תפקידו של מנהל הפרויקט
מנהלי פרויקטים ...
לפתח את הרעיון הגדול
התפקיד הראשון של מנהל הפרויקט הוא לפתח את הרעיון הגדול. זה לא תמיד היה ככה. לא כל כך מזמן מנהלי הפרויקט היו אמורים להרים רעיון מלא, כנראה מקרה עסקי מלא, ולהפוך אותו לתוכנית פרויקט שניתן לבצע.
היום, תפקידו של מנהל הפרויקט התפתח במקצת, ואתה צפוי למצוא את עצמך מעורב קודם לכן מוקדם יותר בפרויקט לפני שהוא אפילו הפך "פרויקט".
אתה תעבוד עם חסות הפרויקט כדי לבשר את הרעיון כדי ליצור תמונה ראשונית של הפרויקט ולבדוק אם זה אפשרי.
שים יחד את הצוות
אם הרעיון הגדול שלך נחשב ריאלי, אז הצעד הבא שלך יהיה להרכיב צוות שיכול לעבוד על הפיכת הרעיון למציאות. אתה צריך מספר אנשים שיכולים למלא תפקידים שונים על צוות הפרויקט .
באופן אידיאלי, אתה מחפש מומחים בנושא בכל תחום פונקציונלי, אבל אתה גם צריך לקחת בחשבון את הזמינות. מנהלי פרויקטים לא תמיד יכולים לקבל את הצוות שהם רוצים על צוות כי מומחים אלה עסוקים על פרויקטים אחרים. אם אתה לא יכול לחכות להם להיות זמין, תצטרך לעבוד עם האנשים הזמינים.
אתה לא צריך את כל המשתתפים בקבוצה כל הזמן. כמה מומחים פונקציונליים, כגון עורכי דין או פקידי עיתונות, יצטרכו רק להצטרף לצוות בנקודות רלוונטיות לאורך הדרך. חלק מהמיומנות של ניהול פרויקטים וניהול משאבים היא לוודא כי אתה נותן להם לדעת את המשימות שלהם באים ואז להביא אותם עד מהירות על הפרויקט ברגע המומחיות שלהם יש צורך.
ארגון מה שקורה
במהלך התחלת הפרוייקט ובשלבי ההתחלה המוקדמים, תעבוד עם הצוות שלך כדי להגדיר בדיוק מה צריך לעשות. זה כולל הגדרת הגדרה ברורה לעבודה ולוודא שכולם מבינים את המטרות.
כדאי לנסח את כל זה במונחים של ערך עסקי או הטבות: במילים אחרות, להסביר למה אתה יוצא על פיסת עבודה חדשה זו.
להוביל את הצוות
עכשיו אתה כבר להרכיב את הצוות שלך, ואתה יודע כל מה שאתה צריך להשיג יחד, זה התפקיד של מנהל הפרויקט כדי להבטיח כי כל הצוות עובד יחד כדי להשיג את זה.
זה יותר קשה ממה שזה נשמע! בהצלחה צוות מוביל משא ומתן על האתגרים של חילוקי דעות, סכסוך, להיות על גבי התקשורת בכל עת. אתה צריך להניע את הצוות שלך לעשות עבודה נהדרת, גם כאשר הזמנים קשים. זה כולל גם אימון, הדרכה, mentoring ופיתוח אנשים שעובדים על הפרויקט, גם אם הם לא עובדים ישירות בשבילך. זה תקורה נשכחת לעתים קרובות על פרויקטים אבל לזכור כי אנשים ביצועים טובים יותר אם הם מרגישים כי הם מכובדים ומעודדים לעשות את העבודה הטובה ביותר שלהם. אם אתה יכול להפוך את הפרויקט למקום שבו אנשים לגדול ולפתח מיומנויות חדשות, אז אנשים ירצו לעבוד איתך.
בראש הצוות גם כרוך בהגדרת וניהול שיתוף פעולה בצוות. זה יכול להיות באמצעות כלי ניהול פרויקטים מקוונים או פגישות צוות פנים אל פנים, או משהו בין לבין. שיתוף פעולה ובניית תחושה של 'צוות' יעזרו למשאבים בפרויקט שלך להתמודד כאשר יש סכסוך או זמנים קשים על הפרויקט, כגון תאריך יעד זה הוא הביא פתאום קדימה.
ניהול הכסף
הפרויקטים עולים כסף, והיכולת להרכיב תקציב הפרויקט היא מיומנות מפתח עבור מנהל הפרויקט. עם זאת, התפקיד שלך לא נגמר שם. אתה צריך להיות מסוגל לנהל את הכסף ואת עלויות השליטה על הפרויקט הולך קדימה.
תוכל לעשות זאת על ידי:
- פיתוח אומדנים המכסים את כל משימות הפרויקט והמשאבים הנדרשים.
- עבודה עם מומחים לנושא שלך כדי לוודא כי הם מקיפים ומלאים.
- באמצעות האומדנים שלך כדי ליצור תקציב הפרויקט.
- באמצעות התקציב שלך כדי להסביר את חסות הפרויקט ולהיות ברור על כמה הפרויקט הולך לעלות.
לאחר מכן, במהלך הפרויקט, תוכל לנהל את העלויות שלך באמצעות בקרת מחיר מדויקת. זה כולל להשוות את מה שאתה מבלה בחיים האמיתיים את האומדנים ואת תקציב הפרויקט שאתה שם. אני מקווה, הם לא רחוק מדי זה מזה, אבל אם אתה מבחין מגמה כלפי ההוצאות יותר מדי או הערכות שגויות, אז אתה תהיה מספיק מוקדם כדי לתקן את זה, עם קצת מזל. אתה יכול רק לתקן את מה שאתה שם לב, ולכן בקרת עלויות טובה היא חשובה.
עצה מומחה: בקרת עלויות טובה כרוכה יותר מאשר רק מעקב אחר הוצאות. אתה גם צריך לפקח על כמות העבודה נעשה על הפרויקט. זה שילוב של כסף ומשימות שהושלמו זה נותן לך לראות אם הפרויקט הוא ההוצאות מעבר לאמצעים שלה.
קבלת החלטות
בואו לקבל דבר אחד ישר: בעוד חסות הפרויקט הוא שם עבור החלטות ענק, אתה מנהל הפרויקט אחראי על רוב ההחלטות שנעשו על הפרויקט. אפילו הגדולים. גם אם אתה לא מקבל את ההחלטה, אתה תהיה לשים המלצה על מה ההחלטה שאתה חושב על החסות צריך לקחת, כי יש לך את כל הפרטים ויש לי בילה הגילאים שוקל את זה, והם אולי לא יש את היכולת לעשות זֶה.
מעורבות בעלי העניין
לא כל כך מזמן, ספרות ניהול הפרויקט דיברה על 'ניהול בעלי עניין'. היום זה מוכר כי אתה לא יכול "לנהל" בעל עניין. זה נאיבי ומעליב קצת להציע את זה, אז אנחנו מדברים על 'מרתקים' אותם במקום.
מבחינה מעשית, הכלים המעורבים לא השתנו - אלא רק הרטוריקה והיחס השונה. אתה עדיין לשרטט מי הם בעלי העניין על הפרויקט והאם הם חזקים במיוחד או השפעה ביחס לעבודה שאתה עושה. לפתח תוכנית תקשורת ולשים אותה הלכה למעשה.
מעורבות בעלי עניין פירושה עבודה עם האנשים המושפעים מהפרויקט על מנת להבטיח שהם מבינים את השינויים שמגיעים.
קרא הבא: התמודדות עם בעלי עניין קשים (כי לא כולם הולכים להיות קל לעבוד עם).
לספק את מטרות הפרויקט
אתה תעשה את זה עם מעורבות של הצוות שלך, וזה מה כל העבודה עד כה כבר מוביל עד.
להיות מסוגל לספק ביעילות על מה שהבטחת מסתמך על להיות מאוד ברור על מה זה צריך להיות. יהיה עליך לתעד את גורמי ההצלחה של המפתח ואת האמצעים שישמשו כדי להעריך אם השגת את מה שאתה צריך לעשות.
זה צריך להיות מוגדר במקרה העסקי של הפרויקט או מסמך ייזום הפרויקט (או שניהם, כדי רמות שונות של פירוט). לכן זה צריך להיות פשוט יחסית כדי לראות מה הם מטרות אלה - זה פחות פשוט כדי לוודא שאתה מספק אותם.
תכנון טוב, מנהיגות חזקה ויכולת לראות את התמונה הגדולה, כמו גם את הפרטים יעזור מאוד.
נהל את המסירה כדי לחיות
הגשמת מטרות הפרויקט היא לא סוף התפקיד שלך כמנהל פרויקטים. הדבר החשוב ביותר בסוף שלב הביצוע הוא לוודא שאתה מספק מסירה ברורה ומלאה לצוות אשר הולכים לנהל את הפרויקט הולך קדימה.
מסירת טוב אומר שאתה יכול לקחת צעד אחורה. אתה כבר לא יהיה 'ללכת' אדם על הפרויקט, ואתה תוכל לעבור על הפרויקט הבא שלך בידיעה כי הצוות העסקי הוא מסוגל לעשות את הטוב ביותר של מה שאתה מסירת להם.
שתף את הידע
"השיעורים הנלמדים" הם כיצד אנו מתארים את מה שנלמד באמצעות הפרויקט, שניתן להשתמש בו ביוזמות אחרות בעתיד. על מנהל הפרוייקט לקיים מפגש לקחים בסוף הפרויקט. הדבר מסייע לצוות לגדול ולשמור על ידע ארגוני. במילים אחרות, זה מפסיק את החברה עושה את אותן טעויות שוב.
אז זה מה מנהל הפרויקט עושה כל היום. רשימת המשימות שלך עשויה להיראות קצת שונה מהרשימה הזו, אבל למעשה כל המשימות שם יתרום לאלמנטים האלה של להיות מנהל הפרויקט. זה עבודה נרחבת ומאתגרת, אבל זה גם מגוון בחירה קריירה נהדר!