- תְחוּם
- לְהִסְתָכֵּן
- הנחות
מאמר זה מציע מתווה של שלושת התנאים החיוניים לניהול פרויקטים וכולל קישורים והצעות לקריאה נוספת.
תְחוּם
בניהול פרויקטים, היקף הוא קבוצת גבולות המגדירים את היקף הפרויקט.
ההיקף מתאר את מה שיש למסור ללקוח כתוצאה מיוזמת הפרויקט.
הבנת ההיקף מאפשרת למנהל הפרויקט ולצוות הפרויקט להבין מה נופל בתוך גבולות הפרויקט או מחוצה לו. אם משהו הוא "לא בהיקפו" הוא אינו מעובד בעבודת התכנון של הפרויקט . פעילויות שנמצאות בגבולות הצהרת ההיקף נחשבות "בהיקפן" ומטופלות בלוח הזמנים ובתקציב. אם פעילות מחוץ לגבולות, היא נחשבת "מחוץ לתחום" ולא מתוכננת.
בין אם אתה מנהל הפרויקט או חלק של צוות הפרויקט, אתה רוצה לשקול אם משהו הוא בהיקף או מחוץ לטווח כפי שאתה להתקדם.
כדוגמה, לדמיין כי הלקוח ביקש ממך לבנות אתר אינטרנט. כאשר אתה מתאר את היקף (או להגדיר את הגבולות) של הפרויקט, אתה מציין את הפריטים הבאים כמו בהיקף:
- עיצוב אתר ו דיאגרמה wireframe
- הקמת מיטת בדיקה
- קידוד למסגרת התיל המאושרת
- פיתוח גרפיקה לנושא האתר
- בדיקה וניפוי שגיאות לפני הפיכת האתר לציבורי
במהלך הפרויקט, הלקוח מבקש ממך לכלול סקירה כללית של הסרטון של החברה. הסרטון לא צוין במסגרת הפרויקט ולכן הוא מחוץ לתחום.
אמנם אתה עשוי להיות שמח לעשות את העבודה וידאו תמורת תשלום נוסף, זה יחייב עדכון היקף ואת עלות ואומדן זמן עבור הפרויקט.
בהיעדר מסמך היקף ברור ומוסכם, נושא הסרטון עשוי להיות שנוי במחלוקת בין הצוות שלך לבין נציגי הלקוח. הצהרת טווח ברור אפשרה לך לנטרל את המצב ולהתמודד עם שינוי באופן מסודר.
אז איך אתה קובע מה נמצא או מחוץ להיקף? אתה רוצה קודם כל מתאר את כל הפרטים של הפרויקט שאתה מכיר כרגע על בסיס דיונים עם הלקוח או בעל הפרויקט. אז אתה רוצה לעשות הנחות מפתח שיניע את מה נחשב או מחוץ להיקף.
הנחות
בשלב מסוים בחיים שלך יש לך כנראה נאמר, "אף פעם לא להניח הנחות". עם זאת, ביצוע הנחות בניהול הפרויקט היא פעילות יומיומית. ההנחות עוזרות לך להגדיר את היקף הסיכונים ולכוונן את ההערכות שלך בזמן ובמחיר. כמובן, זה חיוני כדי לתעד ולאמת את ההנחות שלך.
חשבו על משהו פשוט, כגון יצירת ספר. נניח שלחבר שלך יש רעיון לספר שולחן קפה וביקש ממך לנהל את הפרויקט. הבקשה הראשונה שלו היא לתקציב כדי שיוכל להשיג מימון.
כאשר אתה מגדיר את ההיקף, ברור שחברך אינו בטוח לגבי פרטים רבים, כולל ספירת דפים, הכללת תמונות, סגנון כיסוי ומשקל הנייר שישמש עבור הדפים. מאחר שכל הגורמים הללו ישפיעו על מורכבות העלות והיצור, יהיה עליך להניח הנחות לגבי המפרטים ולאמת את ההנחות הללו כמקובל או בלתי מקובל עם חברך.
לאחר דיון נוסף, החבר שלך אומר לך שהוא מתכנן לכלול 50 תמונות בספר. אתה יכול לבסס את ההנחה שלך על 50 תמונות או, צופה כי מספר זה יגדל עם הזמן, אתה יכול להניח כי יהיו בין 75-90 דפים עם תמונות.
אתה יכול לראות איך ההנחות להשפיע ישירות על לוח הזמנים גם כן. למשל, דמיינו שאתם מובילים פרויקט בפארק הכולל בניית סט נדנדה.
בעת הגדרת הפרויקט אתה מקבל את התקציב ואת חברי צוות שהוקצתה, שאחד מהם הוא אחראי על חומרים. כאשר אתה יוצר את לוח הזמנים שלך אתה שואל את האדם אחראי על חומרים כאשר המלט יגיע. אדם זה משיב כי הוא לא בטוח מתי המלט יגיע אבל הוא מאמין שזה יהיה בין יוני 1 ו - 10 ביוני. כפי שאתה בונה את היקף ולוח הזמנים שלך, אתה מניח את ההנחה כי המלט יגיע לא יאוחר מ -10 ביוני. דוגמה מראה שתי הטבות להנחת הנחות.
היתרון הראשון הוא כי ההנחה של קבלת מלט לא יאוחר מ -10 ביוני מאפשר לך לתכנן פעילויות המסתמכות על המלט המגיעים. היתרון השני הוא שהוא מספק את האדם אחראי על חומרים עם תאריך יעד כדי לספק את המלט, אשר לאחר מכן הוא יכול למסור את הספק שלו. היא קבעה בטעות תאריך יעד עיקרי לפרויקט להתקדם.
קביעת ההנחות קובעת אמות מידה שבדרך כלל חוזרות במהלך הפרויקט כדי לסייע לצוות הפרויקט להישאר בהיקפו, בזמן ובתקציב. אבל מה קורה כאשר ההנחות טועות? זה המקום שבו הסיכון נכנס לפעולה.
לְהִסְתָכֵּן
לאחר שבנית את היקףך וזיהית את ההנחות שמאחורי ההיקף והאומדנים, תרצה להתחיל בהערכת תחומי הסיכון . הסיכון הוא זהה בניהול פרויקטים כפי שהוא בעולם האמיתי; זה סיכון או סיכוי שיכול ליצור נזק. (הערה: מכון ניהול הפרויקטים וגוף ניהול הפרוייקטים של ידע - PMBOK מציעים הגדרות מפורטות לסיכונים ולסוגים ולזהות את המסגרת לניהול סיכוני הפרויקט).
כל הפרויקטים מכילים סיכון ואם אתה מנהל הפרויקט או בעל הפרויקט, זה לא רק את האחריות שלך לחזות את הסיכון אבל זה גם התפקיד שלך לתקשר את ההשפעה הפוטנציאלית של סיכונים אלה לצוות הפרויקט ולהכין כדי למזער את הסיכונים.
הסיכון מגיע במעלות שונות. לפעמים הסיכון יכול רק מתכוון הפרויקט יפעל קצת אחרת או לקחת תפנית קטנה לא צפויה. במקרים מסוימים, עם זאת, הסיכון יכול להוביל לתוצאות קטסטרופלי שהופכים את הפרויקט שלך על הראש.
הבה נשתמש בתרחיש מגרש המשחקים בדוגמה של המלט לעיל. אחד הסיכונים הוא כי המלט אינו מגיע לפי תאריך ההנחה של יוני 10. מה הם ההשפעות האפשריות של סיכון זה? כל פעילות היורש הבא אחרי המלט כבר שפכו מתעכבים כתוצאה מבעיה זו.
הסיכונים יכולים להיות חיוביים גם כן. שקול את ההשפעה על הפרויקט אם המלט מופיע מוקדם מהצפוי. אמנם זה נראה כמו תוצאה חיובית, זה עדיין יוצר בעיה עבור העיתוי ואת רצף של כל השלבים האחרים בפרויקט.
מנהלי פרויקטים עובדים עם צוותי הפרויקטים שלהם לסיעור מוחות ולזיהוי סיכונים פוטנציאליים. הם לוקחים את התהליך צעד אחד קדימה ולבחון את החומרה הפוטנציאלית של הסיכון ואת הסיכוי להתרחשות. יתר על כן, הם מזהים את האנשים המתאימים ביותר לזהות מתי הסיכון מתרחש והם מפתחים תוכניות להפחתת סיכונים מוסכמים.
חברות רבות יש תבניות סיכון מפורטות הם פיתחו לאורך זמן ומניסיון עם פרויקטים אחרים. תעשיות מסוימות יש ללקט פרופילים סיכון המשמשים נקודת מוצא לניתוח סיכונים. תעשיות רבות בפועל מאוד מפורט ניתוח סטטיסטי לתכנון סיכונים גם כן.
בשורה התחתונה
המונחים: היקף, הנחות וסיכונים, כולם חשובים בעולם ניהול הפרויקטים. השתמש במאמר זה כנקודת מוצא כדי לחקור את אלה ואת שאר התנאים החשובים לניהול פרויקטים בפירוט רב יותר.