שמור על העברת הפרויקט קדימה
אנו נסתכל גם על כמה כלי ניהול השינוי שניתן להשתמש בהם וכיצד ניהול היקף הפרויקט נכנס לפעולה.
לפני שאנחנו אפילו מדברים על תהליכים או כלים אני רוצה לדון Outlook שלך לשנות.
קבל שינויים קורים
שינויים יכולים לקרות בכל שלב של מחזור החיים של ניהול הפרוייקט .
הדרך הקלה ביותר לעשות ניהול שינוי על פרויקטים פחות של כאב ראש היא לדעת שזה הולך לקרות ולתכנן את זה.
לאחר אסטרטגיות במקום להתמודד עם השינויים לפני שהם קורים היא הדרך המהירה ביותר כדי לקבל את כולם על הלוח עם מה הולך להיות שונה.
תהליך ניהול שינוי מובנה ומוגדר הוא המקום הטוב ביותר להתחיל בו. זה Playbook שלך עבור מה הולך לקרות אם מישהו מציע כי הפרויקט צריך לעשות משהו שונה מה מתוכנן כרגע דרך טובה למנוע כישלון הפרויקט.
תהליך ניהול השינוי
תהליך ניהול השינוי נראה כך:
- קבל מידע על השינוי
- להעריך את השינוי כולל תכנון כמה עבודה זה הולך להיות
- הכן המלצה האם כדאי להמשיך.
- אז אתה מקבל החלטה מהפרויקט חסות אם אתה צריך לשלב את השינוי או לא.
בואו נסתכל על כל אחד השלבים האלה בתורו.
לקבל מידע על השינוי
תקבל בקשה לשינוי הפרויקט. אתה יכול לקבל מידע במאות דרכים שונות: בפגישה, בדוא"ל, בטלפון, במסדרון כמו שאתה ממהר מחוץ למשרד בערב. באופן אידיאלי, תקבל את המידע על טופס בקשה לשינוי, אבל אתה צריך לדעת כי בחיים האמיתיים רבים בעלי העניין חשוב לחשוב כי השלמת סוג זה של ניירת היא העבודה של מנהל הפרויקט. ובחברה שלך, זה יכול להיות.
השתמש בתבנית הבקשה לשינוי הפרויקט (עוד על כך תוך דקה) כדי ללכוד את כל הפרטים של הבקשה, אך באופן לא רשמי הם מגיעים איתך. לאחר מכן להפעיל את הטופס על פני היוזם, כך שאתה יודע שיש לך משתקף במדויק מה זה שהם רוצים.
זכור כי שינויים עשויים להיות גם לגבי לוקח את העבודה. לא תמיד מניחים כי השינויים יתייחסו לשים את העבודה פנימה התהליך זהה ללא קשר אם אתה להגדיל או להקטין את היקף הפרויקט.
ביצוע הערכה שינוי
עיין בבקשת השינוי בפירוט. אתה מעריך את ההשפעה על:
- לוח זמנים
- תיעוד
- עבודה שנעשתה עד כה ועבודה עדיין לעשות
- תַקצִיב
- אמצעי איכות
- תְחוּם
- זמינות משאבים.
לדוגמה, שינוי תוכנה עשוי להיות מוערך ב 5 ימים.
זה לא היה רק להוסיף 5 ימים ללוח הזמנים כי זה היה לדחוף את המשימה אחרת ולהזיז כי במסגרת הזמן שבו משאב המפתח הוא בחופשה. משימה זו גם צריך להיות זז, כך הכולל שינוי זה יוסיף 8 ימים ללוח הזמנים. זה יעלה 5k $ לעשות, ואת 8 ימים נוספים דוחף אותנו לתוך חודש נוסף עם חוזה הספק, אז יש עלויות לשקול גם שם. האיכות נשארת זהה, אך שינויים בהיקף כדי לשלב את השינוי החדש. כל המסמכים הרלוונטיים יצטרכו להתעדכן, כולל תכנית הפרויקט ומדריכי ההדרכה, שכבר נכתבו.
כפי שניתן לראות, שינוי פשוט של 5 ימים יכול להיות בעל השפעה רחבה. חשוב לדעת על כל אלה לפני שהחלטתם אם לעשות את השינוי או לא, כמו שיש את התמונה המלאה יכולה לשנות את התוצאה.
הכן והווה המלצה
עכשיו אתה יודע את ההשפעה המלאה של השינוי אתה יכול לעשות המלצה על אם זה שווה ללכת קדימה עם זה.
במקרים מסוימים, זה לא יהיה, כי התועלת נתפס הולך להיות פחות מאשר העלות. במקרים אחרים, ייתכן שיש תועלת מספקת שם כדי לקזז את עלות ביצוע העבודה הנוספת. במקרים אחרים אתה עשוי לגלות כי לשינוי תהיה השפעה שלילית על העלות אבל אין שום דבר שאתה יכול לעשות בקשר לזה כי זה עניין רגולציה או תאימות, או עבור סיבה פנימית אחרת כמו ארגון מחדש.
קבל את ההחלטה
עבור שינויים קטנים הנמצאים במגבלת ההרשאה שלך, אתה יכול לקבל את ההחלטה האם לקבל את השינוי או לא את עצמך (עם קלט נכון של הצוות). כל דבר גדול צריך להיות מאושר על ידי חסות הפרויקט או את לוח הפרויקט.
זכור לחזור ולספר למישהו אם השינוי שלהם נדחה. אתה רוצה למנוע מעצבנים את בעלי העניין בפרויקט, אם אתה יכול!
שינוי כלי ניהול
קיימים מספר כלים לניהול שינויים שבהם ניתן להשתמש כדי להפוך את התהליך לקל יותר ויעיל יותר. אני ממליץ:
- רשימת תיוג או תהליך התהליך שמוביל אנשים דרך בדיוק מה שהם צריכים לעשות כדי להעלות שינוי בהיקף הפרויקט שלך.
- טופס בקשה לשינוי תבנית. זה יכול להיות מקוון באמצעות זרימת עבודה אוטומטית.
בואו נסתכל מה הולך לתוך פרוייקט שינוי הבקשה הבא.
מה הולך לתוך פרויקט שינוי הבקשה
טופס הבקשה לשינוי הפרויקט צריך לכלול:
- שם האדם המבקש את השינוי ("המבקש").
- מזהה ייחודי, כמו מספר שינוי (אתה יכול להוסיף את זה על עצמך מאוחר יותר כפי שזה לא סביר כי כל האנשים להעלות את הבקשה באמצעות הטופס יידע מה לשים בתיבה זו).
- תיאור השינוי המוצע, עם פירוט רב ככל שיוכלו.
- הקטגוריה של השינוי. באופן אידיאלי, תוכל prepopulate קטע זה אז הם רק צריכים לתקתק את התיבה. זה מקום טוב לשים לב אם שינוי הוא לעשות עם רגולציה או ציות פנימי כאילו זה (באמת) אז אתה יכול לעקוף הרבה של הצעדים התכנון וההערכה ופשוט להמשיך עם זה.
- את 'למה' של השינוי. מה ההצדקה לעשות את זה? למה המבקש רוצה את זה?
- השפעת השינוי על אלמנטים שונים של הפרויקט, כולל זמן, עלות, איכות, היקף. הם אולי לא כל הפרטים אז ייתכן שיהיה עליך לעבוד איתם במהלך שלב הערכת שינוי למלא את החסר. הם צריכים להשלים ככל שהם יכולים. המינימום שאתה מחפש בשלב זה הוא שיאשר אם הוא יגדיל, יקטין או ישנה את הפרמטרים הקיימים בפרויקט.
בחלק התחתון של טופס הבקשה לשינוי יהיה כמה פרטים כדי שתוכל למלא את השינוי כפי שנדון בהמשך. התבנית שלך צריכה לכלול גם מקום עבור:
- שינוי החלטה: קבל, דחה או דחה
- שם האדם המקבל את ההחלטה (או הקבוצה) בתוספת תאריך קבלת ההחלטה וכל הערות נוספות.
האדם שיבצע את הבקשה לא יידע עדיין את התוצאה - אף אחד לא יעשה זאת - אז תיבות אלה יישארו ריקות עד שהקבוצה הנכונה נפגשה לדון בהמלצתך ולקבל החלטה.
שינויים וניהול היקף הפרויקט
ניהול היקף הפרויקט הוא הדרך העיקרית שבה אתה שולט מה הוא בפרויקט ומה לא. כאשר אתה מקבל שינוי בהיקף הפרויקט, אתה צריך לחשוב על איך זה משפיע על הפרויקט הכולל. תהליך ניהול השינוי מסייע לך לעשות זאת, וכדי להגדיר אותו בהקשר, ניהול השינוי הוא חלק קטן מהניהול.
כדאי לדבר כאן על איך מדריך של גוף ניהול פרויקטים של ידע (PMBOK® מדריך) - מהדורה החמישית מכסה ניהול הפרויקט שינוי כי זה לא אינטואיטיבי כמו שאתה יכול לחשוב. המדריך של PMBOK® כולל תהליך הנקרא 'Control Scope' בקטע 'ניהול היקף הפרויקט' וזהו מקום מצוין להתחיל בו. עם זאת, תהליך ניהול השינוי צריך להיות מטופל בצורה יותר משולבת, וזה בא לידי ביטוי בטקסט. משתמשי המדריך של PMBOK® צריכים גם להתייחס לתהליך 'בצע שינוי משולב', מכיוון שהדבר מפרט כיצד הכל מתחבר.
לצורך הפיכת PMP אתה צריך להבין איך המדריך PMBOK ® מכסה שינוי וניהול כפי שהוא ייבדק על. עם זאת, יש לזכור כי תהליך ניהול השינוי אתה משתמש בפועל על הפרויקטים שלך צריך להיות משולב, קל לעקוב ומעשי.
5 דרכים לעזור לצוות שלך באמצעות תהליך השינוי
צוות הפרויקט שלך הוא קריטי להצלחת הפרויקט שלך, כך שזה עוזר להם להיות על הצד כאשר אתה מנהל שינויים על הפרויקט שלך.
הנה 5 דרכים שבהן תוכל לעזור להם להגיע במהירות עם תהליך שינוי תהליך ניהול.
1. דברו על שינויים. תן להם לדעת כי שינוי בפרויקטים הוא נורמלי, כי הם צריכים לצפות את זה.
2. שתף את התהליך. מעל דיברנו על תהליך ניהול השינוי, אבל זה לא בא באופן טבעי לכולם. חברי הצוות שלך לא ידעו מה לעשות ומה שמצפים מהם, אלא אם תספר להם. הגדרת תדרוך כדי לעבור את התהליך איתם, ולתת להם לדעת מה התפקיד שלהם יהיה.
3. להקל. כאשר הפרויקט עובר שינוי בהיקף זה יכול להיות די מבולבל. לוח הזמנים הוא לא נכון, התקציב עשוי להיות שונה, הדרישות בהחלט שונים. הצוות יכול למצוא שינוי מטריד, במיוחד אחד גדול או אחד כי reverses החלטה שהם חשבו בעבר נקבע באבן (כן, אלה קורים). להפוך את התהליך קל ככל האפשר עבורם.
4. להיות שם כדי לעזור. דרך חדשה של עבודה לוקח קצת זמן לישון. אם יש לך בעבר הצליח לשנות את הפרויקט באופן לא פורמלי (או בכלל לא) אז שינוי בתהליך פורמלי עשוי לקחת זמן עד כדי להפוך את "הדרך בה אנחנו עושים דברים כאן '. תגיד לצוות שאתה שם כדי לעזור להם אם הם רוצים להריץ משהו מעבר לך.
5. אל תפחד להגיד לא. לא כל השינויים הם הצעות נבונות. תן לצוות שלך לדעת שאם הם מרגישים מאוד על שינוי לא להיות הדבר הנכון עבור הפרויקט בשלב זה, כי תוכל לעמוד לידם בשיחה זו עם המבקש שינוי.
ניהול לא יעיל הוא אחד הדרכים שבהן אתה יכול לשבש את הפרויקט שלך , אז תיזהר. חמושים עם מידע זה אתה יכול עכשיו להתחיל להתמודד עם שינויים בפרויקט באופן מבוקר.