למעסיק יש סיבות טובות לשמור מספר תיקי כוח אדם - חלקם משפטיים וחלקם למטרות עבודה מומלצות.
תיעוד נדרש כך המעסיק יש תצוגה מדויקת של העובד ההיסטוריה של התעסוקה. התיעוד תומך בהחלטות המעסיק ועשוי להגן על המעסיק בתביעה נשמרת כהלכה.
התוכן של קובץ כוח האדם מספק סקירה היסטורית של האירועים החשובים במהלך הקריירה של העובד. הם תומכים בהחלטות שנעשו על העובד ועל הקריירה שלו. הם מדגימים את הרציונל של המעסיק מאחורי גיוס, קידום, העברה, תגמול והכרה, וירי החלטות.
הנחיות שונות קשורות סוגי קבצים שונים של אנשים
בגלל כמה סוגים של קבצים כוח אדם מומלץ, כללים שונים והנחיות קשורות עם כל סוג של קובץ כוח אדם.
- לכל סוג של קובץ כוח אדם יש סיבה אחרת לתוכן קיים ושונה, בהתבסס על סיבה זו.
- כל סוג של קובץ כוח אדם מאוחסן אחרת.
- הגישה לקובץ כוח אדם מוגבלת לעובדים מסוימים ברוב הארגונים. לסוגים שונים של סוגי קבצים יש הנחיות גישה שונות.
- גישת העובד לקובץ כוח האדם שלו מותרת, אך רוב המעסיקים קובעים הנחיות לגישה לעובדים עם מדיניות גישה לקובצי מדיניות של מדריך העובדים . (במדינות ובשיטות שיפוט שונות יש כללים שונים, לכן הישאר מעודכן עבור המיקום שלך).
רוב הארגונים אינם מאפשרים למנהל של העובד לגשת לקובץ כוח האדם הכולל. הם מצפים למנהלים לשמור תיעוד רלוונטי בקובץ העובד שלהם, אשר אינו קובץ הרשמי של אנשי הצוות.
- מחלקת משאבי אנוש מחזיקה באחריות לקובצי כוח אדם.
קבצי כוח אדם מומלצים
הנה סוגים של קבצים כוח אדם מומלץ ומה שאתה צריך לדעת על עבודה איתם.
קובץ כוח אדם
זהו קובץ כוח האדם העיקרי שמקיים המעסיק עבור כל עובד. קובץ כוח האדם מאחסן את היסטוריית התעסוקה של כל עובד. זה מה שאתה צריך לדעת על קובץ כוח האדם.
קובץ רפואי
לתיק הרפואי של העובד יש מגבלות משפטיות חמורות שהמעסיק חייב לדעת ולשים לב אליהם. הנה מה שאתה צריך לדעת על סודיות ותוכן של קובץ רפואי עובד.
קובץ שכר
גישת העובד לקובץ השכר של העובד היא פחות מגבילה מאשר הגישה לקובץ הרפואי או לצוות העובדים. קובץ השכר מכיל מידע על השכר, בחירת הטבות , שינויי שיעור שכר, קבלות, ותיעוד משפטי אחר המשפיע על המשכורת של העובד. צוותים שונים בחשבונאות ובמשאבי אנוש ניגשים למידע בקובץ השכר.
I-9 Forms קובץ לעובדים
בגלל זכויות גישה של סוכנויות ממשלתיות שונות, פעל לפי הנוהג הטוב ביותר על ידי שמירה על קובץ נפרד עבור עובד I-9 טפסים . למידע נוסף על אחסון I-9 טפסים.
סקירה כללית של קבצי כוח אדם
רק רוצה את הפרטים המהירים הבסיסיים על אנשי צוות עובדים ? עיין כאן לקבלת סקירה כללית של קבצי כוח אדם.
מדיניות גישה לעובדי קבצים לעובדים
אתה רוצה לאפשר לכל עובד לדעת מה הוא בקובץ שלו או שלה, אבל אתה צריך לשלוט על שלמות, שלמות, ויסודיות של הקובץ. שמירה על סודיות העובדים והמעסיקים והגישה המוגבלת מובטחת באמצעות מדיניות גישה לקבצים.
מה לא לכלול בקובץ כוח אדם
מחפש הנחיות לגבי תוכן שאמור להיכלל בקובץ אנשי צוות? הנה ההמלצות הטובות ביותר שלי על התוכן שאתה רוצה לשמור גם במיקום נפרד, לא פורמלי או לא לשמור בכלל. שימור של תיעוד מיותר ותו לא, יכול לפגוע בך.
תיעוד
האם אתה יודע איזה תיעוד הוא? המילה, תיעוד, גידולים לעתים קרובות בעולם העבודה ואת משאבי אנוש. אבל, את המשמעות של תיעוד ומדוע ייתכן שתרצה לתעד אירועים התעסוקה בפרט הוא מכוסה כאן.
> כתב ויתור: יש לציין כי המידע שסופק, תוך סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, ממשלתי או ממשלתי בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה מיועד להדרכה בלבד.