השתמש סיוע לעשות פגישות יותר פרודוקטיבי
התפקיד העיקרי של מנחה הוא להוסיף ערך לפגישה תכנון קבוצתית או פגישה על ידי שמירה על הקבוצה על המשימה ועובר יחד באותו כיוון.
המנחה גם מבטיח שכל משתתף בקבוצה ישתתף בישיבה.
קבוצת סיוע
הנחיית קבוצות או צוותים מסופקת על ידי עובדים פנימיים, או יועצים חיצוניים, מיומנים ב:
- הצגת תוכן ומידע,
- עיצוב וגיבוש תהליך המסייע לקבוצה להשיג את מטרותיה,
- מתן מבנה מתאים לפגישה , הכשרה, מפגש צוות, או אירוע עבודה אחר, כך שמשימת הקבוצה תושלם בפגישה,
- קידום אחריות משותפת לתוצאה של הפגישה, ו
- מסירה מהמשתתפים את התשובות לשאלות ופתרונות לבעיות.
סיוע אישי
כאשר אנשים לוקחים חלק בתהליך זה בדרך כלל בגלל שני עובדים או יותר חווים סכסוך , מחלוקת, צריך להגדיר מטרות הדדיות , או יש צורך לתחקר פרויקט, תהליך, או ניסיון. מנחה מיומן יכול לספק את המבנה, התוכן, ואת התהליך הדרוש על ידי העובדים בודדים להגיע לפתרון מספק לשני הצדדים את הבעיות שלהם.
מאפיינים של אנשים המספקים סיוע
הקלה היא מיומנות מלומדת שמגיעה באופן טבעי לאנשים שמפגינים מאפיינים כגון:
- מיומנויות מנהיגות קבוצתית חזקה,
- ידע עמוק של תהליכים ומבנים קבוצתיים,
- הכרת דינאמיקה קבוצתית ובינאישית והבנה של תקשורת מילולית ולא מילולית ,
- היכולת להציג באופן יצירתי את ההכשרה ואת תוכן בניית הצוות באופן המעודד השתתפות של משתתפי הפגישה,
- אמפתיה לאנשים ולמצבים שלהם,
- הקשבה רבת עוצמה ומיומנויות תקשורת, ו
- היכולת לבנות התערבויות ואירועים קבוצתיים כדי להפיק את התוצאות הרצויות עבור הקבוצה.
תחת הנהגתו של מנחה מיומן, מפגשים, מפגשי בניית צוות, ושיעורי הכשרה יכול להשיג תוצאות לא אפשרי ללא מנהיג. הסיבה לכך היא שמשתתפי הקבוצה בקבוצה לעיתים קרובות חסרים את הכישורים, האישורים והתמיכה הדרושים כדי להקל על תהליכי העבודה שלהם.
הימנעות משיחות מתחרות באסיפות
לעתים קרובות קשה לקיים יחסי עבודה יעילים עם אנשים בעבודה. זה המקום שבו הקלה מגיע שימושי. הקלות קבוצתית יעילה בפגישות מנהלת את האינטראקציה של אנשים קשים המחזיקים בשיחות מתחרות.
שיחות מחוץ לנושא בין שניים או יותר מחברי הפגישה מבזבזים זמן, מעכבים את התקדמות הקבוצה ומגבילים את תרומתם של אנשים לקבוצה כולה. בנוסף, שיחות מתחרות במספר קבוצות קטנות, גם כאשר הן מקיימות את הנושא, שוללות מחברי הצוות את התובנות אותן דנים חברי הצוות.
זה בסופו של דבר תוצאות רעיונות מוגבל המיוצר בפגישות.
בין אם אתה מנהל הפגישה, מנהל או חבר בקבוצה, תוכל להשתמש ברעיונות הבאים כדי להחזיר את הקבוצה יחד כאשר חברי הקבוצה מחזיקים יותר מדיון אחד בכל פעם.
ניהול שיחות מתחרות
- השתמש בתקשורת לא מילולית: תסתכל בהתמדה על המשתתפים לרגע. הרם את הגבות תוך כדי התבוננות, או גל על המשתתפים. עצור את האדם שיש לו את הרצפה לרגע בעוד המשתתפים האחרים להצטרף לקבוצה. אל תפחד לעשות את זה - זה חלק משרה של מנהל או מנהיג צוות כדי לשלוט על פגישות.
- שאל שאלה: התקשר לאחד מחברי הקבוצה המשתתפים בשיחה המתחרה. עם סיכום קצר של הדיון המתרחש בפגישה כולה, לשאול את דעתו. שאל אותו או אותה כדי לשתף את הרעיונות שלהם עם שאר האנשים בפגישה .
תגיד, "אני מאמין שכולנו היינו מעוניינים במחשבות שלך בנושא זה, קרי." זה עלול להיות קצת לא נוח לך, אבל זה משרת שתי מטרות: זה מביא את השיחה בצד לתוך השיחה העיקרית וזה מאפשר לכולם לדעת כי התנהגות אינה מותרת.
- התערב מילולית: בקש ישירות מחברי הקבוצה המשתתפים בשיחה המתחרה לחזור לדיון בקבוצה, מבלי להשתמש בסרקזם או בכעס. תגיד, "אני חושש שאנחנו חסרים רעיונות טובים כאשר כולם מדברים בבת אחת, אני יודע שאני לא יכול לעקוב אחר כל המחשבות האלה." בדרך כלל, עדיף להשתמש בטקטיקה זו כניסיון שני או שלישי למשוך אנשים פנימה. זה ישיר ויעיל מאוד אבל יכול להביך חברי צוות.
- יצירת אות קבוצה: אות הקבוצה מזכיר למשתתפים לקיים דיון אחד בכל פעם. אות שעובד ביעילות הוא לעשות סימן זמן לא מילולי החוצה ואחריו מחזיק אצבע אחת כדי לציין מפגש אחד. אם יש קשר טוב בין חברי הצוות, בדיחה יכולה להיות גם כלי יעיל. נסה משהו כמו, "היי, ג 'ון וג' יין, להפסיק לנסות לתכנן את השתלטות העולם שלך ולחזור לפגישה."
מילה אחרונה על שיחות מתחרות באסיפות
אנשים מבלים חלק ניכר בשבוע העבודה שלהם בפגישות עסקיות. זה האחריות שלך כמנהל או מנהל פגישה כדי לוודא העובדים עושים שימוש טוב של הזמן שלהם. ניהול פגישות יעיל שומר על הזמן שלהם על ידי שליטה על שיחות צד אתה יכול להבטיח את הפגישה נשארת על הנושא ומייצרת עבודה איכותית.