מידע רפואי של העובד לא נמצא מעולם בקובץ כוח אדם
מכיוון שהתיק הרפואי מכיל מידע רגיש וסודי, עליו להתגורר במקום בטוח, נעול, בלתי נגיש.
ארון הקבצים שבו העובד קבצים רפואיים צריך גם לנעול וצוות HR צריך את המפתחות בלבד. הגישה לקבצים רפואיים של עובדים מוגבלת לצוות משאבי אנוש בלבד.
חוק ביטוח בריאות ואחריות משנת 1996 (HIPAA) דורש מעסיקים להגן על רשומות רפואיות של העובד כחסוי; רשומות רפואיות יש לאחסן בנפרד מלבד רשומות עסקיות אחרות. לעולם אין לאחסן רשומות רפואיות של העובד בקובץ העובדים הכללי של העובד.
בשל סודיות המידע, יש לבודד רשומות מקבצים שעובדים כמו מפקחים או מנהלים יכולים לגשת אליהם. (למעשה, זה מומלץ גם עבור קבצים כוח אדם בכלל - לתת רק צוות HR גישה).
תוכן התיק הרפואי של העובד
אלו הם סוגי הפריטים שיש לאחסן בבטחה בקובץ הרפואי של העובד. אם יש ספק, לטעות בצד של הגנה על מידע הקשור רפואית של העובדים שלך.
- ביטוח בריאות יישומים וטפסים
- ביטוח חיים יישומים וטפסים
- מידע מוטב ייעודי
- בקשות עבור כל עובד אחר תועלת אשר עשויים לדרוש מידע רפואי כגון ביטוח ראייה
- בקשות לעלים רפואיים שלא שולמו או שלא שולמו
- משפחה רפואי ולהשאיר חוק (FMLA) דוחות ויישומים הקשורים וניירת
- חתימת משרד FMLA
- תיעוד על מחלתו של בן משפחה או ילד שעבורו אתה פונה לקבלת FMLA זמן לספק טיפול שוטף
- תיעוד חופשה הקשור מבחינה רפואית לעובדים שאינם זכאים לעבודה בזמן FMLA
- בדיקות רופא, הערות, התכתבות והמלצות
- תירוצים הקשורים רפואית להיעדרות או לאיחוי מרופא
- הגבלות עבודה רפואיות עם תיעוד של הרופא הממליץ
- דוחות תאונה ופציעה, כולל מסמכים הנדרשים על ידי OSHA
- פיצוי עובדים על פציעה או מחלה
- כל צורה אחרת או מסמך המכיל מידע רפואי פרטי על העובד.
אם אתה שומר את הקבצים האלה 100 אחוז סודי, העובדים שלך יבטחו בך ואתה תקיים את הרוח והמשמעות של החוק.
כתב ויתור: יש לציין כי המידע שסופק, תוך סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. בקש סיוע משפטי , או סיוע מממשל ממשלתי, ממשלתי או ממשלתי בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.