד. מנהל התוכנית הוא האדם שמביא את כל זה ביחד.
יש אי ודאות ... להתמודד עם זה
התוכניות אינן בטוחות. בזמן שאתה יכול לדעת מה התמונה הגדולה היא, זה רק הצהרה חזון כשאתה מתחיל.
הדרך המדויקת של איך להגיע לשם ומה פרויקטים יידרשו במהלך חמש השנים הבאות ... ובכן, זה משהו שאתה צריך לעבוד כמו שאתה הולך.
תתחיל עם תכנון מפורט עבור מה שאתה יודע ולבנות תמונה של איך לטפל בשאר זה כמו שאתה מתקרב. בהדרגה להרחיב את האופקים תכנון ואספקה עד שאתה לא יכול להמשיך הלאה.
לחסום את הזמן במרווחי זמן קבועים לתכנן את השלבים הבאים. ניתן גם להשתמש בהזדמנות זו כדי להבטיח שאתה עדיין על המסלול כדי לספק ערך עסקי.
תיזהר על שחיקה
בעוד פרויקט עשוי להסתיים בתוך שנה בערך, תוכניות יכול למתוח עוד ועוד. עבודה פירוק גרעיני באתר Sellafield של בריטניה יש משלוח אבני דרך עד 2025 ומעבר, למשל.
מנהלי התוכנית צריכים להגן על הצוות שלהם מפני שחיקה. אתה לא יכול לעבוד במהירות הגבוהה ביותר עבור אורך זמן זה, כדי להבטיח את חברי הצוות לקבל השבתה נאותה. זה צריך להיות שתי תקופות של זמן שקט בעבודה עם פחות תוצרים וזמן מספיק מחוץ למשרד לחופשות.
ניהול חופשה חולה מקרוב, לצפות דוחות שעות נוספות שלך להיות ערני לעובדה רווחת הצוות שלך הוא בעל חשיבות עליונה אם אתה רוצה לחתוך שחיקה ולשמור על אנשים מוכשרים שלך על חיי התוכנית.
אתה צריך לנהל את קצב
כאשר אתה מספק תוכנית שיש לה תאריך סיום רחוק, אתה צריך לנהל את הקצב של העבודה. קשה לשמור על המומנטום על פני מספר שנים, ולכן התפקיד שלך כמנהל התוכנית הוא ללהטט את סדרי העדיפויות ואת הפרויקטים, כך שיש פלטי למדידה מועברים באופן קבוע.
מערבבים את הניצחונות המהירים ואת ההתקדמות המתמדת לקראת מטרות התמונה הגדולות. זה עוזר לצוות לראות שאתה מתקדם קדימה ומבטיח שיש כמה סיפורי הצלחה לטווח קצר כדי לשתף כדי לשמור על המוטיבציה גבוהה . לבסוף, זה עוזר למשקיעים צוות הניהול הבכיר לראות כי קיימת התקדמות.
רכבת הצוות שלך להצלחה
תוכניות לעיתים קרובות לספק משהו חדש, ייחודי או טרנספורמטיבי עבור הארגון. אחד האתגרים של עבודה על סוגים אלה של יוזמה היא כי אתה כנראה אין לי את הכישורים in-house כדי להיות מסוגל להשלים את כל המשימות והפרויקטים הנדרשים.
זה בסדר, וצפוי. התפקיד שלך כמנהל תוכנית חדש הוא לוודא שאתה יכול upskill, retrain ולפתח את האנשים שאתה צריך לעשות כך ביחד אתה יכול לענות על כל דרישות המשאבים.
ייתכנו כמה תחומים שבהם אתה רק צריך משאב מסוים לתקופה מוגבלת. לדוגמה, אתה לא הולך לאמן אחד הצוות שלך איך להיות מזלג להרים משאית הנהג אם זה מיומנות אתה צריך רק שבוע אחד, פריקת משלוח של משהו. אבל אם אתה משנה את האופן שבו הנוכחות המקוון של החברה שלך מנוהלת, זה יהיה כנראה להיות בעל ערך כדי להיות מיומנויות פיתוח האתר בבית יחד עם קצת מומחיות על מדיה חברתית או אופטימיזציה למנועי חיפוש. אלה הם מיומנויות העסק יסתמך על בטווח הארוך.
לקבל את ההחלטה על אילו מבין אלה אתה צריך להיות מוטבע בקבוצה ואשר יש outsourced. לאחר מכן להבטיח את התוכנית יכולה לספק את האימון ואת משימות גיוס נדרש להיות מוכן לנהל את התפוקות כמו כל פרויקט מספק.
ממשל הוא מורכב יותר
אם אתה בא מרקע ניהול פרויקטים אז הממשל לא יהיה הפתעה לך. זוהי האופן שבו מבני הפרויקט והתוכניות מאורגנים ומבוקרים על מנת להבטיח קבלת החלטות בדרך הנכונה וכי האנשים הנכונים מעורבים. זה חיוני כדי להבטיח את העבודה מתבצעת באופן שמתאים עם המקרה העסקי הכולל וזה עוזר לשמור על אנשים דין וחשבון.
ממשל הוא גם האופן שבו משרד ניהול פרויקטים ומנהלים בכירים יכול להבטיח כי התוכנית היא על המסלול כדי לספק את היתרונות - ומספק מסלול רשמי לסגור פרויקטים או תוכנית שלמה אם ניתן להוכיח כי הטבות אלה כבר לא לְהִתְבַּצֵעַ.
ממשל הוא מורכב יותר בסביבת התוכנית מאשר בסביבת הפרויקט. לוחות הפרויקט וקבוצות היגוי בדרך כלל יש חברות ברמה exec. זה צפוי כי התוצאה הסופית מתוכנית היא בדרך כלל שינוי עסקי.
תוכניות יש גם השפעה על העסק כרגיל התהליך ואת הפעילות היומיומית של הארגון, ולכן ההשקעה היא בדרך כלל משמעותי, עם השפעה P & L. זה גם דורש רמה גבוהה יותר של פיקוח מאשר פרויקט הון.
לייעל את תוכנית התוכנית עבור התוכנית שלך על ידי הבטחת יש לך את האנשים הנכונים בתפקידים קבלת ההחלטות ועל ידי בעל אחריות ברורה לאנשים על הצוות.
תכנון הרבה יותר קשה ...
תכנון תוכנית קשה יותר מתכנון פרויקט כי יש הרבה חלקים נעים יותר, אבל אתה יכול לטעון כי זה יותר כיף מדי!
בדרך כלל מנהלי הפרויקט המעורבים בתוכנית יכניסו את תוכניות הפרוייקט שלהם יחד. לאחר מכן צוות ניהול התוכנית פוגש ובכפוף לך כמנהל התוכנית, התוכניות משולבים.
זה קל לומר, אבל לא כל כך קל לעשות. זה דורש זיהוי תלות בין פרויקטים משימות הפרויקט. זה כוחות לך להסתכל על דרישות המשאבים עבור התוכנית כולה ללהטט פעילויות סביב כדי להתאים את הזמינות של אנשי מפתח. וגם זה לא משימה חד פעמי או.
לאחר תוכנית התוכנית המשולבת שלך הוא להרכיב אתה יכול לעקוב אחר זה בתרשים Gantt או כלי תוכנה אחרים. כמו מנהלי הפרוייקט שלך לעקוב אחר הפרויקטים שלהם בזמן אמת תצטרך לבצע התאמות לתוכנית התוכנית, שמירה על כולם הודיעו על שינויים ואיות מה זה אומר על שטח העבודה שלהם.
... אבל אתה לא צריך לתכנן כל שורה
כמנהל תוכנית אתה מסתמך על מנהלי הפרויקט שלך לעשות את התכנון המפורט. זה לא מעשי או רצוי לך להיות מעקב אחר תוכנית עם אלפי משימות.
אתה צריך מגולגל, ברמה גבוהה להציג את הפרויקטים, עם מספיק פרטים כדי להראות לך אם משהו הולך להיות בעל השפעה ברמת התוכנית.
הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא עם יישומי תוכנה ייעודיים (אלה 10 פרויקטים מוכחים תוכנית כלי תוכנה הם מקום טוב להתחיל). מנסה לנהל את התוכנית שלך מרובה מיליון דולר על גיליון אלקטרוני לא הולך להיות קל.
אתה צריך לשפר את האצלת שלך
עם זאת אתה טוב ב נציג, להיות בתפקיד ניהול התוכנית אומר שאתה צריך לקבל אפילו יותר טוב בזה.
החדשות הטובות הן שאתה צריך צוות של מנהלי פרויקטים, ואתה יכול אפילו יש ייעודי תוכנית ניהול Office לתמוך שינוי טרנספורמטיבי שלך.
החדשות הרעות הן שלא ייתכן!
יש הרבה עבודה לעשות על תוכנית, וכן הגדרת אותו כדי להבטיח שכל החלקים נעים לנוע יחד בזמן הנכון הוא מאמץ עצום. אתה לא יכול לעשות את זה לבד ואתה לא צריך לנסות. להבין כמה זמן אתה צריך לעשות את תוכנית החניכה ולאחר מכן לוודא שיש לך צוות במקום לגבות אותך.
אם אין לך מישהו במשרד ניהול תוכניות שלך, לבקש מישהו להיות seconded לצוות ניהול התוכנית. יש הרבה מהם לעשות: מישהו בתפקיד תיאום הפרויקט יהיה ממוקם בצורה מושלמת כדי לספק את התיאום הנדרש ברמת התוכנית, לשחרר אותך עד להסתבך עם משימות אסטרטגיות.
אל תפחדו מהסכסוך
יש הרבה גדילים לתוכניות. מפרויקטים עם בעלי עניין קשים כדי להיראות מועדים בלתי נתפסים, כל יום הולך לתת לך הזדמנויות לסכסוך. תיזהר מהדברים שמשבשים את ביצועי הפרוייקט ומוכנים להתהלך כאשר יש צורך לצאת ממצב של סכסוך לפני שהוא מתחיל .
אילו מבין 10 הדברים האלה הפתיע אותך? שתף את המחשבות שלך על ניהול תוכניות בערוץ המדיה החברתית המועדפת עליך!