כיצד לנהל בהצלחה את הפרוייקט הראשון

מזל טוב! יש לך רק היה אחראי על פרוייקט חדש חשוב. ברור, הבוס שלך מציע הזדמנות זו כהצבעה של אמון הכישורים שלך. ובעוד אתה מתרגש, זו הפעם הראשונה שלך להיות אחראי על הפרויקט הכולל וזה קצת מפחיד

כמה שאלות עוברות במוחו:

• כיצד מתחילים?
• מהם הצעדים הדרושים להזיז את הפרויקט מן ההתחלה ועד הסגירה?

• כיצד אני בונים צוות פרוייקט בעל ביצועים גבוהים?
• למי אני מבקש עזרה בתהליך זה? האם יש חסות?

פוסט זה מתמקד בסיוע למישהו חדש להובלת פרויקט , ועדה או יוזמת צוות לפעילות ייחודית לארגון. בין אם אתם מארגנים מסיבת חג או מובילים יוזמות לפיתוח מוצרים חדשים, הכלים והתהליכים של ניהול פרויקטים קיימים כדי להפוך את ההסתברות שלכם להצלחה הרבה יותר גבוהה.

ראשית, להבין את 5 שלבים של תהליך הפרויקט:

בעוד אני ממליץ לך לקרוא עוד על כל אחד 5 שלבים בפירוט, יודעים שהם:

1. ייזום: בעיטות מחוץ לפרויקט.
2. תכנון: תכנון כל העבודה של הפרויקט.
3. ביצוע: למעשה ביצוע העבודה.
4. ניהול ושליטה: כל העבודה שאתה עושה במהלך הפרויקט כדי לפקח על ההתקדמות.
5. סגירה: השלמה והשלמת הפרויקט ושליחתו לצוות.

שלבים אלה זהים לכל פרויקט.

13 צעדים בסיסיים לפרויקט המחשב השני:

1. הגדרת היקף: הצעד הראשון והחשוב ביותר בכל פרויקט הוא הגדרת היקף הפרויקט . מה אתה אמור להשיג או ליצור? מה מטרת הפרויקט? לא פחות חשוב הוא הגדרת מה לא נכלל בהיקף של הפרויקט שלך. אם אתה לא מקבל הגדרה מספקת מהבוס שלך, להבהיר את היקף עצמך ולשלוח אותו בחזרה למעלה לאישור. בעוד הדוגמה היא מעט את הנושא העסקי, כולנו יכולים להתייחס קבלת פנים החתונה. בתכנון קבלת פנים לחתונה, ייתכן שיהיה כמו היקף שלך: הכנת קבלת פנים לחתונה עבור 100 אורחים, להשלים עם ארוחת ערב, בר פתוח, עוגת חתונה להקה חיה לרקוד לפי תאריך מסוים במחיר לא יעלה על 20,000 $.

1. קביעת משאבים זמינים: מה אנשים, ציוד, כסף יהיה לך לרשותך כדי להשיג את מטרות הפרויקט? כמנהל הפרויקט, בדרך כלל לא תהיה לך שליטה ישירה על המשאבים הללו, אבל תצטרך לנהל אותם באמצעות ניהול מטריקס .
2. להבין את ציר הזמן: מתי הפרויקט צריך להסתיים? כפי שאתה לפתח את תוכנית הפרויקט ייתכן שיהיה קצת גמישות איך אתה משתמש בזמן במהלך הפרויקט, אך מועדים בדרך כלל קבועים, כמו במקרה של קבלת פנים החתונה. אם תחליט להשתמש שעות נוספות כדי לעמוד בלוח הזמנים, עליך לשקול את זה נגד המגבלות של התקציב שלך.
3. להרכיב צוות הפרויקט שלך: קבל את האנשים בצוות שלך יחד ולהתחיל שיח. הם מומחים טכניים. לכן הממונה הפונקציונאלי שלהם הקצה אותם לפרויקט. התפקיד שלך הוא לנהל את הצוות.
4. פרט את העבודה, חלק 1: מה הם החלקים העיקריים או רכיבים שיש ליצור כדי להשלים את הפרויקט? לדוגמה, קבלת פנים לחתונה דורש ברמה גבוהה: אולם קבלת קהל, אוכל, שתייה, עוגה, אורחים, ובידור. כמובן, כל אחד מהם פריטים גדולים יותר ניתן לשבור לתוך פריטים נוספים רבים. זה הצעד הבא.
5. פרט את העבודה, חלק 2: בדוגמה הקבלה שלנו החתונה לעיל, סביר להניח שיש לך צוות או אדם אחראי על מרכיבים שונים. עבוד עם חברי הצוות שלך כדי לפרט את הפרטים הדרושים כדי להשיג כל פריט חשוב. האדם האחראי על המזון חייב להבין את האפשרויות, את מגבלות העלות, ולבצע בחירות התומכות בהשגת ההיקף . רשום את הצעדים הקטנים בכל אחד מהשלבים הגדולים. כמה רמות עומק אתה הולך לתוך צעדים מפורטים יותר ויותר תלוי בגודל ומורכבות של הפרויקט שלך.

1. לפתח תוכנית ראשונית: להרכיב את כל השלבים לתוך תוכנית. דרך טובה לעשות זאת היא להשתמש בטבלת קדימות המזהה אילו פריטים חייבים להקדים פריטים אחרים. שיטות ניהול פרויקטים פורמליות מחייבות פיתוח של מה שמכונה דיאגרמת רשת וזיהוי הנתיב הקריטי . אמנם זה עשוי להיות מעבר לצרכים שלך או רמת הידע, סוגיית הליבה היא רצף פעילויות בסדר הנכון ולאחר מכן להקצות משאבים לפעילות. שאלות לשאול כוללים: מה קורה הראשונה? מהו השלב הבא? אילו צעדים ניתן להמשיך בו זמנית עם משאבים שונים? מי יעשה כל צעד? כמה זמן זה ייקח? יש הרבה חבילות תוכנה מעולה זמין שיכול להפוך הרבה פרטים זה בשבילך. שאלו אחרים בעמדות דומות מה הם משתמשים.
2. יצירת תכנית הבסיס שלך: קבל משוב על התוכנית הראשונית שלך מהצוות שלך מכל בעלי עניין אחרים. התאם את לוחות הזמנים שלך ואת לוחות הזמנים לעבוד כדי להתאים את הפרויקט לתוך הזמן הזמין. בצע את כל ההתאמות הדרושות לתוכנית הראשונית כדי לייצר תוכנית בסיסית.

1. בקשה פרויקט התאמות: יש כמעט אף פעם לא מספיק זמן, כסף, או כשרון שהוקצתה לפרויקט. התפקיד שלך הוא לעשות יותר עם המשאבים המוגבלים מאשר אנשים מצפים. עם זאת, לעתים קרובות יש מגבלות על הפרויקט כי הם פשוט לא מציאותי. אתה צריך לעשות את המקרה שלך ולהציג אותו הבוס שלך ולבקש אלה גבולות מציאותי להיות שונה. שאל את השינויים בתחילת הפרויקט. אל תחכו עד שיהיה בצרות לבקש את השינויים הדרושים. עם זאת, אם הפרויקט שלך כולל חתונה, לא מצפה להצליח לבקש שינויים משמעותיים רבים!
2. עבודה התוכנית שלך, אבל לא מתים על זה: ביצוע התוכנית חשובה, אבל התוכנית יכולה להיות שונה. יש לך תוכנית נהיגה לעבודה כל בוקר. אם צומת אחד נחסם על ידי תאונה, אתה משנה את התוכנית שלך ללכת בדרך אחרת. לעשות את אותו הדבר עם תוכניות הפרויקט שלך. לשנות אותם לפי הצורך, אבל תמיד לשמור על היקף ומשאבים בראש.
3. מעקב אחר התקדמות הצוות שלך: אתה תעשה התקדמות קטנה בתחילת הפרויקט, אבל להתחיל אז כדי לפקח על מה שכולם עושים בכל מקרה. זה יהיה קל יותר לתפוס נושאים לפני שהם הופכים לבעיות.
4. מסמך הכל: שמור רשומות. בכל פעם שאתה משנה את התוכנית הבסיסית שלך, לכתוב מה השינוי היה ומדוע זה היה הכרחי. בכל פעם דרישה חדשה מתווסף לפרויקט לרשום שבו הדרישה באה ואיך את ציר הזמן או התקציב היה מותאם בגלל זה. אתה לא יכול לזכור הכל, אז לכתוב אותם כך שתוכל לבדוק אותם בסוף הסקירה של הפרויקט וללמוד מהם.
5. שמור על כולם מודעים: שמור את כל בעלי העניין בפרויקט הודיע ​​על התקדמות לאורך כל הדרך. תן להם לדעת על ההצלחה שלך כמו שאתה להשלים כל אבן דרך, אלא גם להודיע ​​להם על הבעיות ברגע שהם באים. כמו כן, לשמור על הצוות שלך הודיע. אם השינויים נבדקים, לספר לצוות עליהם קדימה ככל שתוכל. ודא שכולם בצוות מודעים למה שכולם עושים.

בשורה התחתונה

אתה לא צריך להיות מנהל פרויקט רשמי להוביל יוזמה הפרויקט. עם זאת, אתה צריך ליישם את הכלים ואת ההיגיון של ניהול הפרויקט לעבודה של הבהרת המטרות שלך, המפרט את העבודה, בניית צוות, וביצוע וניטור העבודה. הטוב ביותר של הצלחה!