למד כיצד ליישם מדיניות נוכחות ומעקב אחר המערכת
לגבי עובדים מדי שעה או לא, מערכת נוכחות מבהירה בבירור מתי העובדים אמורים להופיע לעבודה.
זה חשוב במיוחד עבור עובדים ללא שכר אשר לעתים קרובות לבצע עבודות הדורשות אדם אחר להיות נוכחים לשרת לקוחות.
זה גם חשוב עבור העובדים שהם חלק מתהליך אוטומטי הדורש עובד להיות נוכח בכל תחנת עבודה על מנת לייצר מוצר מסוים או שירות. באופן כללי, מדיניות נוכחות קיים בגלל עובדים כאלה. הם אינם קיימים למען העובדים הפטורים. נוכחות משמשת גם כדי להגדיר את מספר האנשים הנוכחים ביום מסוים, והוא מתייחס לרוב לעובדים המשולמים לפי שעה.
הווה בעבודה ובמחלקת משאבי אנוש
הנוכחות נקראת גם "נוכחים בעבודה" או "הווה". לדוגמה, מחלקת משאבי אנוש יכולה לרשום הערות בקובץ העובדים של העובד או בהערכת החברה את האתגרים או המטרות שלה במקום העבודה.
דוגמאות לתצוגות "הווה" של HR כוללות:
- רוב היה בעל נוכחות נהדרת בעבודה; הוא כמעט לא החמיץ יום עבודה.
- מרי יש אתגר עם נוכחות ומגיע באיחור לעבודה לפחות יומיים בשבוע.
- ההשתתפות במשמרת הראשונה עמדה בממוצע על 75% בלבד בימי שני, משום שהעובדים התאוששו מהכיף שלהם בסוף השבוע.
- קבלת עובדים מתאימים שרוצים לעבוד משמרת שנייה עם נוכחות טובה היא מאתגרת. עובדים מעדיפים לעבוד ימים בניגוד לילות עבודה או, הם מעדיפים לעבוד את משמרת חצות, כך שיש להם את ימי החופשי שלהם. משמרות שניה חותכות את הזמן החופשי של העובד בימים ובלילות.
מהי מדיניות נוכחות?
במילים פשוטות, מדיניות נוכחות מספקת את ההנחיות ואת הציפיות של נוכחות עובדים בעבודה כפי שהוגדרו, נכתב, הופץ, ומיושם על ידי ארגון.
מדיניות הנוכחות קיימת בתדירות הגבוהה ביותר עבור עובדים שעובדים לפי שעות או ללא עובדים, שעל הארגון שלהם לעקוב אחר שעות ולשלם עבור שעות נוספות העולות על 40 שעות בשבוע.
זמן בעבודה בשעה שמירה על רשומות נדרשת על ידי תקנים הוגן עבודה חוק (FLSA) אשר מסדיר את התשלום של שעות נוספות .
בנוסף, עובדים אשר מעקב אחר נוכחותם מבצעים לעיתים קרובות תפקידים התלויים בעובדים אחרים הנמצאים בה. עבודות כאלה כוללות ייצור קו הייצור במתקן הייצור.
מדיניות נוכחות משמשת לעיתים לסירוגין במדיניות היעדרות. עם זאת, מדיניות נוכחות מוגדרת הרבה יותר ומוגבלת לנוכחות, בניגוד למדיניות היעדרות העוסקת בסוגיות של ניהול נפקדות .
דוגמה ללא נוכחות אשמה נוכחות המערכת
A- נקודת תקלה המערכת היא דוגמה אחת של מדיניות נוכחות יעילה. מטרת מערכת זו היא לתגמל נוכחות טובה לחסל את התעסוקה של אנשים עם רשומות נוכחות ירודה. מכיוון שהוא משתמש במערכת נקודות ואינו מתנצל, הוא משאיר מנהלים ומפקחים מחוץ לתפקיד השופטים והמושבעים.
זוהי מערכת אובייקטיבית שמטילה אחריות ואחריות על נוכחות על הכתף של העובד שבו הוא צריך להיות.
במערכת נוכחות ללא תקלה, ניתן להיעזר בהעדרויות באמצעות מערכת זו:
- כל היעדרות = 1 נקודה (ללא הופעות מרובות ימים)
- כל איחור ב- (tardy) או בתחילת-החוצה = 1/2 נקודה
- כל אי-הופעה לעבודה = 2 נקודות
- כל חזרה ללא שיחה מוקדמת = 1 נקודה
- כל רבע חופשי ללא כל חיסכון מעניק את כל הנקודות ואת התגמולים של העובד עם יום חופש עם לשלם.
- כל עובד מתחיל טרי, ללא נקודות, בכל שנה.
פעולה משמעת מתקדמת מלווה במערכת נוכחות ללא אשמה. אם עובד מרוויח כמות מסוימת של נקודות, הם מקבלים אזהרה כי בהדרגה מחמיר. מערכת כגון זה מאפשר גם את המעסיק ואת העובד כדי לדעת בדיוק מה ההשלכות יהיו עבור נוכחות עניים.
- 7 נקודות = אזהרה מילולית
- 8 נקודות = אזהרה בכתב
- 9 נקודות = 3 ימים השעיה
- 10 נקודות = סיום
חשוב לקבל את העובדים על המסלול עם מדיניות נוכחות מפורטת הכוללת תגמולים ועונשים על נוכחות העובדים מדי שעה.