איך עובדים מקבלים בחזרה כאשר הם מוציאים כסף על עסקים?
הוצאות נסיעה יכולות לכלול לינה, טיסות, הובלה יבשתית, טיפים לחנויות, ארוחות והוצאות נלוות אחרות שעובד עלול לחוות בזמן הנסיעה.
הוצאות עסקיות אחרות יכולות לכלול פריטים כגון לקחת לקוחות או עובדים פוטנציאליים לארוחת צהריים, רכישת ספרים או חומרים חינוכיים אחרים כי המעסיק מכסה או הוצאות נסיעה למחזר החברה רכוש.
סוגי ההוצאות שהארגון יפצה יימצאו במדיניות העסקית, הבידורית וההוצאות הכלליות של החזר הוצאות, במדריך למשתמש . להכיר את המדיניות של החברה שלך, כי המעסיק שלך יכול לכסות הוצאות מגוונות כמו ניקוי יבש וחברות כושר על נסיעות ממושכות.
בידור הלקוח על נסיעות עסקים היא הוצאה נוספת להחזר, אבל לדעת את המדיניות של החברה שלך, כך שאתה לא יעלה על כל גבולות ההוצאות. אתה רוצה להפגין אירוח ונימוס מבלי לחרוג התקציב של המעסיק שלך עבור הוצאות כאלה.
פופולרי עכשיו הם כרטיסי אשראי החברה כי הם הפקיד לאנשים שהם עובדים בכירים ברמה לעובדים אחרים אשר חייבים לנסוע לעתים קרובות עבור העסק.
במקום לשלם עבור הוצאות עם הכסף שלהם, העובדים לחייב את כל מלבד מקרי ו טיפים כרטיס האשראי של החברה.
זוהי גישה נוחה להחזר הוצאות עבור העובד כמו חשבונות כרטיס האשראי לתעד את ההוצאות המדויקות ללא העובד צורך לשמור קבלות ולמלא את דוחות הוצאות הנסיעה.
מילוי דוח החזר הוצאות
הן במקרה של שימוש בכרטיס האשראי של החברה והן במזומן המשולם, העובדים יצטרכו למלא דוח החזר הוצאות עם החזרה מהטיול. עם כרטיס האשראי של החברה, הם יצטרכו להסביר פחות מאשר חיובי ברור המופיעים על כרטיס האשראי ביל (הרבה יותר קל מאשר למלא דוח חשבון מאפס). הם גם לגבות את החברה על מקרים נוספים שהם שילמו עבור הכסף שלהם או כרטיס אשראי.
כאשר העובד משלם במזומן, הוא יצטרך לרשום, ולעתים להצדיק, כל הוצאה עבורו נדרש החזר. אלה נבדקות על ידי חשבונאות כמו גם הצהרות של חברת כרטיסי האשראי. הוצאה בלתי מוצדקת, או הוצאה שאינה נכללת במדיניות החברה, אינה מקבלת תשלום - ומכאן הצורך לדעת את מדיניות החברה בנוגע לנסיעות עסקים.
רוב החברות לקבוע תאריך שבו דוחות החזר הוצאות חייב להיות מוגש על מנת להבטיח כי העובדים הם החזר עבור חשבונאות נאותה. העובדים צריכים לפעול לפי הכללים האלה בזהירות כמו ארגונים מסוימים לא להחזיר את ההוצאות כי הם פנו לאחר המועד האחרון. דע את הכללים של החברה שלך.
שיטה נוספת לתשלום הוצאות נסיעה לעובד היא עם כל דיאם .
שאלה חריגה של קורא הקשור להחזר הוצאות
הקורא שאל: "לנציגי המכירות החיצוניים שלנו יש שטחים גדולים (מדינות מרובות) ונסע באופן שגרתי, לעתים קרובות מחייב לינה .זה הובא לידיעתי באמצעות מחלקת החשבונאות, כי נציג המכירות לקח חיית המחמד עם אחד כזה טיול וחייבה את דמי המלון המחייבים בכרטיס האשראי של החברה, והיא טענה שהמלון לא יפריד את האגרה והיא תיכננה להחזיר את החברה.
"אני מופתע ומחפש הצעות כיצד להתמודד עם המצב הזה.אינסטינקט HR שלי אומר לי לכתוב את העובד הזה על שימוש לרעה של קרנות החברה, אבל אני מקבל התנגדות של ניהול מכירות שרוצים אותי לעשות מדיניות ספציפית לחיות מחמד.
"השימוש שלנו בכרטיס האשראי של החברה קובע בבירור, 'כרטיס זה ישמש עבור הוצאות החברה בלבד.
שימוש אישי בכרטיס עלול לגרום לחילוט הכרטיס או הסיום. בנוסף, נציגי המכירות יהיו אחראים לחיובים בלתי מורשים ". האם כתבת על נושא כזה בעבר? "
תגובת HR: הנה מה שאתה צריך לשקול. האם העובד הלך לחשבונאות והסביר את הבעיה כי המלון לא היה מסוגל להפריד את חיית המחמד? או, האם היא נתפסה על ידי בדיקה זהירה של הוצאותיה בחשבונאות?
ראשית, קשה להאמין כי המלון לא היה מסוגל להפריד את חיית המחמד. שנית, אם המלון לא היה מסוגל להפריד את החיוב עבור חיית המחמד, איך היא ידעה מה להחזיר את החשבונאות?
אם היא מתכוונת לשלם על תשלום חיית המחמד רק אם היא נתפסת, ולא להציע מרצון לשלם, בהתחשב במדיניות שלך, היא ראויה להליך משמעתי . זה יהיה תלוי גם איך יש לך התייחסו למצבים דומים בעבר. האם עובדים אחרים החזירו לחברה הוצאות שונות ולא קיבלו כל פעולה משמעתית?
לעתים קרובות כאשר אתה מסתכל לתוך המצב, תמצא כי יש את מדיניות מצד אחד, וכיצד הוא מיושם ולהחיל מצד שני. אתה לא רוצה להתייחס לאדם זה באופן שונה מאשר עובדים אחרים טופלו בעבר.
פעולה משמעתית אינה תקפה אם עובדים אחרים פשוט החזירו את החברה בעבר להוצאות דומות. זכור כי אני לא עורך דין אז זה רק דעתו של עמית HR.
ביצוע מדיניות נסיעה לחיות מחמד אינו מומלץ כי זה דוגמה של החברה להתערב ו overreaching לחיים האישיים של העובד. אם העובדים רוצים לשלם עבור חיית המחמד שלהם לנסוע איתם, זה לא דאגה של החברה.
כל עוד חיית המחמד אינה משפיעה על העלות של המקום שבו הם נשארים או על יכולתם להשתתף במטרות העסקיות של הטיול, זה לא העסק של המעסיק. העובד צריך, כמובן, לשלם את כל דמי נוסף של חיות מחמד נסיעה.
מדיניות הנסיעות שלך מבלבלת מעט, ויכולה להשתמש בחיזוק בחלק "אחראי על חיובים בלתי מורשים" כאשר המדיניות כבר הצהיר כי רק הוצאות החברה מותר.
עוד: 10 טיפים כדי להפחית את העלות של נסיעות עסקים האם העובדים צריכים לשתף חדרים?
כתב ויתור: יש לציין כי המידע שסופק, תוך סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, ממשלתי או ממשלתי בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.