ניהול פגישה מפתח - Stand PAT
כמה מנהלים מעסיקים PAT
גישה לפגישות, המחייבת הצעה P , A Genda, ו- T imeframe. חימוש המשתתפים עם אלה נקודות קריטיות של ההקשר לקראת הפגישה מבטיח כי אנשים להופיע מוכנים להשתתף ולתמוך הכוונה הכוללת של הפגישה. מתאר PAT ברור מסייע להבטיח הפעלה פרודוקטיבית.
אתה אמור להיות מסוגל להגדיר את מטרת הפגישה ב 1 או 2 משפטים לכל היותר. "הפגישה הזאת היא לתכנן את מסע הפרסום החדש" או "הפגישה הזאת היא לסקור את מדיניות המשלוח החדשה לטיפול חוזר." המטרה מסייעת להבטיח שכולם יודעים למה הם שם, מה צריך לעשות, וכיצד להדריך התקדמות ולהוביל למסקנה.
הגדר סדר יום. רשימת הפריטים שאתה הולך לסקור / לדון / לבדוק. אני רוצה להקצות מגבלת זמן לכל פריט סדר יום (ראה להלן) ולזהות את מי שאחראי על ניהול הדיון. הגדר מסגרת זמן; לכל הפחות להגדיר התחלה וסיום הזמן.
אני גם ממליץ להגדיר משך עבור כל פריט בסדר היום. אלה צריכים סך הכולל את הפגישה מסגרת זמן.
התחל את הפגישות שלך בזמן
אם אתה עובד באחת מאותן תרבויות שבו אנשים לטפטף לתוך פגישות כל הדרך עד חמש או עשר דקות לאחר זמן ההתחלה המתוכנן, הגיע הזמן להתחיל מגמה חדשה.
חברה אחת מעודדת את המנהלים לסגור את הדלת במועד ההתחלה המתוכנן, ואלה המאחרים אינם מוזמנים להשתתף. אמנם זה עשוי להיות דרקוני יותר ממה שאתה רוצה לפעול, אתה צריך להיות שום נקיפות מצפון על להביא את הפגישה סדר, לבחון את המטרה ואת המאשר ציפיות ועיתוי.
אל תחכו שסטראגלרס יופיעו. כאשר מישהו מגיע מאוחר, לא לחזור ולסקור מה כבר מכוסה. המשך עם נושאי הפגישה שלך. זה יהיה מביך עבור straggler ולשפר את הסיכויים שלו / לה להגיע בזמן בפגישה הבאה.
אם מארגן הפגישה / נותן החסות אינו מופיע בזמן, חשוב על ביטול הפגישה וחזור לעבודה. תקופת המתנה של חמש עד שבע דקות היא סבירה. הסיכויים הם, מארגן הפגישה נתקל בקושי בלתי צפוי ומעדיף לא לבזבז את הזמן שלך מחכה לו.
שמור על המפגש בנושא
מנהג טוב הוא להקצות למישהו את התפקיד של שמירה על כולם במסלול במהלך הפגישה. לעתים קרובות מדי, הדיונים להיסחף ואז לשפל מערבולת של דעות, רעיונות, עובדות, רגשות. במקום זאת, להקצות את התפקיד ולהודיע לכל הנוכחים נוכחות כי אדם זה יהיה להתערב אם וכאשר הדיון נופל על סדר היום פריט ספציפי של הדיון.
בחברות מסוימות, תפקיד זה הוא התייחס כמו "התנועה Cope", באחרים, "נושא השומר". ללא קשר התווית, התפקיד הוא מאוד מועיל בחיזוק האפקטיביות ואת הפרודוקטיביות של הפגישות שלך.
אם נוצרו נושאים נוספים שהם מחוץ לסדר היום, אך חשוב לדון בהם, יש להציב אותם באופן ברור ולהציב אותם ב"חניון "לדיון עתידי ולדיון או לפגישה בדידה. בעל הפגישה שומרת לעצמה את הזכות לאפשר דיון מתון קטין אם הוא תומך מטרת הפגישה הכוללת.
לשמור ולהפיץ פגישה הערות / דקות
מישהו, מלבד מארגן הפגישה, צריך לשמור על דקות של הפגישה. הקלטה טובה של הפרוטוקול תכלול:
- תאריך פגישה, תאריך, מיקום
- תיאור המטרה
- העתק של סדר היום
- רשימת משתתפים ורשימה של אלו שלא השתתפו
- רשימה מפורטת של מסקנות, פריטים פעולה, אחריות ותאריכים להשלמת. נוטרים רבים משתמשים בסדר היום כמדריך לרישום המסקנות והפעולות.
- מפגש מעקב מתוכנן אם יש צורך באמת.
באופן אידיאלי, להפיץ את הפגישה הערות בהקדם האפשרי לאחר סיום הפגישה לחלוטין בתוך יום עסקים אחד. הפרוטוקולים והערות משמשים תזכורת חשובה למשתתפים, כמו גם מקור מידע לבעלי עניין אחרים, או לאלה שהחמיצו את הפגישה. הדקות הן כלי נהדר למינוף כדי להזכיר לאנשים ולצוותים של פעולות מעקב מחויבות שלהם.
השורה התחתונה לעת עתה:
יתכן כי פגישה תביא לתוצאות חיוביות, ותסייע להניע פרויקטים ואנשים קדימה, פשוט לא לסמוך על זה. כמה חריצות וחיזוק מכוון של טכניקות הפגישה הפגישה שלך ישפר את הסיכויים שלך נהיגה תוצאה מעולה.
-
עודכן על ידי Art Petty