כיצד (ומדוע) להקליט דקות פגישה
הדקות כוללות בדרך כלל:
- את שמות המשתתפים,
- את הפריטים סדר היום מכוסה ,
- החלטות של המשתתפים,
- את המעקב פעולות שבוצעו על ידי המשתתפים,
- מועדי פרעון השלמת התחייבויות, ו
- כל האירועים או דיונים אחרים שראוי לתעד עבור ביקורת בעתיד או היסטוריה.
המפגשים למופת מושתתים על החלטות שהתקבלו במהלך הפגישה ועל התחייבויותיהם של המשתתפים. ההתחייבות מלווה במועדי פירעון וכל פרט אחר הדרוש להבנה משותפת של משתתפי הפגישה.
פגישה בפרוטוקול כמסמך היסטורי
כמסמך היסטורי, הם גם שימושיים לתיעוד הרעיונות או הדיונים המרכזיים שהובילו להכרעה. לדוגמה, לענות על שאלות מאוחר יותר כאשר חבר צוות אומר, "מה אי פעם חשבנו כאשר בחרנו את המטרה הזו."
דקות מפגש אפקטיביות לפרוס את חמש חלופות הצוות דנו הסיבה העיקרית מדוע נבחר אחד על נתיבים זמינים אחרים.
דקות פגישה אפקטיבית לפגישה עסקית טיפוסית לא צריך להקליט כל דיון.
הם גם לא צריכים, ואת לא צריכה, המדינה מי אמר מה. כמו כן, הם צריכים לתעד מה כל משתתף אומר בפירוט. בדוגמה שניתנה, כותב הערות יעיל מסכם את הדיון במקום לרשום כל מלה.
(להכיר בכך כי כלל זה שונה עבור סוגים אחרים של פגישות במצבים כגון פעולה משפטית, דיונים בבית המשפט, וכן הלאה.
הדקות האלה דורשות תיעוד מדויק של השיחה וההצהרות.) אבל, מפגש העבודה הרגיל שלך לא.
מתי וכיצד לשתף את פגישה דקות
באופן אידיאלי, דקות הפגישה מופצות למשתתפי הפגישה באופן אלקטרוני בסוף הפגישה. בעשותם זאת, יש למשתתפים הודעה מיידית על מחויבויותיהם ומועדיהם. אם זה לא אפשרי (לדוגמה, פתק הערה רוצה לנקות שגיאות) הערה taker צריך להפיץ את הפגישה דקות בתוך 24 שעות של הפגישה.
הפרוטוקולים משמשים תזכורת לחברי הצוותים שהוזמנו במהלך הפגישה. הם עוזרים למשתתפים להעביר את התחייבויות הפגישה שלהם ללוחות השנה שלהם ולעשות רשימות. הם משמשים תזכורת לכל פריט אשר חייב להגיע למשתתפים לפני הפגישה הבאה.
(זה יכול למנוע את אחת הבעיות המשמעותיות ביותר עם פגישות, באופן כללי - העברת מידע בפגישה, כך המשתתפים לבלות את הפגישה קריאה ולא אינטראקציה). אחרי הכל, הוא לא אינטראקציה נקודת מפגש? עבור כל דבר אחר, יש לך כלים כמו דוא"ל ו Yammer.
מומלץ לבדוק את הדקות של הפגישה הקודמת שלך בתחילת הפגישה הבאה, כדי שאנשים יוכלו לבדוק אותן לגבי הנכונות והצעדים הבאים.
מפגש דקות הם תורם יעיל לפגישות מוצלחות כאשר דקות כתובים כראוי ומופצים במועד. זה נכון במיוחד כאשר צוות יצרו נורמות חזקות התומכות בהצלחתה העסקית .
איך ארגונים לטפל לקחת פגישה דקות?
קריטי להצלחה של הפגישה , את פתק או מקליט תיעוד המפגש עבור המשתתפים, ההיסטוריה, ועובדים שצריכים לדעת מה התרחש בפגישה. ללא פרוטוקול פגישות מלא, סיכויי ההצלחה של הפגישה מצטמצמים.
העובד שלוקח את דקות הפגישה הוא בדרך כלל חבר בצוות ולוקח את ההערות תוך כדי השתתפות בפגישה. בפגישות שיש להן הליכים משפטיים או משפטיים הקשורים להליכים, השלכות או דרישות כגון דיונים, ישיבות מועצת המנהלים הנדרשות או תצהירים, אדם שאינו משתתף לוקח את הדקות הרשומות ומרבה לרשום את ההליכים.
העובד שמקליט את הפרוטוקול חייב להיות בעל אוזן לפרטים כדי לתעד במדויק. כמו כן, על העובד לבצע ריבוי משימות באופן יעיל כדי להשתתף בפגישה תוך הקלטת הדקות.
בפגישות מסוימות, אותו עובד לוקח את הפרוטוקול בכל פגישה. באחרים, תפקידו של הדוד העובר עובר מעובד לעובד. כמו מנהיגות הפגישה , את התפקיד של פתק לבנה בונה מנהיגות , תקשורת , יעיל מיומנויות מנהיגות מפגש.
מה הם הדרישות של פגישה דקות הערה Taker?
הדרישות עבור רשמקול או הערה הערה:
- רשמו במדויק את ההחלטות, ההתחייבויות ונקודות הדיון העיקריות שנעשו באסיפה.
- להקליט את הפריטים פעולה כי חברי הפגישה מחויבת לעשות יחד עם תאריך היעד שחברים מחויבים לבצע. פריטי פעולה יש שם מצורף, אבל הדיון הכללי לא המדינה מי אמר מה בפגישות עבודה לא פורמלי.
- סקור את ההחלטות העיקריות ואת המטלות או התחייבויות מרצון ופריטים פעולה בסוף הפגישה כך המשתתפים יכולים לסקור ולהסכים על ההתרחשויות והתחייבויות לפני שעזב את הפגישה.
- מנהיג הפגישה רשאי לבקש מהנוכחים לסכם את הדיון מדי פעם במהלך פגישה.
- בסדרה מתמשכת של פגישות, לוקח את הערות לוקח רגע כדי לסקור את הפגישה דקות בתחילת הפגישה הבאה. העובדים הנוכחים יכולים להוסיף או לתקן כל דבר שהם חולקים עליו בדקות.
- הפצת עותק של פרוטוקול הפגישה בתוך 24 שעות מהישיבה היתה המלצה סטנדרטית של מנחים מפגש במשך שנים. עכשיו, עם זאת, מקליט סביר להניח לקח את הדקות על מכשיר אלקטרוני כגון מחשב נייד או iPad. לכן, הפנקס צריך להפיץ את הפגישה הערות לאחר סקירה מהירה של איות, דקדוק, ובהירות - לעתים קרובות או בתוך דקות של הפגישה.
מקליט הוא תפקיד כי הפגישה חייב להיות בטוח כי תוצאות הפגישה מועברים ופעל על ידי המשתתפים. ללא ההערות, על המשתתפים להסתמך על זיכרון המשתתפים האחרים. מובטחת, זה לא תוכנית טובה.
תיעוד הפתק של הפגישה הוא הכרחי להצלחת פגישה, בדיוק כמו התיעוד נחוץ לשיפור ביצועי העובדים.