שאלות לשאול לקבוע מידע טכנולוגיית המידע HR
אבל איך HR ומנהלים אחרים יודעים שהם בוחרים את טכנולוגיית המידע הטובה ביותר HR כדי לנהל את כל הפרטים, וכי הפתרון שהם בוחרים יעמוד במבחן הזמן?
להלן שאלות המפתח לשאול ולענות בתהליך בחירת טכנולוגיית מידע משאבי אנוש.
- מהי מידת הגמישות והמדרגיות שמספקת טכנולוגיית טכנולוגיית המידע של HR? אנשי מקצוע HR צריך לקבוע אם התוכנה יכולה לייבא נתונים מגליונות אלקטרוניים מרובים של Excel, מסדי נתונים ומסמכי נייר ואת הרמה שבה הוא יכול ממשק עם כל מיני מערכות אחרות הנתונים הדרושים.
התוכנה צריכה להיות מסוגלת לקחת ולסנן מידע ממקורות מרובים. באופן אידיאלי, תהליך זה צריך להיות גם אוטומטי. פתרונות רישום מקוונים רבים דורשים עיבוד נתונים באופן ידני לפני שהוא יכול לעבור לספק כדי לעדכן את המערכות שלהם. אוטומציה של פורמט העדכון, לוח הזמנים של השידור ושיטת האספקה יכולה לסייע במניעת בעיות חיוב וזכאות. - האם התוכנה תהיה מסוגל להתאים את החברה של החברה ואת היתרונות נשאים כללים? מנוע הרשמה בעל יכולת אמיתית יעריך כל פעילות הרשמה ויישם כל שילוב נחוץ של כללים, הודעות, הנחיות ואפשרויות שתוכננו במיוחד כדי לעמוד בדרישות הזכאות המדויקות הרצויות. התוכנה צריכה להתאים לכל כללי הזכאות שיש לחברה ולספקים.
- האם טכנולוגיית המידע של HR תצליח לגדול עם הארגון? HR צריך להעריך את היכולת של הטכנולוגיה לגדול כמו החברה שוכרת עובדים חדשים , משרדים, שינויים הטבות, וכללים. HR צריך לשאול על סף עבור כל אחד מרכיבים אלה.
- האם טכנולוגיית מידע HR טכנולוגיה מסוגל לשלב עם מערכות אחרות? שכר פונקציות אחרות לעתים קרובות לשתף הרבה מידע זהה לניהול היתרונות . משאבי אנוש יכולים להשיג יעילות רבה יותר כאשר נתונים ומידע על עובדים אחרים שהוכנסו למערכת אחת משותפים למערכת אחרת. מעקב אחר גיוס עובדים הוא פונקציה נוספת נדרשת.
- מי אחראי ליישום הפתרון או לבנייתו? באיזו רמה של אימון מעורב? פתרונות מסוימים מחייבים את הלקוח להיות מעורב מאוד עם היישום הראשוני, אשר יכול להיות מכריע עבור מנהלי HR כבר עסוק.
HR צריך הבנה ברורה של רמת הכשרה ומומחיות טכנית כי יידרש ואת כמות הזמן הצפוי. ספק פתרונות לפתרון בנושא זה יכול לספק תובנה תחומים עדינים שעשויים בתחילה להופיע פשוט, עדיין כרוך מומחיות טכנולוגית משמעותית. משאבי אנוש יכולים לקבוע משימות ספציפיות שעשויות להיות כה מסורבלות עד כדי כך שהן מעכבות את השלמות באופן מציאותי, דבר שעלול להקטין את ערך טכנולוגיית המידע של ה- HR ואת החזר ה- ROI. - אם האימון מעורב , האם יש תשלום? כמו כן יש להעריך את עלויות ההכשרה - כולל זמן נסיעה והוצאות נסיעה לנסיעה מחוץ לאתר. משאבי אנוש צריכים להיות מודעים לכל העלויות הקשות והרכות המעורבות באימוץ טכנולוגיית המידע של HR.
- מי הבעלים של הנתונים? התשובה לשאלה זו צריכה להיות ארגון משאבי אנוש . חברות צריכות להיות מסוגלות להעביר את הנתונים שלהן לכל ספק שירות יישומים (ASP). אם הנתונים נמצאים בשרת הקנייני של הספק, ייתכן שלפעמים החברה תחויב בתשלום נוסף אם היא תעביר ספקים.
- אילו סוגים של תחזוקה ותחזוקה נדרשים? כאשר התוכנה מותקנת בתחנות עבודה או בשרתים באתר החברה, עדכונים שוטפים לטכנולוגיה זו נדרשים לעתים קרובות ועשויים להיות מסורבלים לתכנון ולניהול. עדכונים לטכנולוגיית מידע של HR נעשים באופן אוטומטי עם תוכנה הזמינה באופן מקוון באמצעות מודל של ספק שירות (ASP) או תוכנה כשירות (SaaS).
- אילו אמצעי אבטחה מובנים בטכנולוגיית המידע של HR ? אם התוכנה זמינה באופן מקוון, באמצעות מודל ASP או SaaS, על הספק לספק גיבוי יומיומי, שרתי גיבוי ושכבות הגנה נוספות. מערכות ונהלים נוספים צריכים להיות קיימים כדי להגן על המידע מפני אובדן או גישה של עובדים בלתי מורשים . HR, בהתייעצות עם מנהלים אחרים, צריכה להיות סמכות בלעדית להחליט מי יהיה מותר לגשת לטכנולוגיית המידע HR ובאיזו מידה.
- האם העובדים יוכלו להירשם לתוכניות הטבות ולערוך שינויים בזמן אמת בנתונים האישיים שלהם ובחירתן? גישה לעובדים צריכה להיות נתון, בהתחשב בגישה הכללית, הכללית, למחשבים.
לרוב אוכלוסיית העובדים יש גישה לאינטרנט בבית. עובד בשירות עצמי מספק פוטנציאל עצום כדי לחסוך זמן וכסף. מערכת שירות עצמי טוב ינחה עובדים בצורה חלקה באמצעות הזנת מידע על עצמם ועל התלויים שלהם.
המערכת צריכה להציג בבירור את התוכניות הקיימות ולאפשר לעובדים לבצע בחירות בהתאם לנוחותם, לפשט את הפעולות הללו לאורך כל התהליך עם מכשפים. על העובדים להיות מסוגלים להוסיף תלות ולשנות מידע לפי הצורך, 24 שעות ביממה, שבעה ימים בשבוע, כל השנה.
אלו הן שאלות נוספות שיש לענות עליהן, כאשר אתה מעריך את צרכי הטכנולוגיה של משאבי אנוש בארגון שלך.
- האם הטכנולוגיה תעניק למשאבי אנוש את הסמכות להחליט למי תהיה גישה ובאיזו מידה? יחד עם אותו וריד מתן גישה עובד, הטכנולוגיה צריכה לתת HR הסופי לומר. על HR לקבל את הסמכות לאשר את כל הנתונים לפני העברתם לספקים, וכן לקבוע את המידה שבה יש לעובדים ולאחרים גישה.
- אילו סוגים של יכולות דיווח זמינים בטכנולוגיית המידע של HR? טכנולוגיית הדיווח צריכה להציע מספר תצוגות ופורמטים (גיליון אלקטרוני, PDF, HTML), הערכת תמונה גדולה ויכולת לתחקר מטה כדי לשפר את קבלת ההחלטות. משאבי אנוש צריכים להיות מסוגלים להעריך בכל עת את ההרשמות בתכניות ספציפיות, פעולות תלויות ושינויים במידע הדמוגרפי של העובד ביחס להטבות ולנתוני עובדים אחרים.
- האם התוכנה מציעה תכונות ספציפיות כדי לעזור HR לחסוך זמן? בהתאם לצרכים המחלקתיים שלה, HR עשוי לרצות לברר על היכולת של הטכנולוגיה לעבד מידע בקבוצות, לנהל הודעות וחיובים עבור מדיניות COBRA , לספק חיוב עצמי וכלי התאמה של חשבונות ודיווח ספציפי.
- האם התוכנה מציעה תכונות ספציפיות כדי לעזור HR לתקשר טוב יותר עם העובדים? חלק מהתוכניות מעניקות ל- HR את הגמישות לתקשר עם עובדים במספר רמות - באמצעות דואר אלקטרוני המוני, לוחות מודעות אלקטרוניים, ועל ידי קריטריונים ספציפיים לסנן (כגון מיקום, מחלקה, תוכניות ביטוח, סטטוס הרשמה, מצב פרישה ועוד) מערכת טכנולוגיית מידע HR. לאחר מספר אמצעים כדי לתקשר יכול להמשיך תהליכים אוטומציה ולעזור HR כדי למקד טוב יותר הודעות.
- האם מערכת טכנולוגיית המידע של HR מספקת אמצעי של איזונים ובלמים? בנוסף לאפשר משאבי אנוש לאשר עסקאות, מערכות רבות HR טכנולוגיית מידע גם לספק יכולות משאבי אנוש לשמש שומר הסף בביקורת חשבונות הספק כדי לוודא שהם מסכימים עם הנתונים במערכת. זה יכול:
-בדיוק את הדיוק של חשבוניות הספק,
- לחסוך זמן וכסף,
-אסיסטמנט בזמן הלידה של הרשמות עובדים , ו
אישור אישור הזכאות כאשר העובדים הולכים לטיפול.
- כיצד יחליפו מידע עם ספקים? ומי יהיה אחראי על האינטראקציה הזו? אינטגרציה של מערכת טכנולוגיית המידע HR צריך להישפט לא רק על ידי מספר ספקים אשר עם התוכנה יש מערכות יחסים, אלא על ידי סוג של חיבור זה מאפשר. הבטחת אינטראקציה מוצלחת עם ספקים באמצעות תוכנה לניהול הטבות דורשת שלבים רבים, כולל:
- איסוף נתונים ראשוניים של נתוני יישום;
- הגדרת אינטגרציה ראשונית עבור חילופי המידע השוטף;
- תיאום אינטראקציה יומית או שבועית כדי לוודא שהנתונים מתקבלים ומוחלים במדויק;
- בדיקת עדכונים שוטפים;
דרישות המוביל של ההרשמה עבור ההרשמה נענות בהתאם הרגולטורים; ו
- יצירת קשר פרואקטיבי עם כל מוביל כדי לשפר את היחסים של חילופי נתונים.
לדעת מי אחראי על כל משימה היא חיונית כדי להבין את היצע המוצרים. כל ספק תוכנה יציע רמה שונה של אינטגרציה במתן חלק, לכל, של המשימות שתוארו לעיל. HR צריך להסתכל לעבוד עם ספקים שמראים יחסים חזקים, מתמשכים, חלקה עם ספקים נבחרים של החברה.
ספקים רבים מאפשרים שידור של קובץ ANSI 834 גנרי, אשר עשוי או לא יתקבל על ידי המוביל, גורם המשפיע לעתים קרובות על גודל הקבוצה. מנהלים צריכים לחפש ספקים המציעים העברות נקיות ומאומתות (הבטחת זכאות העסקה), המותאמות אישית לצורכי כל ספק כדי להימנע מבעיות. הם צריכים גם לחפש ספקים כי יש ייעודי EDI (אלקטרוניים Data Interchange) המחלקה לקיים אינטראקציה עם המוביל של עצמו, ספציפית להעביר שפה.
- איזו רמה של שירות לקוחות מסופק? האם יש תשלום נוסף עבור השירות? משאבי אנוש צריכים לקבוע את רמת הגישה לסיוע הניתן ומה מהווה שירות לקוחות מקוון לעזרה באמצעות מסד נתונים, צ'אט מקוון, תמיכה בדוא"ל, שיחות עם אדם חי או שילוב שלהם. לנוכח הרגישות של הטבות ומידע אחר HR, מנהלים צריכים לצפות תשובה לשאלות בתוך 24 שעות ממגע ישיר שיכול לעזור.
- מהי העלות של טכנולוגיית המידע HR מערכת האם זה עולה על היתרונות? משאבי אנוש צריכים להעריך את העלות הכוללת של מערכת טכנולוגיית המידע של HR, כולל כל החיובים השנתיים, החודשיים והחד-פעמיים, לצד ההטבות הניתנות. מערכת קצת יותר יקר עשוי לשלם יותר עבור ההבדל עם תכונות המאפשרות לעובדים לשמור רשומות משלהם להציע נוחות רבה יותר, חיסכון בזמן, ודיוק. גורמים אלו צריכים להיחשב ולשקול בבחירת מערכת טכנולוגיית מידע HR.
הצורך במערכות טכנולוגיית מידע של HR הולך ומתרחב. עם צוות משאבי אנוש למצוא מגוון רחב של אפשרויות במערכות טכנולוגיית מידע HR, חשוב יותר לנתח ולשקול את כל האפשרויות הזמינות.
בחירת מערכת טכנולוגיית מידע HR צריך להיות הסתכל בהשקעה כי יגדל עם המחלקה ואת הצרכים של החברה . שאלות אלה יובילו אותך לטכנולוגיה המתאימה של טכנולוגיית מידע עבור החברה שלך.