סקירה כללית של קבצים ומדיניות קבצים לדוגמה

הנה מה שאתה צריך לדעת על התוכן של אנשי קבצים

קובץ כוח אדם הוא תיעוד שמור של המעסיקים על ההיסטוריה ועל מעמדו של כל יחסי העבודה עם עובד יחיד. המעסיק שומר על תיעוד התעסוקה בקובץ כוח אדם משלוש סיבות.

• המעסיק רוצה לקבל מידע מדויק ומאורגן כאשר אתה צריך גישה למידע מכל סיבה שהיא. שינויים במגעי חירום, כתובות עובדים, מעקב אחר הערכות ביצועים , מכתבים משמעתיים , הכרה בעובדים וחומרי יישום לתעסוקה הם דוגמאות לסוגי המידע שהמעסיק ירצה לגשת אליהם במהירות.

• המעסיק צריך לשמור תיעוד על נושאים כוח אדם כגון בחירת עובדים, ביצועים, היסטוריית עבודה, רציונליות פיצוי, ויישומים קידום פנימי, עד כמה שם.
  
  תביעה של EEOC , תביעה או אפילו צורך להצדיק את העדר העלאה או קידום לעובד מחייבים את המעסיק לאסוף ולשמור סוג זה של תיעוד העובד.
• כמה רשומות העובד נדרשים על ידי ממשלות פדרליות או המדינה למעסיקים לשמור. ארגון מידע העובד בקובץ כוח אדם הגיוני לגישה ולציות משפטי ונכונות.

סוגי קבצים כוח אדם

מעסיק מעסיק בדרך כלל מספר סוגים של תיקי כוח אדם, לשימוש עסקי, לשמירת סודיות העובד, לפרטיות רפואית ולצרכים משפטיים. אני לא מודע לכל חוק שאומר כמה קבצים המעסיק נדרש לשמור.

עם זאת, ישנם חוקים רבים, וישנם שיטות עבודה מומלצות של העובדים לסודיות העובדים, המסדירים את התוכן של קובצי כוח אדם ויש להם גישה למידע זה.

אלה הם קבצי כוח אדם שרוב המעסיקים בארה"ב מחזיקים בהם. (החוקים והפרקטיקות בעולם עשויים להיות שונים.)

• כוח אדם קובץ : זהו קובץ העובד העיקרי המכיל את ההיסטוריה של יחסי העבודה.
• קובץ שכר : אתה רוצה לשמור קובץ נפרד עבור כל בעיות שכר לגבי שכר והטבות.

• קובץ רפואי של העובד : חוק ביטוח הבריאות הפדראלי וחשבון משנת 1996 (HIPAA) דורש מעסיקים להגן על רשומות רפואיות של העובד כחסוי.
• I-9 Form Forms : אתה צריך לשמור על קובץ נפרד עבור כל עובד (לא לעובד) I-9 טפסים מאז אתה לא רוצה עובדי הממשלה, אשר מורשה לבדוק טפסים אלה תחת מגוון של נסיבות, מסתכל דרך שלך ראשי, סודי עובד קבצים קבצים.

גישה לעובדים לקבצי כוח אדם

העובדים רשאים לגשת לקובץ העובדים של העובדים תחת הדרכה ופיקוח של צוות משאבי אנוש. קובצי כוח אדם נחשבים לרכושו של המעביד אשר באחריותו לשמור עליהם ולשמור עליהם.

לדוגמה, מדיניות קבצים

להלן דוגמה לדוגמה קובץ מדיניות לשימוש בחברה שלך. הוא דן בקבצים השונים המומלצים ומי צריך לגשת לכל קובץ.

מדיניות לדוגמה

החברה מחזיקה בשלושה תיקי עובד לכל עובד.

קובץ כוח אדם נשמר עבור כל עובד (שם החברה שלך). תיקי כוח אדם אלה מכילים מסמכים סודיים ומנוהלים ומתוחזקים על ידי צוות משאבי אנוש.

הגישה לקובץ זה מוגבלת לצוות משאבי אנוש ומניחה שכל מנהל של העובד שומר את התיק שלו במסמכים הרלוונטיים לביצוע עבודתו של העובד.

מסמכים אופייניים בקובץ כוח אדם כוללים את טופס ההעסקה, טופס ליצירת קשר עם המשפחה, תיעוד תפעולי משמעתי, קורות חיים, מדריך עובדים ומעסיקים לחתום על גיליונות, מידע אישי שוטף והפניות עבודה.

לא כל קבצי כוח אדם מכילים את אותם מסמכים, אבל כל קובץ אדם יש כמה מסמכים זהים.

קבצי שכר מתוחזקים גם; קבצי שכר כוללים היסטוריה של משרות של העובד, מחלקות, שינויים פיצוי, וכן הלאה. הגישה לקובץ השכר מוגבלת לעובדי הנהלת החשבונות ועובדי משאבי האנוש המתאימים.

גם תיק רפואי של העובד נשמר. תוכן התיק הרפואי אינו זמין לאיש מלבד צוות הייעוץ של Human Resources והעובד שרשומותיו נשמרות בתיק. ב שם החברה שלך), קבצים רפואיים לקבל את הרמה הגבוהה ביותר של אחסון בטוח וסודיות.

עובד יכול להציג את קובץ העובדים שלו על ידי פנייה לאיש צוות משאבי אנוש בשעות העבודה הרגילות. אף עובד אינו רשאי לשנות או להסיר מסמך כלשהו מקובץ העובדים שלו, אשר יש לראותו בנוכחות איש צוות משאבי אנוש.

ידוע גם בשם קבצי העובד, רשומות עובד, משאבי אנוש קבצים, תיעוד

כתב ויתור - שים לב:

סוזן הית'פילד עושה כל מאמץ כדי להציע ניהול מדויק של משאבי אנוש, מעסיקים ועובדי עבודה מקצועיים, בעלי משמעות משותפת, הן באתר האינטרנט והן מקושרים אליו מאתר זה, אך היא אינה עורכת דין, והתוכן באתר סמכותי, אינה מובטחת לדיוק ולחוקיות, ואינה מתפרשת כעצה משפטית.

האתר כולל קהל עולמי וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה, כך שהאתר לא יכול להיות מוחלט על כולם עבור מקום העבודה שלך. כאשר יש ספק, תמיד לחפש ייעוץ משפטי או סיוע ממדינה, פדרלי, או משאבים ממשלתיים בינלאומיים, כדי לוודא את הפרשנות המשפטית והחלטות נכונים. המידע באתר זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע בלבד.