ראשים: חוקי הפדרלי ואת חוקי המדינה עשוי להיות שונה
להלן הנחיות בסיסיות לשמירת רשומות HR. עם זאת, זכור שחוקי המדינה עשויים להשתנות מהנחיות אלו. אם חוקי המדינה והחוקים הפדרליים נמצאים בסכסוך, תמיד לשמור את הרשומות על פי הדרישה אשר תהיה ארוכה יותר.
עדיף לשמור משהו במשך זמן רב מדי לא מספיק זמן.
רשומות שכירה: שנה אחת
אתה צריך לשמור את כל אלה קורות חיים, הערות ראיון, יישומים, הודעות עבודה, ואפילו תיעוד של החיפושים שלך דרך המעקב שלך המבקש מערכת במשך שנה אחת לאחר ההחלטה לבצע הצעת עבודה נעשה. אז, אם אתה ראיון המבקש, ואת כל התהליך נגרר על שלושה חודשים, זה לא עד קבלת ההחלטה הסופית היא כי השעון מתחיל מתקתק.
למה אתה צריך לעשות את זה? אם מישהו אי פעם שואל את החלטת ההעסקה שלך, תצטרך להראות כי לא היו להפלות באופן בלתי חוקי בכל צורה, צורה או צורה. חוקים כמו האמריקאים עם מוגבלויות Act , כותרת VII ועוד רבים אחרים דורשים לך להוכיח שאתה עומד. שמירה על רשומות אלה מסייעת לך לעשות זאת.
רשומות בדיקות סמים: 1 שנה או 5 שנים עבור עבודות תחבורה
אם אתם דורשים בדיקות סמים מראש התעסוקה , זה חלק הרשומה עובדים ואתה צריך לשמור עותק של התוצאות במשך שנה אחת.
אם אתה עושה בדיקות סמים נוספות, בין אם בשל תקרית בעבודה או כחלק בדיקה אקראית, אתה גם צריך לשמור על רשומות אלה במשך שנה אחת. עם זאת, אם אתה כפוף מחלקת התחבורה תקנות, אז את מסגרת הזמן המינימלית עבור רשומות הבדיקה סמים הוא חמש שנים.
שכר / Timecards, וכו ': 3 שנים מינימום, 5 שנים לאחר הסיום מומלץ
החוק מחייב אותך לשמור רשומות אלה במשך שלוש שנים, אבל תביעות האחרונות אומר שזה יהיה יותר חכם לך לשמור אותם זמן רב יותר.
אתה רוצה לשמור על תיעוד של כמה כל עובד היה משולם, וכמה שעות הם עבדו עבור כל כהונתם בחברה שלך. שמור את הרשומות שלך לפחות חמש שנים לאחר העובד עוזב, ללא סיבה.
עבור עובדים פטור, כמובן, אתה לא צריך לשמור על רשומות הזמן, כמו לשלם שלהם זהה ללא קשר למספר שעות העבודה. עם זאת, אם אי פעם מסווגים עובד כמו פטור כאשר היא צריכה להיות ללא פטור, אלה שעות עובד רשומות יכול להדריך אותך עבור תשלום שעות נוספות .
ודא כי אתה כולל את אופן חישוב החברה לשלם. לדוגמה, אתה צריך לעקוב אחר אם זה היה משכורת ישר, שכר בתוספת עמלה, שעות נוספות, חתיכת, או לשלם לפי שעה ישר.
אתה צריך לעשות את זה לא רק עבור לשלם שאלות המס, אבל החלטות רבות אחרות להסתמך על מספר שעות עבודה. לדוגמה, הזכאות ל- FMLA תלויה במספר שעות העבודה בשנה. אם יש לך עובד פטור במשרה חלקית, ייתכן שתרצה לשקול צורך להקליט זמן על מנת לקבוע זכאות FMLA. אתה גם צריך להיות מסוגל להוכיח כי שילמת את העובדים שלך עבור כל השעות שהם עבדו.
טופס I-9: 3 שנים לאחר שכירת, 1 שנה לאחר סיום, מה שמאוחר יותר.
שמור על טופס I-9 של העובד, מאוחסן בנפרד מרשומות העובדים שלך, במשך שלוש שנים לאחר שכירת העובד ושנה לאחר סיום ההעסקה, לפי המאוחר.
הטבות בריאות / פנסיה מידע: 6 שנים
אתה צריך לשמור את הרשומות של התוכניות שלך עבור כל היתרונות שלך במשך מינימום של שש שנים. בית המשפט קבע כי אם עובד תובע אותך אומר כי מגיע לו קצבה גבוהה יותר, למשל, האחריות של המעסיק להוכיח כי הם אינם חייבים יותר, לא את האחריות של העובד להוכיח כי הם עושים. שמור את כל אותם תיאורים סיכום סיכום.
אם יש לך עובדים לשעבר זכאים COBRA , הרחבת היתרונות הבריאותיים שלהם, אתה צריך גם לשמור את הרשומות האלה במשך שש שנים רק כדי להיות בטוחים. החוק אינו מציין שימור, אך מאחר שהדבר עשוי לחול על פי חוק הבטחת הכנסה לעובדים (ERISA) חוק זה מחייב החזקה במשך שש שנים. כדי להיות בצד הבטוח, לא לזרוק את הרשומות האלה החוצה.
FMLA רשומות: 3 שנים
כאשר עובד מבקש FMLA , אתה צריך לשמור את זה שובל הנייר, גם אם אתה מכחיש את החופשה. ודא כי אתה עוקב אחר חופשה של כל עובד - כאשר זה התחיל וכמה זמן משמש. אם לעובד יש FMLA לסירוגין, הקפד לעקוב אחר כל חופשה ולתעד את מספר השעות שבהן נעשה שימוש. יש לתעד את התאריכים ואת מספר השעות. זכור, חופשה לסירוגין ניתן להשתמש במשך כמה שעות ביום, או כמה ימים בשבוע. לתעד את כל זה ולשמור את הרשומות.
זכור, זה לא רשימה מקיפה חלה רק על חוקים פדרליים. אתה עשוי להיות כפוף לחוקים נוספים שימור הרשומות אם, למשל, אתה קבלן פדרלי או המדינה שלך יש סטנדרטים שונים. במקרה של ספק, אל תשליך אותו החוצה.
אתה יכול לגשת למשאבים נוספים על הרשומה ודיווח חובה בחברה של משאבי אנוש ניהול (SHRM).
כתב ויתור: יש לציין כי המידע שסופק, תוך סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, ממשלתי או ממשלתי בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.