כמו עם כל הקבצים עובד, להגביל את הגישה למעט לאלה שצריכים לדעת
קובץ השכר מאפשר לעובדי הנהלת חשבונות לשלם לעובד ללא גישה למידע סודי של העובד. הנהלת חשבונות יכולים לשמור רשומות שכר שבו זה הגיוני לשלם את העובד.
במקרים בהם שכר וחשבונאות הם outsourced, זה הוא עוד יותר מומלץ בפועל את הרשומות של העובד השכר.
קובץ השכר מגביל את הנגישות למידע סודי של העובד. קובץ שכר העובד מאפשר לצוות החשבונאות והפיננסים לקבל את המידע הדרוש להם כדי לשלם לעובד במקום נוח. המיקום צריך להיות מאובטח מחוץ להשגה לכל העובדים האחרים.
אתה צריך להרשים על צוות הנהלת חשבונות את העובדה כי המידע בקבצי השכר הוא סודי לא צריך להיות משותף ללא אישור ו signoff מ HR צוות. כמו כן, צוות הנהלת חשבונות לא צריך לשתף מידע על העלאות, מבצעים, בונוסים וכל מידע אחר שהוא חסוי לגבי העובדים.
משאבי אנוש אינו צריך לפקח על גישה חשבונאית של העובד השכר קבצים. כפי שמומלץ לקובצי עובדים קשורים, כגון אנשי הצוות הרפואי, עליך להגביל את הגישה לקובץ השכר.
רק אנשים שצריכים לקבל את המידע כדי לעשות את העבודה שלהם צריך לראות את התוכן.
תוכן השכר של העובד
זהו הציע, אבל לא לגמרי מקיף, רשימה של מה שייך בקובץ שכר העובד.
- מכתב הצעה חתום על ידי מנהל הגיוס, משאבי אנוש, ואת העובד
- הרשאת תשלום חתומה על ידי Human Resources ומנהל הגיוס כאשר קיים חוזה עובדים
- W-4 טופס
- ניירת והסמכה המתייחסים לכל הטבות לעובדים הכרוכות בניכוי שכר
- טופס אישור הפקדה ישירה
- טפסים חשבונאיים בזמן השכר
- מדי שבוע מדי שעה
- רשומות שעון זמן, בשימוש
- רשומות נוכחות
- הוצאות החזר הוצאות כולל תיעוד וקבלות על נסיעות והוצאות מורשות אחרות
- שכר והטבות תשלום עבור תשלומים, ספרים, וכן הלאה
- שלם מראש טופסי בקשה
- מסמכי ההלוואה של החברה ותזמון התשלומים
- הזמנות וציטוטים
- אישור לשחרור מידע פרטי
- ניירת הקשורה לכל עובד עולה
- הניירת קשורה לכל בונוס , חלוקת רווחים או פרס הכרה
- צורות W-2
- אישור לכל פעולות שכר אחרות שהחברה שלך מתירה
ידוע גם בשם קבצי העובד , רשומות עובד , משאבי אנוש קבצים, תיעוד
סוזן Heathfield עושה כל מאמץ כדי להציע מדויק, השכל הישר, אתית משאבי אנוש ניהול, המעסיק, ואת מקום העבודה ייעוץ באתר זה, אבל היא לא עורכת דין. התוכן באתר אינו מתפרש כעצה משפטית. האתר כולל קהל עולמי וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה, ולכן המאמרים לא יכולים להיות סופיים על כולם עבור מקום העבודה שלך.
כאשר יש ספק, תמיד מחפשים ייעוץ משפטי. המידע באתר ניתן להדרכה בלבד.