איך אתה יכול לפשט ולהאיץ משלוח שירות HR

כיצד משאבי אנוש יכולים להגיב לשירות העובדים בצורה היעילה ביותר

מנהיגי משאבי אנוש מהווים מקור משמעותי לתמיכה ולנוחות לעובדים הן בחייהם האישיים והן בתחום המקצועי. משאבי אנוש הוא שירות שירות, וכי השירות כולל סיוע לעובדים לקדם את הקריירה שלהם ופתרון בעיות בין העובדים ומפקחים שלהם .

משאבי אנוש תומכים בהם גם בכמה מהאירועים החשובים והחשובים ביותר בחייהם, כולל נישואין, לידה ומאבקים במחלה קשה.

אבל לעתים קרובות מדי, שירותי ניהול שגרתית, כגון לענות על אותן שאלות שוב ושוב או להשלים עסקאות פשוטות, צורכים את רוב הזמן של HR.

הפחת את עומס העבודה הניהולית

המפתח להקטנת עומס העבודה המינהלי הוא להכשיר את העובדים להיות יותר עצמאיים וממלאים משימות ארציות יותר. זה המקום שבו יישום גישת ניהול שירות יכול לעזור. ניהול השירות מפשט את אספקת השירותים הניהוליים השגרתיים, ומשחרר את הזמן להתמקד בפעילויות בעלות ערך גבוה.

לארגון HR טיפוסי יש מערכות לניהול נתוני עובדים ופעילויות הקשורות בתשלום. עם זאת, זה כנראה אין מערכת אוטומטית לטיפול בפניות עובדים ומילוי בקשות.

חשבו על מה שקורה כאשר עובד מקבל זימון לחובת המושבעים : רוב הסיכויים שהחברה עדיין מסתמכת על ניירת פיזית או על שורה של אימיילים כדי לטפל בבקשת העובד לפרק זמן קצר מהעבודה.

בגלל אינטראקציות של העובד בדרך כלל במעקב באמצעות הודעות דוא"ל וגיליונות אלקטרוניים, בקשות עובדים מתגעגעים לעתים קרובות או להתעלם. טעויות ואז לקרות, יצירת תסכול נוסף ועבודה נוספת עבור משאבי אנוש.

עם דוא"ל, אין דרך קלה לראות אם הבקשה היא נתקע או כדי לאתר ולסלק צווארי בקבוק בתהליך.

באופן דומה, קשה לנתח ולהגיב על צרכי העובדים - למשל, זיהוי מידע המבוקש לעתים קרובות ולוודא שהוא זמין באופן מקוון.

תהליכים ניהוליים ידניים מתסכלים עובדים והם ניצוץ ענק על צוותי משאבי אנוש. סקר שנערך לאחרונה מצא כי עובדי HR מבלים בממוצע 12 שעות בשבוע בטיפול בשיחות עובדים שגרתיות ודוא"ל.

גישת ניהול השירות לצרכי העובדים

גישת ניהול השירות מבטלת את התהליכים המייגעים, המספקים זמן רב. זה לא רק להחליף דוא"ל, זה הופך איך HR עוסקת עם עובדים.

תחשוב על ניהול שירות כמו השילוב המושלם של עוזר מנהל ומנהל הפרויקט. הוא מגיב באופן מיידי לבקשות עובדים, מקדם מקרים, ממכן תהליכים ידניים הניתנים להחזרה, ואף מנהל פעילויות מורכבות חוצי-מחלקות כגון שכירת עובדים וחזרה למטוס.

ניהול שירות אף פעם לא שוכח או עושה טעויות, תמיד עוקב אחרי אנשים כל כך דברים לעשות, ומאפשר לך לדעת אם יש בעיה זה לא יכול לפתור. הוא גם מראה לך היכן העובדים שלך מבלים את זמנם - כך שתוכל לבצע אופטימיזציה של פריסת המשאבים ולהגדיל את הפרודוקטיביות.

ניהול השירות אינו מחליף את מערכת ניהול ההון האנושי הנוכחית שלך - היא משתלבת בה ומשלימה אותה, ומספקת לך חשיפה ושליטה על העבודה שאתה עושה בעיקר באמצעות הדוא"ל היום.

זה גם מספק באותה רמה של נראות לעובדים. הם יכולים לראות את מצב החקירות שלהם, במקום להרגיש שהבקשות שלהם נעלמו לתוך חור שחור זמן קצר לאחר שהגישו אותם.

הענקת עובדים עם היכולת לפקח על התקדמות הבקשות שלהם מקטינה באופן משמעותי את מספר המעקב אחר הודעות דוא"ל, שיחות טלפון וביקורים פנים אל פנים, ובכך לצמצם עוד יותר את עומס העבודה הניהולית של HR.

יתרונותיו של גישת ניהול השירות

ניהול השירות מתחיל עם גלגול של פורטל משאבי אנוש מבוסס אינטרנט שבו העובדים יכולים למצוא מידע HR וביקש שירותי HR. באופן אידיאלי, העובדים יכולים לגשת לפורטל זה על מחשבי העבודה שלהם, מחשבים ביתיים, מחשבים ניידים, טלפונים חכמים וטאבלטים.

זה מאפשר להם להשתלט על הצרכים הבסיסיים שלהם HR - כגון ההרשמה הטבות או שינוי סטטוס עדכונים.

עובדים פשוט לבחור את השירותים בפועל הם צריכים מתוך קטלוג שירות או לחפש מידע בבסיס הידע של הפורטל.

כאשר עובד מגיש בקשה דרך הפורטל, מערכת ניהול השירות יוצרת באופן אוטומטי מקרה ומניעה אותו בתהליך ההשלמה המלא. זה כולל הקצאת המקרה המומחה HR הנכון, באופן אוטומטי ניתוב המקרה מאדם לאדם כמו כל שלב הגשמה הושלמה, ושמירה על ההיסטוריה מקרה מלא.

ניתן גם להרחיב את השירות למחלקות אחרות. לדוגמה, מערכות ניהול שירות יכולות להגדיר באופן אוטומטי חשבונות IT או לבקש משרדים עבור עובדים חדשים כחלק מתהליך המשולב.

מערכת ניהול השירות מניעה את תהליכי אספקת השירות מקצה לקצה ויודעת כיצד מבצעים תהליכים אלה. לדוגמה, הוא יכול להגיד לך באופן אוטומטי כאשר מקרה הוא תקוע, כך שתוכל לנקוט פעולה.

זה גם מייצר מגוון רחב של KPIs ודרכי תהליך אחרים, כגון כמה טוב הצוות שלך מגיב לפניות עובדים. זה אפילו יכול לנתח את סוגי שאילתות בסיס הידע עושה את זה קל לזהות ולמלא כל פערי התוכן.

סיכום

אנשי מקצוע HR בוחרים להמשיך בקריירה בתחום משאבי אנוש משום שהם רוצים לעזור לאנשים, לא לבלות את ימיהם בהגשת מסמכים, לעדכון גיליונות אלקטרוניים ולהגיב להודעות דוא"ל. לעתים קרובות מדי, בקשות ארציים ערימות של ניירת לקטוע את העבודה, אשר מתסכל אותם ואת העובדים שהם מנסים לעזור.

HR הוא ספק שירות יכול להסתכל על הדוגמה של ספק השירות הבחור, מחלקת ה- IT. IT נטלה את ההובלה במאמצים רבים של הארגון ליישם משמעת של ניהול שירות כדי להפוך את הגשת הבקשה למילוי בקשות של ה- IT.

אוטומציה של משימות אלה מאפשרת ל- IT להתמקד בעבודות אסטרטגיות נוספות שיכולות לסייע לחברה לעמוד ביעדים העסקיים הרחבים שלה, ולהציג בצורה טובה יותר את שווי ה- IT.

גישת ניהול שירות היא המפתח ל- HR המגדיל את הפרופיל שלו למנהיגים עסקיים על-ידי אספקת שירותים ברמה גבוהה יותר ושביעות רצון מוגברת של העובדים, תוך הפחתת עומס העבודה שלו. משאבי אנוש יכולים להקדיש את זמנה ומומחיותה לפעילות אסטרטגית יותר המניעה את עסקיה קדימה .