חשיבות התיעוד במשאבי אנוש

ראה דוגמאות של תיעוד נכון ושגוי במשאבי אנוש

התיעוד הוא הרשומה הכתובה והמתוחזקת של אירועי התעסוקה . התיעוד מורכב ממרכיבים ממשלתיים ומנדטיים על פי חוק, מסמכים הנדרשים על ידי מדיניות החברה ומעשה, מסמכים המוצעים על ידי מיטב שיטות משאבי אנוש, הרשומה רשמית ובלתי רשמית על אירועי התעסוקה.

תיעוד על שיא תעסוקה

תיעוד הוא תיעוד בכתב של פעולות של העובד, דיון, אירועים של ביצועים אימון , עדים מדיניות הפרה, פעולה משמעתית, תרומות חיוביות, פרס והכרה, חקירות, כישלון להשיג דרישות ויעדים, הערכת ביצועים , ועוד.

התיעוד מאפשר למעסיק או לעובד לשמור תיעוד בכתב של האירועים והדיונים שהתרחשו סביב אירוע מסוים. תיעוד יחסי העבודה מספק תיעוד בכתב אשר עשוי להיות נחוץ כדי לתמוך בפעולות כגון קידום העובד, שכר העובד עולה , וכן צעדים משמעתיים כולל סיום העסקה .

תיעוד העובדים הוא בדרך כלל חיובי וגם שלילי, במידת הצורך. היא עובדתית ולא שיפוטית. הוא מתאר את האירועים כפי שהם מתרחשים לא הדעות של המחשבה ואת המחשבות על האירוע. התיעוד מתאר גם את הפעולות שננקטו במקרים בולטים כגון בעת ​​מתן הכרה רשמית של העובד או נקיטת צעדים משמעתיים.

זכור כי עליך ליצור תיעוד קרוב ככל שהתקרית מתרחשת ככל האפשר, כך שהתיעוד הוא מדויק, מפורט ומדויק.

בהליך משפטי, תיעוד על ביצועי העבר של העובד הוא קריטי לעתים קרובות לתוצאה שהמעסיק חווה מהאירוע.

הצבת תמונה הוגנת של ביצועי העובד ללא התמקדות גרידא בהתרחשות השלילית היא המטרה.

סוגי תיעוד

מדיניות, נהלים, מדריך העובד ותוכניות פיתוח ביצועים הן גם צורות של תיעוד המתעד את התנהגות העובדים הצפויה ואת דרישות מקום העבודה כדי לשמור על מקום עבודה מסודר והוגן שבו העובדים יודעים מה צפוי מהם.

תיעוד הוא גם תיעוד בכתב של הצהרות הנאשמים, המאשים, ועדים לאירועים במקום העבודה העוינים הכרוכים בהתנהגות בלתי הולמת של עובדים כגון הטרדה מינית .

התיעוד עשוי להיות רשמי ונשמר בקובץ העובדים של העובד. העובדים צפויים לחתום על מסמך זה כדי להודות שקיבלו עותק וסקרו את התוכן. (החתימה אינה מסמלת הסכמה עם ההצהרות בתיעוד).

תיעוד זה כולל גם רשומות קבועות כמו יישום התעסוקה חתום, הפניות התעסוקה בכתב, חומרי יישום כגון קורות חיים ומכתבים כיסוי, בדיקות רקע. פרט לקובץ העובדים של העובד, גם תיעוד כמו טופס I-9 המאמת את זכאות העובד לעבודה בארה"ב נשמר, כמו גם רשומות רפואיות, רשומות FMLA וכן הלאה.

תיעוד עשוי להיות גם בלתי פורמלי כמו ברשומות של מנהל שלו או שלה דיונים עם עובד במשך שנה. חשוב למנהלים לשמור על תיעוד זה על כל חברי צוות הדיווח שלהם; אף עובד לא צריך להיות בודד בגלל הביצועים. (זה יכול להיחשב אפליה במועד מאוחר יותר.)

שימוש בתיעוד

תיעוד של אירועים קריטיים, בין אם חיוביים או שליליים, מומלץ גם כך למנהלים יש תיעוד של ביצועי העובדים לפרק זמן.

תיעוד משמש בדרכים אחרות בארגונים. אלה יכולים לכלול נהלים, הוראות עבודה, הוראות תוכנה למחשב, כדי שם כמה, אבל לצורך הפונקציה משאבי אנוש, אלה הם השימושים הנפוצים של תיעוד. וכן, אלה הן הוראות כיצד לתעד כראוי .

דוגמאות לתיעוד ביצועים

תיעוד על ביצועי העובד יאפשר לך משמעת , לסיים או לקדם באופן הוגן, לתגמל ולהכיר עובדים. ללא תיעוד, ביצוע מקרה עבור כל הפעולות הללו קשה - ומסוכן עבור המעסיק.

על המעסיק להימנע מכל האשמה אפשרית בנוגע לטיפול מפלה בעובדים .

חוקיות בצד, מעסיקים טובים רוצים ליצור סביבת עבודה כי הוא הוגן, עקבי, ותומך של מטרות העובד ותוכניות הקריירה.

סביבה זו נתמכת על ידי תיעוד מקצועי של המנהל של ביצועי העובד - הן התנהגות משועשע ופעולות הזקוקים לתיקון או שיפור. מוקדם יותר, כיצד המסמך נדון בפירוט. דוגמאות אלו מעניקות לך דוגמאות נוספות לתיעוד המתאים.

דוגמאות לתיעוד

שגוי :

מארק בדרך כלל מאוחר לעבודה. מארק מפסיד יותר מדי עבודה.

משמאל :

1 באפריל: מארק התקשר חולה והחמיץ 8 שעות עבודה.

4 באפריל: מארק הגיע לעבודה בשעה 10 בבוקר, שעתיים מאוחר משעת ההתחלה המתוכננת שלו.

6 באפריל: מארק שנקבע תור של הרופא ולאחר מכן, נשאר בבית יש תנור חדש מותקן.

12 באפריל: מארק התקשר חולה והחמיץ 8 שעות עבודה.

שגוי :

מרי לא אמינה. היא בקושי עושה מה שהיא מחויבת לעשות.

משמאל :

2 במאי: מרי הבטיח את הטיוטה הראשונה של ההצעה המוצר יהיה זמין לבדיקה בפגישה השבועית של היום. מרי לא יצרה מסמך טיוטה כצפוי. אמרה שהיא היתה עסוקה מדי, והאנשים שעזרתה היתה זקוקה לה לא חזרו אליה.

מנהל השיב: איזו עזרה היית צריך? מֵידָע? מי לא קיבל בחזרה אליך ומה אתה צריך מהם?

קארל ומייקל היו צריכים לעדכן את מרי על התקדמותם.

מה עושה אותך כל כך עסוק, כי לא היה לך זמן לעקוב אחר על המחויבות שלך? עושה יותר מדי התחייבויות עם שעות מוגבלות כדי למלא אותם.

מה אוכל לעשות כדי לעזור לך?

מתי תציע את טיוטת המסמך לבדיקה?

דוגמאות אלה מספקים סקירה כללית של תיעוד יעיל נראה כמו תיעוד שנכתב באופן שגוי. בצע את העצה הזו כדי לתעד ביעילות ותיעוד חוקי מדיניות, ביצועים ואירועים במקום העבודה שלך.

כתב ויתור: יש לציין כי המידע שסופק, תוך סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, ממשלתי או ממשלתי בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.