מעסיקים מניחים כי האנשים שהם שוכרים יודעים לבצע משימות מסוימות. לדוגמה, הבוס שלך מצפה לך לדעת איך לכתוב דוא"ל מקצועי לענות לטלפון כראוי. משימות אלה הן די פשוטות, אבל אחרים קצת יותר מסובך - למשל מתנצל על טעות. זה לא משהו שכולם יודעים לעשות. הנה שמונה משימות, חלק פשוט וחלק לא, כי כולם חייבים לשלוט:
- שליחת דוא"ל מקצועי: אם אתה מתחת לגיל 30, סביר להניח שאתה משתמש בדוא"ל מאז שאתה יודע איך לכתוב. מה שאתה לא יכול לדעת הוא שיש הבדל גדול בין שליחת דוא"ל לחברים שלך באמצעות המדיום הזה עבור התכתבות הקשורות לעבודה. כאשר כותבים לחברים שלך, אתה יכול לכתוב בכל אותיות קטנות, להשתמש סלנג וקיצורים, ואולי אפילו לתת שגיאות כתיב דקדוק רע לדלג על ידי. לעומת זאת עם דוא"ל מקצועי, שבו אלה אותם דברים הם בין "לא" שבו אתה צריך להיות קשוב כאשר מקביל עם עמיתים לעבודה, הבוס שלך או לקוחות. קרא עוד: טיפים לכתיבת דוא"ל מקצועי .
- כתיבת תזכיר או מכתב עסקי: קשה לדמיין את הצורך לשלוח עותק נייר של תזכיר או מכתב במקום דוא"ל, אבל זה יכול לקרות. במקרה זה עושה, אתה צריך לדעת איך לעשות את זה כמו שצריך. קרא עוד: פורמט מכתב עסקי תקין.
- מענה על הטלפון וביצוע שיחות טלפון: אתה כבר ביצוע וקבלת שיחות טלפון כל חייך. כמובן, אתה יודע איך לעשות את זה פשוט מאוד משימה: להרים את הטלפון ולומר שלום (או אם לבצע שיחה, לשאול את האדם שאליו אתה רוצה לדבר). זה בסדר עבור שיחות טלפון אישיות, אבל לא עבור שיחות עסקיות. כשאתה עונה לשיחה, זהה תמיד את עצמך וציין את שם המחלקה או החברה שלך. תן את שמך לאדם עונה לטלפון כאשר אתה המתקשר ואז לספר לו או מי אתה מנסה להגיע. קרא עוד: היית לי בבית שלום: היכרות נאותה טלפון התנהגות .
- ביצוע היכרות: כאשר אתה פוגש מישהו חדש, זה מנומס להציג את עצמך אליו או לה. זה גם נימוסים טובים להציג אנשים אחד לשני. במצב הקשור לעבודה, זה תמיד הכי טוב להשתמש בשמות הפרטיים ושם המשפחה. לדוגמה, אמור "שלום, אני מרי סמית" כאשר אתה פוגש מישהו בפעם הראשונה. אתה יכול גם לעשות את זה כאשר אתה נתקל במישהו שפגשת לפני אבל שם אתה לא זוכר. במקרה זה, אתה יכול להוסיף "אני יודע שפגשנו בעבר אבל אני חוששת ששכחתי את שמך." רוב הסיכויים שהם לא זוכרים גם את שלך! כאשר מציגים אחרים אומרים, למשל, "ג 'ון ג' ונס, אני רוצה לפגוש את פיטר סמית."
- לקיחת פרוטוקול באסיפה: עבודות רבות כרוכות בפגישות, לפחות מדי פעם. לעתים קרובות נדרש כי רשומות בכתב, שנקרא דקות, להישמר של המפגשים האלה. בשלב מסוים, האדם המפעיל את הפגישה עשוי לבקש ממך לקחת את הדקות האלה. כאשר אתה עושה זאת, עליך להקליט את שמות המשתתפים הנוכחים בקפידה לרשום מסכם את כל מה שהם דנים. כמו כן יהיה עליך להקליד את הדקות לאחר הפגישה. קרא עוד: לקחת פגישה דקות .
- כתיבת רשימה 'לביצוע': לעתים קרובות או לעתים, ייתכן שיהיה עליך ללהטט משימות מרובות. הדרך הטובה ביותר לעקוב אחר כולם היא לשמור על 'לעשות' רשימה. רשמו את כל המשימות שעבורן אתם אחראים, מתעדפות לפי תאריכי יעד. בין אם אתה משתמש ביישום הטלפון, בתוכנת המחשב או פיסת נייר, ודא שאתה יכול לבדוק או לחצות פריטים כמו שאתה להשלים אותם. כמו כן, לציין את התאריך. אל תמחק פריטים מכיוון שאתה רוצה להיות מסוגל לעקוב אחר אלה שהשלמת.
- להתנצל על טעות: כדי להתנצל על טעות, תצטרך להודות שביצעת את זה. זה דבר קשה לעשות, אבל זה הכרחי. זה הכרחי כי אתה לפעול במהירות, ברגע שאתה מבין את השגיאה שלך, לדבר עם הבוס שלך או עם מי אחר זה ישפיע. נסה יש תוכנית בראש כדי לתקן את הטעות. קרא עוד: מה לעשות אם אתה עושה טעות בעבודה .
- קורא חולה: אף אחד לא אוהב לקבל חולה אבל, אפילו יותר מזה, רוב האנשים שונאים קורא חולה לעבודה. שוק עבודה לא יציב הביא אותנו להאמין לנוכחות שלנו במשרד (או בכל מקום שבו מקום העבודה שלך קורה) הוא בעל חשיבות עליונה. אמנם זה נכון שאתה לא צריך לקחת ימים חולים שלא לצורך, אתה צריך לנסות למנוע הדבקה עמיתים לעבודה שלך. הישאר בבית אם יש לך משהו שהם יכולים לתפוס! הקפד לעקוב אחר ההליכים של המעסיק שלך הודעה. קרא עוד: קורא חולה לעבודה .