ההוצאות יכולות לכלול לינה, ביטוח רכב אישי החזר , טיסות, תחבורה הקרקע, טיפים Bellhops, ארוחות, טיפים למלצרים, שירות חדרים, והוצאות נלוות אחרות העובד עלול להיתקל בזמן על הכביש.
ההוצאות שהארגון ישלם ייקבעו במדיניות העסקית של החברה. להכיר את מדיניות החברה שלך, כי הוצאות מגוונות כמו ניקוי יבש וחברות כושר יכול להיות מכוסה על נסיעות ממושכות.
בידור הלקוחות בכנסים, על שיחות המכירות, ועל הביקורים באתר היא הוצאה נוספת להחזר, אבל לדעת את המדיניות של החברה שלך, כך שאתה לא יעלה על המגבלות שמונחות על עלויות הבידור.
בדרך כלל, ארגונים משלמים הוצאות נסיעה לעובדים בשלוש דרכים אלו.
- כרטיסי האשראי של החברה מונפקים לעובדים שחייבים לנסוע לעיתים קרובות לעסקים. העובדים רשאים לגבות את מרבית ההוצאות שהם נובעים בנסיעת עסקים לכרטיס האשראי של החברה. עבור החזר של נלוות כגון טיפים מזון מהיר, העובדים יצטרכו למלא דוח הוצאות .
כרטיסי חיוב נוח עבור העובדים כפי שהם לא צריכים לבוא מזומנים לשלם עבור הוצאות עסקיות לפני החזר. להיות בעל ידע על המדיניות של החברה שלך, אם כי; ייתכן שתצטרך עדיין להעביר קבלות ותיעוד תומך אחר.
- מזומן: ארגונים ללא כרטיסי אשראי של חברות עובדים דורשים מהעובדים למלא דוח החזר הוצאות עבור כל הוצאה, בעוד העובד נמצא על הכביש. הם בדרך כלל דורשים קבלות וכמה רמה של הצדקה עבור כל הוצאה.
רק לעתים רחוקות היה הארגון מבקש מעובדים לשלם עבור הפריטים הכרטיסים הגדולים כגון מחיר טיסה ומחפשים החזר מאוחר יותר. הזמנת רכש החברה או כרטיס האשראי של החברה לשלם עבור הוצאות גדולות מראש. אבל העובדים נדרשים לעתים קרובות לשלם במזומן מחוץ לכיס עבור הוצאות נסיעה יומית אשר יוחזרו מאוחר יותר.
- Per di diem: א per diem הוא הקצבה היומית של סכום מסוים של כסף כי העובד הוא נתון כדי לכסות את כל ההוצאות. העובד אחראי על ביצוע החלטות על נסיעות קוליות בתוך הפרמטרים של כמות הכסף שהוא מוקצה מדי יום.
כמה חברות לשלם ישירות עבור תחבורה ודיור, אבל לתת לעובדים נסיעה לכל דיאם עבור כל ההוצאות האחרות, כולל ארוחות תחבורה הקרקע. העובדים היו ידועים תחת ההוצאה על הוצאות כדי לשמור על מזומנים מיותרים מן per diem. חברות בדרך כלל לאפשר את זה.
עובדים הנוסעים לעסקים מומלץ להישאר מעודכן על מדיניות הנסיעה של החברה ועלויות כיסוי עבור החזר. הוצאות החורגות מהפוליסות בדרך כלל אינן מוחזרות או מכוסות.
תקבולים נדרשים על ידי רוב החברות למעט אלה שמשלמים per per diem. כמו כן, לחברה שלך יש טופס שבו הם מצפים מהעובדים להשתמש בהפיכת הוצאות נסיעה.
כדי להישאר על גבי ההוצאות reimbursable, העובדים מקבלים לעתים קרובות המועד האחרון שבו הם צריכים להגיש דוח הוצאות ולהפוך קבלות ישים. מחלקת הכספים תהיה הנחיות שיעזרו לו להישאר מעודכן.
אם יש לך שאלות לגבי מה מהווה הוצאות הנסיעה המתאים בארגון שלך, לבדוק עם המנהל שלך ואת משאבי אנוש.
אתה לא רוצה להוציא את הכסף ולקבל הפתעה מאוחר יותר.
עוד: 10 טיפים כדי להפחית את העלות של נסיעות עסקים האם העובדים צריכים לשתף חדרים?