אתה יכול לתכנן, להוביל, ולנהל פגישה כדי לייצר תוצאות
אם אתה מזניח את אחת ההזדמנויות האלה לניהול פגישה, הפגישות שלך צוותי לא יישא פרי שאתה רוצה מהזמן שאתה משקיע. קח את שנים עשר עצות לניהול פגישות כדי להדריך את הנוכחים שלך כדי להשיג תוצאות צפויות, חיוביות וקונסטרוקטיביות.
מה לעשות לפני הפגישה כדי להבטיח פגישות אפקטיביות
פעולות לפני הפגישה להקים את היסודות להשגת תוצאות הפגישה. אתה יכול לעשות את כל המעקב הדרוש אבל בלי תוכנית פגישה יעילה להתחיל, התוצאות שלך יאכזב אותך. טיפים אלה יעזרו לך לתכנן וליישם את הפגישה.
תכנן את האסיפה
פגישות אפקטיביות המניבות תוצאות מתחילות בתכנון פגישות. ראשית, לזהות אם עובדים אחרים נדרשים כדי לעזור לך לתכנן את הפגישה. לאחר מכן, להחליט מה אתה מקווה להשיג על ידי קיום המפגש. קבע יעדים לביצוע עבור הפגישה שלך.
המטרות שתגדיר יקימו את המסגרת לתוכנית פגישה אפקטיבית. כמו סטיבן Covey אומר שבעת ההרגלים של אנשים יעילים מאוד , "להתחיל עם הסוף בראש." מטרת הפגישה שלך תקבע את הפגישה להתמקד, את סדר היום הפגישה , ואת משתתפי הפגישה אתה צריך להשיג את המטרה.
ודא שאתה צריך פגישה
לאחר שפיתחת את תוכנית הפגישה שלך, ודא כי פגישה היא כלי מתאים להשגת המטרות שנקבעו. כדי לתזמן ולהחזיק פגישה הוא יקר כאשר אתה חשבון על הזמן של האנשים במחנה, אז לעשות מאמצים כדי לקבוע כי הפגישה היא ההזדמנות הטובה ביותר לפתור את הבעיה, לשפר את התהליך , או לבצע תוכנית מתמשכת.
אתה עשוי לגלות כי אתה יכול להשיג את מטרות הפגישה עם דיון בדוא"ל או על ידי הפצת המבקש מידע באמצעות עלון החברה. ודא את הפגישה יש צורך ולא רק נוח יותר בשבילך, אתה תקבל תוצאות טובות יותר מן הנוכחים הפגישה שלך כאשר אתה באמת לקח מלאי של הצרכים שלהם.
להבטיח השתתפות מתאימה באסיפה
אם פגישה היא האמצעי המתאים כדי להשיג את המטרות שלך , לבדוק עם המשתתפים שצריכים להשתתף בפגישה כדי להצליח. המשתתפים צריכים להיות זמינים כדי להשתתף בפגישה.
לדחות את הפגישה ולא לקיים פגישה ללא אנשי צוות קריטיים. אם נציג בא במקומו של גורם החלטה מכריע, וודא שחבר הסגל המיועד יהיה בעל הסמכות לקבל החלטות - או לדחות את הישיבה.
להפיץ ולסקור מראש עבודה לפני האסיפה
כמה פגישות השתתפת בהן, שהתחלת עם מנחה הפגישה, העביר גליון של דפי מידע או הקרנת שקופית של Microsoft PowerPoint לדיון? מתסכל? אתה בטוח. הפגישה הופכת לקבוצת קריאה, שאינה פרודוקטיבית להשגת יעדים.
כאשר המטרות המוצהרות לקיום פגישה הן קבלת החלטות וענות על שאלות, קבוצת קריאה היא בזבוז מביש של עמים.
אתה יכול לעשות פגישות פרודוקטיביות ביותר ולהבטיח תוצאות על ידי מתן מראש הכרחי מראש לקראת הפגישה בפועל. מתן טרום עבודה, תרשימים, גרפים וחומרי קריאה 48 שעות לפני פגישה משפיעה על הצלחת הפגישה. ככל שיותר זמן ההכנה להקצות, אנשים מוכנים יותר יהיה לפגישה שלך.
תיעוד שיסייע לך להשיג את מטרות הפגישה יכול לכלול דוחות; נתונים, תרשימים וקישורים למידע תחרותי, מכירות עדכניות ותוכניות ייצור; Microsoft PowerPoint מחליק את נקודות הדיון המרכזיות; ופגישות דקות , הערות ומעקב מפגישות ופרויקטים קודמים או קשורים.
טרום עבודה, אפילו רק קישורים כדי לעקוב אחר לקרוא את המידע, מופץ במועד, עם ציפייה רצינית כי המשתתפים יקראו את העבודה מראש לפני הפגישה, מסייע להבטיח את הפגישה שלך מצליח.
במהלך האסיפה להבטיח פגישות אפקטיביות
שימוש יעיל של זמן הפגישה בונה התלהבות לנושא. זה יוצר מחויבות ותחושת הישג מהמשתתפים. אנשים מרגישים חלק ממשהו גדול יותר מאשר האתגרים היומיומיים שלהם. לכן, פגישה נוחה, פעילה ומציבה את הבמה למעקב תביא לתוצאות הפגישה.
יעיל מפגש מפגש
מנהיג הפגישה קובע צליל חיובי ופורה לאינטראקציה בין משתתפי הפגישה. מפגש הפגישה יעיל מתחיל עם סקירה של המטרות, או התוצאות הצפויות, ואת סדר היום. המסייע מסייע לחברי הקבוצה להישאר ממוקדים ופרודוקטיביים.
עיצוב האג'נדה וסדר היום קובעים את מסגרת המפגש. מנחה יעיל, אשר שומר על המשתתפים על המסלול, מבטיח את ההישג של תוצאות צפויות, הרצוי מן הפגישה.
השתמש ב- Pre-Work באסיפה
השתמש או הפנה את המידע לפני העבודה ומידע אחר שסופק לפני הפגישה במהלך הפגישה. אתה מחזק את הצורך של המשתתפים לבלות את הזמן הדרוש מראש כדי לעיין בחומר כי הוא חלק בלתי נפרד להשיג את התוצאות הרצויות.
המשתתפים שלך יכינו לפני להשתתף בפגישות שלך ואת התוצאות שלך ישא עדות הוכחה מוצקה ומנהיגות . אף אחד לא רוצה להיראות לא מוכן, לא מעוניין, או לא תורם בעיני חברו לקבוצה.
מעורבים כל משתתף בפעולות
לכל קבוצת עבודה יש אישים שונים שמגיעים לפגישות. יש לכם עמיתים שקטים ואנשים שמנסים לשלוט בכל פלטפורמה. אם להקל או להשתתף בפגישה, אתה צריך לערב כל משתתף בהישג של מטרות הפגישה.
דבר זה מבטיח שכל משתתף יושקע בנושא המפגש ובמעקב. תוכל להשיג תוצאות יותר עם כל הצוות מושך מאשר עם אחד אנשי צוות דומיננטי מנסה לדחוף את כולם במעלה הגבעה.
צור יעיל מעקב אחר תוכנית מעקב
במהלך הפגישה, לבצע תוכנית מעקב עם פריטים פעולה. תוכניות אפקטיביות כוללות את הדברים הבאים.
- סעיף הפעולה הספציפי,
- את שמו של האדם אשר התחייב "בעלות" על הישג סעיף הפעולה,
- תאריך היעד של סעיף הפעולה, ו
- הסכם בדבר מה מהווה את השלמת הפעולה.
לדון תרחישים בחיים האמיתיים מחסומים להצלחה כי חברי הצוות עשוי להיתקל כפי שהם מנסים להשיג את הפריטים אשר יפיק את התוצאות הנדרשות. קבע מועד לפגישה הבאה שלך, במידת הצורך, כאשר המשתתפים נמצאים בה.
לאחר הפגישה כדי להבטיח פגישות אפקטיביות
פעולות ותכנון לפני ובמהלך הפגישה לשחק תפקיד גדול לסייע לך להשיג תוצאות צפויות, חיוביות, בונה. הפעולות שלך בעקבות הפגישה הן מכריעות באותה מידה. מעקב אחר הפגישה הבאה מתוזמנת אף פעם לא מספיק השקעה כדי להבטיח תוצאות.
פרסם דקות פגישה
התחל לפרסם את הדקות ותוכנית הפעולה תוך 24 שעות. אנשים יתרום באופן יעיל ביותר לתוצאות אם הם מתחילים לעבוד על פריטים באופן מיידי. הם עדיין יש זיכרון חדש של הפגישה, הדיון ואת הרציונל לכיוון הנבחר.
הם נשארים נלהבים ומוכנים להתחיל. עיכוב בחלוקת דקות יפגע בתוצאות שלך מאז רוב האנשים מחכים דקות להגיע לפני שהם מתחילים להתמודד עם התחייבויותיהם.
מעקב יעיל אחר פגישות
כיבוד ותצפית על מועדים ומעקב יסייעו לך להשיג תוצאות מהפגישות שלך. המועד האחרון הוקם במהלך הפגישה. לאחר הפגישה, כל אדם עם פריט פעולה צריך גם להפוך את תוכנית ההישג האישי שלהם של המחויבות שלהם.
בין אם הם כותבים את השלבים המתכנן שלהם, להאציל את המשימות לאיש צוות אחר, או פשוט להשלים את המשימה, הפרט הוא אחראי למעקב.
כך גם מתכנן הפגישה. תוכל לשפר את תוצאות הפגישה על ידי מעקב אחר כל אדם שיש לו פריט פעולה באמצע הדרך בין פגישות. המטרה שלך היא לבדוק התקדמות ולהבטיח כי משימות מתבצעות. זכור כי מה שאתה שואל על מקבל מושלם.
דין וחשבון על המעקב במהלך הפגישה הבאה
האם אי פעם ישבת בפגישה מעקב שכלל כל משתתף אומר לקבוצה מדוע הם לא הצליחו לבצע את המחויבות שלהם? התוצאה היא מצער. קביעת הנורמה או המנהג של אחריות על תוצאות מתחיל מוקדם במחזור הפגישה שלך.
מעקב על ידי עוזר באמצע הדרך בין פגישות מסייע, אבל הקבוצה חייבת לעשות כישלון לשמור על התחייבויות בלתי קבילות . דווח על התקדמות ותוצאות בפגישה הבאה וציפה כי כל יושלם. לחלופין, לבדוק התקדמות בישיבה הבאה ואם יש מחסום אמיתי להתקדם, לקבוע כיצד להמשיך.
לדווח על תהליך הפגישה לשיפור מתמשך
הנוהג של תחקיר כל מפגש הוא כלי רב עוצמה לשיפור מתמיד. המשתתפים מתחלפים בדיון על מה יעיל או לא יעיל לגבי תהליך הפגישה הנוכחית. הם גם דנים על ההתקדמות שהם מרגישים הקבוצה עושה על הנושא של המפגש התקיים.
ביצוע שיפור מתמשך לרמה אחרת, צוותים מוצלחים לדון הפרויקט כולו שלהם, כמו גם את התהליך כדי לקבוע עד כמה הם הצליחו ליצור תוצאות. פגישות עתידיות משקפות את ההערכה. המפגשים מתפתחים ככלי יעיל אף יותר ליצירת תוצאות הארגון.
סיכום
התוצאות ניתנות להשגה וניתנות לחיזוי מפגישות מתוכננות ומיושמות היטב. עקוב אחר שתים עשרה ההמלצות האלה כדי להבטיח שהמשתתפים בפגישה ישיגו תוצאות צפויות, חיוביות וקונסטרוקטיביות מהזמן שהם משקיעים בפגישות. הארגון שלך יגמול את ההישג שלך ואת עמיתים לעבודה שלך יאהבו אותך כאשר אתה משתמש אלה עצות יעילות.