מה צריך (וגם לא צריך) אתה מקום בקובץ כוח אדם
באחרים, הגישה מוגבלת לצוות משאבי אנוש והעובדים יכולים לבקש גישה לרשומות שלהם. עורכי דין יכולים גם לצרף את התוכן של רשומות כוח אדם עבור תביעות ו שוויון הזדמנויות תעסוקה ועדת (EEOC) תלונות.
עובד לשעבר יכול גם לבקש עותק של רשומות שלו או שלה.
עם כל השימושים הפוטנציאליים האלה והצופים הפוטנציאליים של רשומות אנשי שלך, מעסיק חייב לדאוג לשמור תיעוד עובדתי , משוחדת של ההיסטוריה התעסוקה של העובד רשומות אנשי שלך. כתוצאה מכך, החלת הנחיות כלליות אלה על התיעוד שאתה שומר ברשומות אנשי הארגון שלך.
הנחיות כלליות לתוכן קובץ כוח אדם
- המידע ברשומות העובדים חייב להיות עובדתי. חוות דעת של המפקח או משאבי אנוש; הערות אקראיות; רְכִילוּת; שמועות לא מבוססות; שאלות, דוחות או טענות tattletale מעובדים אחרים שאינם נחקרים; טענות שלא נחקרו, נחקרו והושלמו; וכל מידע לא עובדתי אחר, פרשנות או הערות יש לכלול בקובץ העובדים של העובד.
אחת הדוגמאות הגרועות ביותר לפרשנות פוגעת, שמנהל משאבי אנוש מצא בתיק אישי, כרוך בריאיון של מנהל הגיוס. אחד מהם אמר: "אולי שמן מדי לעלות במדרגות לפי הצורך." תארו לעצמכם את העובד, עורך דין, ואפילו עובדים עתידיים ומפקחים קריאת הערות כאלה.
בחברה אחרת, המנהל מצא הערות לא מבוססות שמנהלים ואחרים הכניסו לתיקי העובד כמו "מרי כועסת כי היא לא קיבלה העלאה, היא האטה את עבודתה למטה בכוונה כדי לקבל אפילו את המנהל שלה". לראות את הבעיה?
- רשומות אנשי צוות חייבות להיות מוקצות מהורהר למיקומי הקבצים המתאימים שלהן. קביעת פרוטוקול עבור רשומות אנשי החברה שלך מבוסס על המדינה ועל חוקי הפדרלי , חוקי תעסוקה כגון ביטוח בריאות ניידות וחשבון Act of 1996 (HIPAA) , וכן שיטות עבודה מומלצות המעסיק.
לאחר מכן, מקל עם פרוטוקול. אתה לא רוצה למצוא תירוצים של הרופא אקראי תחוב לתוך קובץ כוח אדם כאשר הם שייכים בקובץ רפואי. כמו כן, אתה רוצה את הרציונל ואת ההצדקה לקידום של העובד בקובץ השכר.
אתה גם לא רוצה את הרשומות של החלטה שכירת כי כרוך בדיקת רקע או הערות מדיונים עם מעסיקים לשעבר בקובץ כוח אדם.
- מפקחים, מנהלים ועובדים אחרים הממקמים תיעוד ברשומות כוח אדם חייבים להיות מאומנים לכתוב כראוי את התיעוד. הצהרת העובד נזיפה כי העובד היה deadbeat מוחלט לא ינצח אנשי שלך רשומות כל הפרסים, אבל מפקחים לא מאומנים כבר ידוע לכתוב הצהרות דומות.
יתרה מזאת, להגביל את הגישה אל הקבצים שלך HR אדם אדם אשר אחראי על רשומות יודע מה צריך ולא צריך להיות ממוקם בקובץ כוח אדם. - לאזן את המידע שאתה מציב רשומות אדם לכלול הן את ההיבטים החיוביים והשליליים של ההיסטוריה התעסוקה של העובד. לעתים קרובות מדי, רשומות אדם להדגיש כל התרחשות שלילית להחמיץ את המרכיבים החיוביים.
- להכיר בהבדל בין ההערות האישיות של הממונה על צוות הדיווח שלו לבין הרשומות הרשמיות של אנשי החברה. הערות הממונה המשמשות לשיפור ביצועים , למעקב אחר פרויקטים והשלמת יעדים, ולקביעת תוכניות פיתוח ותוצאות ביצוע , באופן מדויק, שייכות לקובץ פרטי של הממונה ולא לרשומות העובדים הרשמיות של החברה.
להכיר גם את הצורך להכשיר מפקחים כיצד לרשום הערות ולשמור תיעוד בקובץ הניהול שלהם. אותם קריטריונים לעובדות, לא דעות, ודוגמאות ספציפיות, לא שמועות, חלות על הערות פרטיות.
ניתן להמליץ על הערותיו הפרטיות של הממונה במקרה של תביעה, ולכן מומלץ להמליץ גם על הערות פרטיות. נוהלי המפקחים שומרים עותקים של רשומות הקיימות בקובץ העובדים הרשמי בקובץ הניהול שלהם.
- שכירת תיעוד וראיונות ראיון להציג קצת של quandary. הנוהג הטוב ביותר הוא לשמור על קובץ נפרד עבור כל מיקום שאתה ממלא הכולל את כל התיעוד הקשור למילוי כי המיקום מן העבודה פרסום בדיקות התייחסות. קורות החיים של המבקשים, מכתבי הכיסוי והבקשות שייכים לקובץ זה, למעט שעליך להעביר את הבקשה של העובד השכיר לקובץ העובדים של העובד.
קובץ זה כולל את רשימות הרישום הרשמיות והטפסים השואפים לייצוג בלתי משוחדת של כשירות של עובד פוטנציאלי ולתמוך בהחלטתך להעסיק את המועמד המתאים ביותר. חוות דעתו של המנהל והשירות שנלקחו במהלך תהליך ההעסקה אינם שייכים לקובץ זה. משאבי אנוש רשאים לאסוף את השטרות הללו כדי לשמור על תיעוד מלא על החלטת עבודה, אך הם אינם שייכים לרשומות כוח אדם.
- תיעוד עובדתי על החלטות תעסוקה כגון קידום , העברה להזדמנות לרוחב , ועליות שכר שייכות רשומות כוח אדם. דעות הממונה או HR על העובד לא. תיעוד רשמי של פעולות משמעת, כגון אזהרה בכתב, נכלל גם בקובץ העובדים של העובד.
דוגמאות ספציפיות של תיעוד זה לא צריך להיות רשומות אדם
אין להציב את המידע הבא ברשומות אדם. התיעוד עשוי לדרוש קובץ נפרד, יכול להיות מסווג כתיקוני פיקוח או ניהול, או לא צריך להישמר בכלל על ידי המעסיק.
- כל מידע רפואי שייך בקובץ הרפואי .
- נתוני השכר שייכים לקובץ השכר .
- מסמכים הכוללים עובדים מספרי ביטוח לאומי או מידע על סיווג מוגן של העובד כגון גיל, גזע, מין, מוצא לאומי, נכות, מצב משפחתי, אמונות דתיות וכדומה לא צריך להישמר בקובצי כוח אדם.
- יש להגיש תיעוד פיקוחי לצורך ניהול עבודת העובד, קביעת המטרות, המשוב שסופק וכדומה בתיקייה פרטית, מפקחת או בתיק המנהל.
- חומר החקירה, לרבות תלונות העובד, ראיונות העדים, ראיון העובד, הממצאים, המלצות הפרקליטות והפתרון, וכן מעקב על מנת להבטיח היעדר תגובה , צריכים להימצא בתיק חקירה נפרד מרשומות כוח האדם.
- עובד קובץ I-9 בטופס I-9 או במיקום , הרחק מרשומות העובדים של העובדים.
- מקום בדיקות רקע כולל ההיסטוריה פלילית, דוחות אשראי, וכן הלאה, ואת התוצאות של בדיקות סמים בקובץ נפרד כי מנהלים, מנהלים, ואת העובד לא יכול לגשת. SHRM ממליצה על קובץ נפרד זה או ממליצה כי מידע זה עשוי גם להיות מוגש בקובץ הרפואי של העובד.
- רשומות של שוויון הזדמנויות של העובד כגון טופסי זיהוי עצמי ודוחות ממשלתיים לא צריכים להישמר בקובץ העובדים ולא בכל מקום שבו למפקח יש גישה.
אם אתה מבין את ההנחיות האלה, הארגון שלך הוא למעשה אחסון ההיסטוריה העובדתית, תמיכה תעסוקה רשומות אדם במקומות המתאימים.
כתב ויתור: יש לציין כי המידע שסופק, תוך סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, ממשלתי או ממשלתי בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.